Знание того, как представить план проекта клиенту, является важным навыком для менеджеров проектов в любой отрасли. Если всё сделано правильно, ваше агентство может привлечь новых долгосрочных клиентов. Если все сделано неправильно, это может лишить ваших целей удержания или привлечения клиентов.
Привлечение новых клиентов является огромной головной болью для более чем половины всех агентств, поэтому очень важно, чтобы ваши первоначальные презентации проектов прошли без сучка и задоринки.
Презентация плана проекта клиенту – один из первых важных шагов любого проекта или кампании, а плохо представленные проекты могут привести к тому, что клиент потеряет веру и уйдет, прежде чем вы сможете доказать свою ценность.
Прочтите наши главные советы о том, как представить проектное предложение вашим клиентам, а также советы о том, как представить проект, не нервничая.
Как представить проектное предложение потенциальному клиенту
План проекта – это формальный документ с последовательной структурой и последовательностью действий. Для достижения наилучших результатов ваша презентация должна имитировать этот процесс.
Вот семь шагов, которые вам следует выполнить при представлении плана проекта:
- Предоставьте обзор. Кратко опишите проект, включая требуемые результаты и причины реализации проекта.
- Просмотрите OKR (цели и ключевые результаты). Обсудите основные результаты и ожидаемые этапы. Какую важную информацию вы должны получить от клиента, прежде чем приступить к проекту? Учтите это, прежде чем погрузиться в дискуссии.
- Охватывайте ожидания и исключения. Уточните предположения и повторите пункты, которые выходят за рамки проекта. Вы можете задаться вопросом, когда вы показываете клиенту цену проекта – сейчас самое время убедиться, что ожидания между вами обоими ясны.
- Представьте график высокого уровня. Используйте диаграмму Ганта, чтобы проиллюстрировать ключевые этапы и зависимости в графике проекта.
- Представьте свою команду. Представьте клиента всем товарищам по команде, с которыми он будет напрямую взаимодействовать, а также всем, чей опыт может повысить ваш авторитет (например, опытному эксперту в данной области).
- Дайте определение коммуникациям. Убедитесь, что ваш клиент понимает, как вы будете сотрудничать. Укажите, как они будут получать обновления и как обращаться к ним с вопросами и проблемами.
- Обсудите неожиданное. Просмотрите процесс обработки запросов на изменения и устранения проблем, когда они возникают.
- Вопросы и ответы. Завершите сессию вопросов и ответов, чтобы ничего не было упущено из виду. Читайте дальше, чтобы получить дополнительную информацию о вопросах, которые следует задавать и ожидать.
Лучшие практики виртуального представления проекта
Виртуальные презентации планов проектов стали отличной альтернативой реальным встречам.
Вот несколько советов о том, как представить проектное предложение посредством видеоконференции:
- Выберите хорошо освещенное, тихое место и поместите камеру на уровне лица.
- Оденьтесь профессионально и отнеситесь к встрече с той же формальностью, как если бы она была личной.
- Используйте гарнитуру с микрофоном для наилучшего качества звука.
- Потренируйтесь в использовании программного обеспечения заранее, чтобы вам было удобно пользоваться навигацией и такими опциями, как отключение и включение звука участников.
- Заранее отправьте копию своего плана и презентации на случай, если у вас возникнут проблемы с демонстрацией экрана.
- Опишите технические ожидания в начале конференции (т.е. не пользуйтесь чатом, оставляйте вопросы на конец и т.д.).
- Попросите разрешение на запись собрания, чтобы вы могли поделиться им с участниками, которые не смогли присутствовать, или вернуться и посмотреть вопросы.
Какие вопросы стоит задать клиенту
Как правило, прежде чем вы создадите и представите план проекта, вы уже обсудите с клиентом ключевые ожидания и требования проекта. Цели, этапы, критерии приемки и т д. обычно сообщаются заранее, что приводит к тому, что является «фокусом проекта клиента» – обеспечению адекватного решения бизнес-целей вашего клиента и поддержанию прозрачности на протяжении всего проекта.
Но, есть некоторые вопросы, которые вам, возможно, придется задать во время презентации:
- Кто в вашей организации является заинтересованными сторонами проекта? Кто планирует участвовать в проекте и каков уровень их полномочий и заинтересованности?
- Занимались ли вы ранее подобными проектами? Если да, то с какими препятствиями вы столкнулись?
- Каковы наиболее важные функции, результаты или требования, на которых нам всегда следует фокусироваться?
- Есть ли что-нибудь в этом проекте, что не дает вам спать по ночам? Если да, то что?
- Есть ли какие-либо риски, препятствия или другие аспекты проекта, которые мы не обсудили, и которые вы хотели бы рассмотреть?
Какие вопросы могут задать клиенты (и как на них отвечать)
Вопросы и ответы часто вызывают серьезную озабоченность у неопытных докладчиков. К этому разделу сложнее всего подготовиться, поскольку никогда не знаешь, какие вопросы может задать клиент.
Вопросы клиентов часто связаны с их опасениями по поводу того, что может пойти не так. Чем лучше вы понимаете их приоритеты, тем лучше вы сможете предсказать, о чем они могут спросить.
Предположим, у вашего клиента есть строгий срок завершения проекта. Некоторые вопросы, которые он может задать:
- Как вы обеспечите завершение проекта в срок?
- Какие шаги вы предпримете, если сроки начнут смещаться?
- Какие вы видите риски, которые могут задержать реализацию проекта?
Заранее рассмотрев их приоритеты и потенциальные проблемы, вы сможете подготовить убедительные ответы на их вопросы.
А как насчет тех вопросов из левого поля, которые невозможно предсказать?
Вот три совета, как отвечать на неожиданные вопросы клиента во время презентации проекта:
- Во-первых, поблагодарите их за то, что они подняли вопрос. Вы должны побудить своего клиента общаться и высказывать свои опасения заранее.
- Спросите, что движет этим вопросом. Если вопрос кажется тривиальным или странным, спросите, что за ним стоит. Возможно, у клиента есть информация, окоторой вы не знаете. Это также даст вам больше времени на обдумывание вашего ответа.
- Отложите это на потом. Если вы не уверены в ответе, скажите клиенту, что изучите его и перезвоните ему. Обязательно сообщите своему клиенту график, когда он может ожидать, что вы вернетесь к нему с ответом.
Как презентовать проект и не нервничать: главные советы!
Презентации для клиентов могут быть тревожными даже для опытных менеджеров проектов.
Вот наши главные советы, как избавиться от тревоги во время презентации плана вашего следующего проекта:
- Будьте кратки. Постарайтесь сделать презентацию максимально краткой, охватив при этом все ключевые темы. Чем меньше вы говорите, тем меньше вероятность, что вы начнете болтать, отклонитесь от темы или иным образом позволите своим нервам взять верх.
- Делайте паузу, когда это необходимо. Не бойтесь сделать паузу, перевести дух и собраться с мыслями. Сознательное замедление дыхания может помочь успокоить нервы.
- Имейте четкую повестку. Спланируйте, что вы будете освещать. Наличие четкого контура позволит вам чувствовать себя и выглядеть более уверенно.
- Упражняйтесь. Чем больше вы репетируете перед встречей, тем меньше вы будете нервничать. Для достижения наилучших результатов тренируйтесь перед аудиторией. Попросите своих волонтеров задавать вопросы, которые, по вашему мнению, может задать клиент.
- Посещайте другие презентации. Просмотр презентаций других проектов поможет вам чувствовать себя более комфортно в процессе, ходе и вопросах, которые могут быть заданы. Вы также можете получить советы о том, что делать, а что не делать. Этот опыт поможет бороться с тревогой.
- Освойтесь с настройками. Проведите время в конференц-зале и воспользуйтесь инструментами для презентаций перед собранием. Чем больше вы привыкнете к окружающей среде и инструментам, тем увереннее вы будете себя чувствовать.
- Берегите себя. Физические упражнения, хороший ночной сон и питье большого количества воды могут помочь в борьбе с тревогой.
Если вы всё ещё нервничаете после того, как воспользовались этими советами, подумайте о том, чтобы вступить в клуб публичных выступлений. Эти клубы помогут вам попрактиковаться в выступлениях перед аудиторией, улучшить свои навыки и найти ещё больше способов побороть тревожность.
Что делать, если презентация проекта пошла не так
Это вероятность, о которой мы никогда не хотим думать, готовясь к публичному выступлению, но есть много причин, по которым ваша презентация может пойти не так в этот день. Технические трудности, отсутствие участников, вопросы, к которым вы не были готовы – это пугающие перспективы, но есть формула, как поступить, если дела пойдут не так.
- Сохраняйте спокойствие: худшее, что вы можете сделать, столкнувшись со сбоем в презентации, – это паниковать. Помните, что это не конец света – ваши товарищи по команде поймут, что некоторые вещи находятся вне вашего контроля и что вы делаете всё возможное. Сделайте глубокий вдох, сосредоточьтесь на том, что вы можете контролировать, и найдите способ продолжить презентацию.
- Имейте резервную копию. Всегда полезно иметь резервные копии на случай, если что-то пойдёт не так. Убедитесь, что ваша презентация хранится в облаке, а также на вашем личном устройстве, чтобы вы могли получить к ней доступ, если что-то пойдет не так с вашим собственным экземпляром. Купите внешний аккумулятор, чтобы избежать нежелательных перебоев в работе, и подумайте о том, чтобы распечатать несколько бумажных копий самых важных тезисов, чтобы участники могли просмотреть ваши выводы.
- Пошутите: может быть неловко, когда дела идут не так, как вы планировали, но постарайтесь не воспринимать себя слишком серьёзно. Презентация, хотя и важна, не является краеугольным камнем вашей карьеры, и если вы будете слишком увлечены тем, чтобы всё шло идеально, ваши слушатели мгновенно напрягутся. Когда что-то идет не так, улыбнитесь и воспользуйтесь возможностью посмеяться над собой – это вызовет симпатию к вам среди товарищей по команде и успокоит всех.
- Будьте честны: если вы не знаете ответа на вопрос, не тратьте время на его поиски. Хороший способ ответить: «Я не уверен в этом сейчас, но я обязательно узнаю и вернусь к вам с дополнительной информацией». Это показывает, что вы не из тех, кто пытается обманом выбраться из затруднительной ситуации: вы зрелы и готовы учиться.
В заключение, знание того, как правильно представить план проекта клиенту, является ключевым навыком для менеджера проектов. Важно помнить, что первое впечатление имеет большое значение, и делая всё правильно, ваше агентство с большей вероятностью привлечет новых долгосрочных клиентов.
Следуя приведенным выше советам и правильно структурируя презентацию, вы можете быть уверены, что ваш план проекта будет представлен потенциальному клиенту эффективно и профессионально.
