Навигационное меню сервиса E-Invoicing расположено в левой части окна и состоит из следующих папок:
a. На обработку – в папке отображены документы, которые требуют выполнения действия (принятия, подписания, подтверждения отзыва или отклонения) над документом текущим пользователем.
Находящиеся в данной папке документы могут иметь следующие статусы:
- На согласовании – ЭД виден пользователю текущего этапа согласования на стороне получателя.
- На подписании – ЭД виден пользователю текущего этапа согласования на стороне отправителя.
- На отзыве – ЭД виден пользователю, принимавшему участие в документообороте на стороне отправителя и получателя, или, если маршрут не задан, то виден всем пользователям с функциональной ролью «Обработчик документа без маршрута».
- Получен – ЭД виден пользователю, который указан на первом этапе согласования документа на стороне получателя.
- Черновик – ЭД виден автору документа, если в маршруте указан создатель или конкретно этот пользователь.
- Предложено аннулирование – ЭД виден участникам маршрута согласования или пользователю с подролью «Аннулирование документов», если ранее документ находился в статусе «Подписан» или «Принят» на стороне получателя предложения об аннулировании.
Квитанции – в папке отображены квитанции, получение которых необходимо подтвердить при ЭДО счетов-фактур (в соответствии с Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утвержденным Приказом Министерства финансов РФ от 25.04.2011 г. № 50н).
b. Входящие – в папке отображены документы, являющиеся входящими для компании текущего пользователя.
Находящиеся в данной папке документы могут иметь следующие статусы:
- Получен – ЭД виден пользователю, который указан на первом этапе согласования документа на стороне получателя.
- На согласовании – ЭД виден пользователю текущего этапа согласования на стороне получателя, а также пользователю, который обработал документ до текущего этапа на стороне получателя.
- На отзыве – ЭД виден пользователю, принимавшему участие в документообороте на стороне получателя.
- Предложено аннулирование – ЭД виден:
- всем пользователям, принимавшим участие в согласовании, и пользователю, сформировавшему «Предложения об аннулировании», если ранее документ находился в статусе «Подписан» или «Принят», при отправке «Предложения об аннулировании» со стороны получателя исходного документа.
- всем пользователям, принимавшим участие в согласовании, и пользователям с функциональной подролью «Аннулирование документов» при получении «Предложения об аннулировании», если ранее документ находился в статусе «Подписан» или «Принят», со стороны получателя исходного документа.
c. Избранное – папка служит для помещения в нее наиболее часто используемых документов, к которым пользователю требуется быстрый доступ. Указанные документы также доступны в соответствующих папках: в рабочем поле каждой папки (за исключением папки «Без маршрута») рядом с пиктограммой документа расположен значок «звездочка», который закрашен, если документ находится в «Избранном», и не закрашен, если документ не добавлен в «Избранное». Нажав на «звездочку», Вы можете добавить либо извлечь документ из «Избранного».
d. Исходящие – в папке отображены документы, являющиеся исходящими для компании текущего пользователя.
Находящиеся в данной папке документы могут иметь следующие статусы:
- На подписании – ЭД виден текущему пользователю на этапе согласования на стороне отправителя, а также пользователям на стороне отправителя, этапы маршрута которыми уже были пройдены.
- Подготовлен, Отправлен, Получен (только Акт о выполнении работ (оказании услуг) и Товарная накладная), На согласовании, На отзыве – ЭД виден всем пользователям, принимавшим участие в согласовании на стороне отправителя.
- Предложено аннулирование – ЭД виден:
- автору, всем пользователям, принимавшим участие в согласовании, и пользователю, сформировавшему «Предложения об аннулировании», если ранее документ находился в статусе «Подписан» или «Принят», при отправке «Предложения об аннулировании» со стороны отправителя исходного документа;
- автору, всем пользователям, принимавшим участие в согласовании, и пользователям с функциональной подролью «Аннулирование документов», если ранее документ находился в статусе «Подписан» или «Принят», при получении «Предложения об аннулировании» со стороны отправителя исходного документа.
e. Черновики – в папке отображены все документы, созданные пользователем, но не отправленные по маршруту. Находящиеся в данной папке документы имеют статус Черновик и видны только автору документа.
f. Обработанные – в папке отображены документы, которые завершили движение по маршруту не более 6 месяцев назад от текущей даты.
Находящиеся в данной папке документы могут иметь следующие статусы:
- Принят, Подписан, Отклонен, Отозван – ЭД виден пользователям, принимавшим участие в маршруте согласования на стороне отправителя и получателя, а также пользователям, в настройках доступа к архиву которых установлено «Разрешить все» или настроен доступ по конкретному типу документа, или по конкретным атрибутам для типа документа.
- Аннулирован – ЭД виден пользователям, принимавшим участие в маршруте согласования на стороне отправителя и получателя, пользователям с доступом в архив и пользователю, который инициировал отправку «Предложения об аннулировании» или обработал «Предложения об аннулировании», если с даты последнего статуса документа не прошло больше 6 месяцев.
g. Архив – в папке отображены документы, которые завершили движение по маршруту более 6 месяцев назад от текущей даты.
Находящиеся в данной папке документы могут иметь следующие статусы:
- Принят, Подписан, Отклонен, Отозван – ЭД виден пользователям, принимавшим участие в маршруте согласования на стороне отправителя и получателя, а также пользователям, в настройках доступа к архиву которых установлено «Разрешить все» или настроен доступ по конкретному типу документа, или по конкретным атрибутам для типа документа.
- Аннулирован – ЭД виден пользователям, принимавшим участие в маршруте согласования на стороне отправителя и получателя, пользователям с доступом в архив и пользователю, который инициировал отправку «Предложения об аннулировании» или обработал «Предложения об аннулировании», если с даты последнего статуса документа прошло больше 6 месяцев.
h. Корзина – в папке отображены удаленные документы. Удалить из корзины можно только те документы, которые не были переданы на сторону получателя.
Находящиеся в данной папке документы могут иметь следующие статусы:
- Черновик, Отклонен, Отозван – ЭД виден только автору документа.
i. Документы филиалов/На обработку – папка отображается у пользователя «головной» организации, в случае, когда у пользователя настроен доступ к документообороту филиалов. В папке отображены документы филиалов, к которым принадлежит пользователь, и которые требуют выполнения действия (принятия, подписания, подтверждения отзыва или отклонения) над документом текущим пользователем.
Функционал и статусы документов аналогично документам в папке «На обработку» текущей организации за исключением функций:
- «Групповая печать», «Экспорт в ФНС» и «Расширенный экспорт» в списочной форме документов;
- «Редактирование документа» и «Создание на основании» в карточке документа.
j. Документы филиалов/Все – папка отображается у пользователя «головной» организации при наличии хотя бы одного филиала в организации. В случае, когда у пользователя не настроена видимость документов по филиалам, документы в папке не отображаются. Если для пользователя установлена настройка видимости документов по филиалам, то в папке отображаются документы филиалов, к которым настроен доступ пользователя. Состав полей карточки документа формы ограничен доступной для пользователя информацией.
В данной папке доступны следующие действия:
- «Выгрузить в Excel» и «Скачать документы» в списочной форме документов;
- Распечатать документ со штампом и без (со стороны филиала), выполнить расширенный экспорт документа, скачать документ и скачать протокол передачи (со стороны филиала) в карточке документа.
Рядом с названием каждой папки, в которой возможна обработка документов, расположен счетчик, показывающий количество новых документов в папке.
