Во многих компаниях проекты проходят через конвейер одной команды, требуя минимального участия других отделов. В некоторых случаях это просто беглый обзор, тогда как в других даже нет необходимости добавлять комментарии по проекту.
Однако, некоторые проекты требуют объединенных усилий различных команд, охватывающих ряд отделов. Этот процесс известен как кросс-функциональное сотрудничество, и он может играть ключевую роль в вашем бизнесе. Объединение умов из разных команд и отделов позволяет вам внедрять инновации, привносить свежие перспективы и стремиться к общим целям.
Например, вам нужно привлечь лучших специалистов для заполнения вакантной должности в компании. Для этого разумно обратиться к знаниям отдела кадров, но если должность касается маркетинговой роли, то вклад этого отдела может оказаться существенным для поиска идеального кандидата.
Но, хотя кросс-функциональное сотрудничество имеет свои преимущества, им также может быть сложно управлять. Различные ожидания, стили общения, подходы к работе и цели могут вызывать трения во время кросс-сотрудничества. Лидеры и менеджеры проектов должны быть готовы управлять процессом (а также любыми потенциальными конфликтами).
В этом руководстве мы расскажем вам всё, что вам нужно знать о том, что такое кросс-функциональное сотрудничество, почему оно так полезно и как реализовать его без множества серьёзных сбоев и проблем.
Преимущества кросс-функционального сотрудничества
К настоящему моменту значение кросс-функционального сотрудничества должно быть вам понятно: это способ объединения отделов для совместной работы.
Мы затронули некоторые причины, по которым вам, возможно, захочется привить коллективное мышление на рабочем месте, но что именно вы можете получить от внедрения принципов совместной работы?
Создадите среду для инноваций
Один из лучших способов стимулировать инновации в вашей компании – это способствовать обмену идеями. Полагаясь на одного человека или группу людей для продвижения инноваций, вы исключаете вклад различных точек зрения.
В то время как у отдела продаж могут быть фантастические идеи для функций продукта, которые продаются, отдел маркетинга может усовершенствовать эти идеи, чтобы привлечь более широкую аудиторию. Это пример кросс-функционального сотрудничества в лучшем виде: использование различных точек зрения для создания большего, более полного конечного продукта.
Процесс не всегда может быть гладким, так как слишком много голосов иногда могут заглушить хорошие идеи и отдать предпочтение самому громкому в комнате. Однако, управляйте процессом хорошо, и вы будете щедро вознаграждены яркими идеями, которые могут появиться только в результате перекрестного обсуждения и сотрудничества.
Повысите вовлеченность сотрудников
Одной из самых больших проблем, с которыми сталкиваются компании в цифровую эпоху, является низкий уровень вовлеченности сотрудников. Если ваши сотрудники, в основном, выполняют формальности, когда приходят на работу, вы можете упустить много продуктивных часов.
Один из лучших способов повысить вовлеченность сотрудников и создать у каждого человека чувство цели – командная работа.
Может показаться нелогичным, что работа с кем-то помогает вам сосредоточиться на своей работе, но доказательства налицо. Расширьте сферу командной работы, включив членов команды из разных отделов, и вы получите выигрышный рецепт для более высоких уровней вовлеченности. Работа над общей целью под руководством сильных лидеров может быть чрезвычайно полезной.
Оптимизация рабочих процессов
Внедрение кросс-функционального сотрудничества в любой организации – это вызов, но награда может оправдать риск. То, что вы можете потерять в краткосрочной производительности, вы обязательно кратно вернёте в долгосрочной перспективе.
Сначала рабочие процессы будут тормозиться, а процессы замедляться, поскольку сотрудники будут привыкать к другим командам и инструментам, необходимым для успешного сотрудничества. Существует некоторая кривая обучения, поскольку они выясняют, как работают другие отделы и как они могут объединить эти рабочие стили в кросс-функциональном проекте.
Однако, руководители проектов могут помочь преодолеть узкие места, задержки и разочарования, настраивая команды на кросс-функциональный успех с помощью таких вещей, как:
- Чёткие роли, обязанности и ожидания, чтобы каждый знал, как и где он вписывается;
- Подробные задачи, сроки, планы проекта и другие ресурсы проекта;
- Множество возможностей для обсуждения, размышления и улучшения кросс-функционального сотрудничества в режиме реального времени (вместо того, чтобы позволять проблемам усугубляться или ждать ретроспективы для выявления проблем);
- Соответствующие инструменты для обеспечения централизованной коммуникации и прозрачности действий всех остальных.
Всё это потребует некоторой предварительной работы, но зато вы создадите систему и процесс, которые сможете использовать для всех других кросс-функциональных проектов в будущем, – так что в будущем людям в компании будет легче работать вместе.
Не волнуйтесь – мы более подробно поговорим о том, как способствовать эффективному кросс-функциональному сотрудничеству в следующем разделе. А пока знайте, что это не то, что просто происходит само собой, когда разные команды назначаются на проект. Как и всё остальное, для того, чтобы сделать это хорошо, требуется некоторое планирование и подготовка.
Разработать Agile-фреймворка
Agile-предприятия на подъёме, и на то есть веские причины. Факты свидетельствуют о том, что Agile-компании, которые успешно внедряют такие элементы, как сотрудничество, в рабочее пространство, добиваются большей производительности и вовлеченности сотрудников.
Сотрудничество является основой Agile-фреймворка, но оно также лежит в основе других методологий. Включение его в рабочую динамику вашей компании может помочь стимулировать прогресс во всех отделах.
Обращение к талантам и заинтересованным сторонам
Кросс-функциональное сотрудничество может оказать глубокое влияние на внутреннюю организацию вашей компании. Оно может способствовать инновациям, вовлеченности и повышению уровня производительности. Но, знаете ли вы, что оно также может сделать вашу компанию более привлекательной как для лучших талантов, так и для заинтересованных сторон?
Хорошо отлаженная машина, которая фокусируется на коллективных принципах работы и эффективном сотрудничестве, как правило, более привлекательна, чем та, которая оставляет людей на произвол судьбы.
В конце концов, идеальная компания – это та, в которой все люди вносят свой вклад и движутся в одном направлении как единое сплоченное подразделение.
Эффективное кросс-функциональное сотрудничество
Знать о кросс-функциональном сотрудничестве и о том, как оно может принести пользу вашей компании, – это одно, но успешно внедрить его – это совсем другое.
В этом разделе мы рассмотрим детали, описав, как можно создать рабочую культуру, построенную на основе сотрудничества.
Уточните роли
Так же, как каждый член команды должен знать свою роль и какой вклад он может внести, каждая команда в рамках кросс-функциональной совместной инициативы должна осознавать свою роль.
С самого начала вам нужно, чтобы ваши руководители команд выступили и нарисовали картину для своих соответствующих команд, прояснив роль каждого члена, общую цель и то, как они будут работать для её достижения. На этих встречах руководители должны поощрять открытое обсуждение и вклад всех членов для создания двустороннего диалога. Таким образом, каждый член будет чувствовать личную заинтересованность в успехе проекта и ему будет легче взаимодействовать с рабочей нагрузкой.
Этот процесс планирования может привести к эффективному упражнению по построению команды, создавая новые связи между членами команды. Он также позволяет каждому члену определить, каким должен быть его вклад в проект, в разумных пределах, так что они чувствуют, что им разрешено накладывать свою автономию на проект.
Регулярно проводите обзоры концепций
Обзоры концепций предоставляют возможность получить обратную связь от заинтересованных сторон и усовершенствовать процесс сотрудничества по мере продвижения. Вклад заинтересованных сторон может повлиять на направление проекта и помочь вам определить такие параметры, как бюджет, сроки и другие важные детали.
Обзоры концепций также могут поощрять критику до того, как проект зайдёт слишком далеко. Гораздо проще изменить проект до того, как вы достигли серьёзного прогресса, чем когда он близок к завершению. Кроме того, привлечение заинтересованных сторон укрепляет их связи с вашей компанией и даёт им ощущение, что они в деле.
Избегайте микроменеджмента
Эффективное кросс-функциональное командное сотрудничество возможно только тогда, когда вы даете отдёльным командам «пространство для дыхания». Если вы постоянно дышите в затылок их лидерам, вы посягаете на способность команды быть креативной и выполнять свою лучшую работу.
Конечно, если вы предоставите каждой команде свободу действий, то столкнётесь с проблемой ответственности, но есть решение: внедрите системы, которые отслеживают производительность, не препятствуя прогрессу. Работа с инструментом для совместной работы – отличный способ контролировать общий проект, не мешая.
Проблемы кросс-функционального сотрудничества
Кросс-функциональное сотрудничество может творить чудеса для вашего бизнеса, но нё всё так гладко. На самом деле, координация проектов на уровне всей компании и вовлечение различных отделов может стать логистическим кошмаром.
Настройка систем коммуникации для связи цепочки от одного отдела к другому, поиск правильных инструментов для совместной работы и установление показателей эффективности – всё это проблемы, которые вам придётся преодолеть на пути к успешному кросс-функциональному сотрудничеству.
Вот три самых больших препятствия на пути эффективного кросс-функционального сотрудничества:
-
Работа в удаленных командах
Сотрудничество – это сложная задача даже в лучшие времена, не говоря уже о времени, когда традиционное офисное рабочее место оказалось под угрозой. Когда команды и сотрудники разбросаны по разным местам работы, всё становится сложнее – от общения до эффективной работы.
Таким образом, вам необходимо принять удаленную рабочую среду, чтобы любые совместные усилия были успешными. Проводите регулярные виртуальные встречи, максимально используйте инструменты для совместной работы и регулярно проверяйте каждого руководителя группы, чтобы убедиться, что все находятся на одной волне.
-
Социальная леность
Даже если вы не знакомы с термином «социальная леность», вы, вероятно, сталкивались с этим раньше. Вспомните последний студенческий проект, который вы взяли на себя с однокурсниками – был ли он ошеломляющим успехом, примером синергетического мышления в лучшем виде?
Мы готовы поспорить, что это не так. Скорее всего, дело в том, что один член команды (вы) вытащил команду и сделал всю тяжелую работу. Это социальная леность.
Чтобы избежать этой проблемы на рабочем месте, вам необходимо создать четкие показатели производительности, которые отслеживают не только прогресс команды в проекте, но и вклад каждого отдельного человека.
-
Недопонимание
Недопонимания случаются постоянно, и, в какой-то степени, их невозможно предотвратить, поскольку каждый общается по-своему.
При сотрудничестве с другими отделами легко упустить из виду тот факт, что они могут не использовать тот же технический жаргон и терминологию, к которым вы привыкли. В результате вы можете столкнуться с ненужными, легко избегаемыми недопониманиями, которые могут помешать прогрессу.
Например, если ваши разработчики программного обеспечения создают пользовательский тест для оценки определенной функции и отправляют его в отдел маркетинга для получения обратной связи, полной жаргонной терминологии, это, скорее всего, вызовет путаницу и замедлит прогресс, поскольку потребуются разъяснения.
Чтобы избежать этой распространенной проблемы, каждая команда должна понимать важность четкой коммуникации. Прививайте эту ценность сверху, и она дойдёт до отдельных членов команды, устраняя узкие места, вызванные плохой коммуникацией.
Кросс-функциональное сотрудничество может повысить уровень производительности и помочь вам создать сплоченное сообщество в вашей компании для достижения общих целей и работы над более широким видением. Не без проблем, но результат, безусловно, стоит того.
Какие типы команд необходимы для кросс-функциональных проектов
Кросс-функциональная команда – это команда, которая объединяет людей из разных отделов для достижения общей цели. Но это оставляет открытым вопрос: какие отделы? Как узнать, какие типы команд вам нужно привлечь к кросс-функциональному проекту?
На самом деле, здесь нет проверенного рецепта – всё зависит от вашей компании и типа проекта, над которым вы работаете.
Например, если вы хотите обновить процесс адаптации сотрудников, вы бы привлекли отдел кадров, руководителей отделов и, возможно, нескольких недавних сотрудников, которые только что сами прошли через этот процесс. Но, если бы вы переделывали веб-сайт компании, вы бы привлекли маркетинговую и юридическую команды.
Вот почему первым шагом в создании кросс-функциональной команды является размышление о самом проекте. Что вы создаёте? Какова конечная цель? Какие показатели указывают на ваш успех?
Когда вы четко понимаете свою финишную черту, вы можете работать в обратном направлении, чтобы создать команду, которая поможет вам туда добраться.
Когда вы определите, кто вам понадобится, обязательно также продумайте такие вопросы, как:
- Какие знания вам нужны для выполнения этого проекта? Вам нужен кто-то с навыками графического дизайнера? Кто-то, кто часто и напрямую общается с клиентами? Кто-то, кто является гением Microsoft Excel?
- Какие уровни опыта вам нужны? Когда вы знаете, что вам нужно, чтобы люди знали, определите, сколько вам нужно, чтобы они знали. Это поможет вам создать команду, которая охватывает разные уровни опыта (от сотрудников начального уровня до руководителей), а также избежать монополизации одного целого слоя организационной структуры.
- Каковы возможности или доступность других команд? Возможно, вы захотите, чтобы кто-то участвовал в вашем кросс-функциональном проекте, но это не значит, что они смогут сразу же включиться в работу. Вам нужно учесть возможности и доступность необходимых вам ресурсов и внести некоторые коррективы.
Учитывая это, создание кросс-функциональной команды должно быть… собственно, кросс-функциональным процессом. Вы не можете вручную выбирать членов команды с полки. Вам нужно будет тесно сотрудничать с руководителями отделов, чтобы понимать рабочую нагрузку, сроки и ожидания их команды.
Возможно, штатный графический дизайнер занят другим проектом, но стажер по графическому дизайну или доверенный фрилансер доступны в желаемые вами сроки. Это важная информация, которую нужно знать, когда вы создаёте кросс-функциональную команду, которая действительно реалистична.
Наконец, помните, что некоторым людям, скорее всего, нужно будет сообщать о ходе выполнения вашего кросс-функционального проекта, не обязательно напрямую вовлеченным в его выполнение. Например, руководящей команде могут потребоваться частые обновления, даже если они не засучивают рукава и не выполняют работу.
Может быть полезно использовать такую структуру, как структура принятия решений DACI, чтобы у всех было четкое представление о том, какое место занимают люди.
Она включает:
- Управляющего: лицо или лица, руководящие проектом.
- Утверждающиего: лицо или лица, которые должны одобрить проект и связанные с ним решения.
- Участники: люди, которые вносят свой вклад и экспертизу в реализацию проекта.
- Информированные: люди, на которых влияет проект, и которых необходимо держать в курсе событий, даже если они не принимают активного участия в его реализации.
Хотя стандартного контрольного списка, определяющего, кого именно следует включить в кросс-функциональный проект, не существует, приведенные выше вопросы и структура помогут вам убедиться, что вы привлекаете нужных специалистов с нужным опытом и навыками, а также внесут ясность в этот вопрос.
Управляйте кросс-функциональным сотрудничеством с помощью ПО
Кросс-функциональное сотрудничество требует продуманной коммуникации и координации, а этого сложно добиться, имея дело с запутанными электронными таблицами и бесконечными потоками электронных писем.
Вам нужно программное обеспечение для совместной работы, разработанное для поддержки кросс-функциональных команд, которые доводят проекты до финишной черты.
Оно способно оптимизировать даже самые сложные проекты и структуры команд с помощью:
- Централизованной коммуникации и доступа к ресурсам;
- Четких назначений задач и сроков их выполнения;
- Повышения прозрачности и наглядности того, над чем каждый работает;
- Временные шкалы, отчеты и диаграммы Ганта, позволяющие получить общее представление о работе вашей команды;
- Шаблоны для поддержания согласованности во всех ваших проектах
Когда вы объединяете людей из разных отделов в кросс-функциональную команду, ПО станет для вас единым источником достоверной информации, который все смогут использовать для общения, совместной работы и, в конечном итоге, реализации успешного проекта.
