Почему каждому малому бизнесу нужен план развития IT

Большинство компаний сосредоточивают своё внимание на продажах, маркетинге и балансах, но забывают об инфраструктуре, которая поддерживает работу, и такой надзор может быстро стать дорогостоящим.

Когда случается самое худшее, и вы сталкиваетесь с аппаратными сбоями, нерабочим временем IT-поддержки, проблемным обновлением системы, аудитами поставщиков или восстановлением после взлома и вирусов, – простой обойдётся очень дорого. Для крупных компаний это может означать потерю миллионов рублей. Даже после устранения сбоя скрытые расходы на отвлеченных сотрудников, которым может потребоваться более 20 минут для переориентации, продолжают расти.

Разработка плана развития и укрепления IT-отдела может помочь минимизировать влияние наихудших сценариев. Что ещё более важно, это подготовит вас к обновлениям и обслуживанию, которые могут предотвратить такие сценарии.

Почему компании не ставят IT в приоритет

IT – это тот отдел, где «если не сломано, то можно и не чинить» просто не работает. К сожалению, этот образ мышления широко распространён в бизнесе. Нам часто приходится сообщать клиентам, что на их критическое оборудование не распространяется гарантия. Они настаивают на том, что это всё ещё работает и что, поскольку у них есть резервные копии данных, которые, учитывая задержки, нет причин тратить деньги на обновления.

Этот недальновидный подход предполагает, что только незапланированный простой временно приводит к потере данных, а это не так. Необходимость замены оборудования может привести к ряду проблем, выходящих за рамки данных. Если оборудования нет на складе, бизнес может простаивать длительный период; если оборудование действительно есть в наличии, цена на него может быть значительно выше, чем ожидается. Сложите затраты на экстренный труд и потерянное время, и вы внезапно столкнетесь с катастрофой в бизнесе.

Технологии, в отличие от мечтаний, не могут основываться на надежде, так же как и ваши стратегические решения по этому поводу. Планирование и обновление IT требует приверженности – от самого процесса до первоначального приложения и эффективного внедрения.

Всегда быть «слишком занятым», чтобы использовать новый и более производительный инструмент в бизнесе, все равно, что тащить тележку с квадратными колесами, когда кто-то пытается продать вам круглые.

Создание плана развития IT

Чем крупнее ваша компания, тем объёмнее становится ваш IT-бюджет. Планируете ли вы запустить новый веб-сайт или инвестировать в новые компьютеры, дорожная карта IT может помочь вам в достижении ваших целей, предвидя ваши потребности. Это также позволит вам понять масштабы вашей подверженности рискам и повысить эффективность вашего бизнеса.

Следуйте этим советам, чтобы создать надежный и динамичный план по развитию IT:

1. Изучите свою историю

   Просмотрите на последний год своей IT-деятельности и свои отношения с любыми поставщиками. Чем больше вы узнаете о своём прошлом, тем лучше сможете подготовиться к своему будущему.

   Этот обзор должен быть сосредоточен на двух факторах: процессах (что вы сделали и почему) и финансах (сколько это стоит). Что касается процессов, подумайте, были ли у вас какие-либо проблемы, какие услуги вы получали, что вам нравилось по сравнению с тем, что вызывало стресс, и какие потребности ваше текущее решение не удовлетворяет.

   Что касается финансов, поместите все свои IT-расходы в электронную таблицу, чтобы увидеть, какие из них постоянны, а какие нет. Эта информация поможет вам спланировать расходы на следующий год и удалить ненужные услуги. Также убедитесь, что вы выделили бюджет для реагирования на кризис, который может быть основан на предыдущем опыте.

   Никогда не предполагайте, что ваша IT-служба будет безупречно работать круглый год.

2. Отделяйте потребности от желаний

   Возможно, вы захотите осыпать своих сотрудников новыми планшетами и смартфонами, но если их текущие инструменты не помогают, эти деньги можно потратить эффективнее.

   Зачастую «скучные вложения» – например, замена сервера четырехлетней давности – приносят большие дивиденды, даже если они не вызывают энтузиазма. Подумайте о переносе данных в облако, чтобы снизить затраты на сервер и высвободить деньги для более проактивных проектов. И хотя вы всегда должны уделять первоочередное внимание техническому обслуживанию в своём бюджете, изучение новых бизнес-процессов и возможностей для роста имеет важное значение.

3. Измерьте рентабельность инвестиций

   После того, как вы проанализировали свои прошлые расходы и разделили свои технические потребности и желания, выясните, какие инвестиции в вашем списке окупаются, а какие являются невозвратными.

   Инвестиции в IT – например, более быстрое оборудование, повышающее продуктивность сотрудников, или оптимизированный онлайн-опыт, который привлекает больше клиентов, – трудно измерить. Если вы не можете количественно оценить конкретное приложение, все равно запишите его. Таким образом, вы получите конкретную меру разнообразия ваших расходов и сможете оценить их важность для вашего бизнеса. Самое главное, не отказывайтесь сразу от высоких начальных расходов – некоторые инвестиции в IT кажутся дорогостоящими, но со временем сэкономят вам деньги.

4. Предвидеть будущие обновления

   Готовясь к будущему, подумайте, когда вам понадобятся обновления, и спланируйте их. При этом вам следует задать несколько вопросов: Сколько лет оборудованию? Как часто случаются чрезвычайные ситуации? Сэкономит ли изменение соглашения с провайдером деньги компании? Хороший поставщик услуг должен помочь вам оценить ваше текущее положение и вместе с вами разработать план, который разумно распределяет расходы, не подвергая вас чрезмерному риску.

5. Управляйте изменениями

   После того как вы определите изменения, которые необходимо применить к вашей текущей IT-структуре и перспективам, вам необходимо разработать стратегии для их реализации.

   Некоторые люди по своей природе скептически относятся к изменениям, и немногие, если таковые имеются, хотят отвлекаться от своих обычных обязанностей на обновление систем. Представление изменений как инвестиций будет способствовать этому переходу и поможет вашей команде сохранить энтузиазм. Кроме того, никогда не стоит недооценивать важность участия вашей команды в выборе программного обеспечения, особенно когда этот выбор повлияет на их работу.

Не позволяйте неожиданным IT-неполадкам тормозить вашу работу. Составление всеобъемлющей дорожной карты не только укрепит инфраструктуру вашей компании, но и уменьшит ваши беспокойства. Небольшое планирование действительно имеет большое значение.