У менеджеров проектов есть ряд инструментов в арсенале, которые могут помочь им справиться с потенциальными проблемами и препятствиями. Одним из таких инструментов является реестр рисков проекта. Но, что такое реестр рисков, как его использовать и как он может уберечь ваш следующий проект от срыва?
В этом руководстве мы подробно расскажем, что именно следует включить в реестр рисков проекта, и предоставим подробную информацию о том, когда и как его создавать и поддерживать для вашего следующего проекта.
Что такое реестр рисков
Реестр рисков проекта – это инструмент, который менеджеры проектов используют для отслеживания и мониторинга любых рисков, которые могут повлиять на их проекты. Управление рисками – это важный компонент управления проектами, поскольку это способ проактивной борьбы с потенциальными проблемами или неудачами.
Использование реестра рисков проекта, также называемого журналом рисков, является неотъемлемой частью процесса управления рисками.
Какова цель реестра рисков
Целью реестра рисков управления проектами является выявление, регистрация и отслеживание потенциальных рисков проекта. Риск в управлении проектами – это всё неожиданное, что может произойти и что может положительно или отрицательно повлиять на ваш проект.
Каждый раз, когда кто-то выявляет что-то, что может повлиять на проект, команда должна оценить это и занести в реестр рисков.
Зачем нужен реестр рисков
Вам нужен реестр рисков, потому что по мере того, как проекты становятся больше, длиннее и сложнее, становится всё труднее оставаться в курсе всего. Если риски не отслеживаются в центральном месте и не проверяются регулярно, что-то может быть упущено или забыто.
Четырехлетнее полевое исследование, изучавшее методы управления рисками в 35 крупных проектах в 17 высокотехнологичных компаниях, показало, что около половины рисков оставались незамеченными до тех пор, пока они не оказывали влияние на проекты.
Некоторые риски могут показаться незначительными или маловероятными на первый взгляд, но тем не менее они могут повлиять на ваш проект.
Примеры рисков проекта могут включать:
- Риск безопасности данных (взлом или кража материалов)
- Правовой риск (судебные разбирательства или изменения в законодательстве, влияющие на проект)
- Катастрофические события (пожар, наводнение, ущерб от шторма)
- Нарушение цепочки поставок
Управление рисками заключается в раннем выявлении потенциальных проблем, чтобы вы могли решить, как с ними справиться. Оно также позволяет вам отслеживать риски с течением времени, чтобы увидеть, меняются ли они и как.
Когда риск впервые выявлен, вы можете считать его настолько маловероятным, что не станете ничего предпринимать. Но что, если по мере развития проекта риск станет гораздо более вероятным? Отслеживая свои риски, вы можете заметить такие изменения достаточно рано, чтобы принять меры.
Кто создаёт реестр рисков проекта
Если вы работаете над очень большим, сложным или критически важным проектом, в вашей команде может быть координатор или менеджер по рискам. В этом сценарии их задачей будет создание и ведение реестра рисков.
Однако, для большинства проектов ответственность за создание реестра рисков ложится на руководителя проекта.
Это не означает, что менеджер по рискам или менеджер проекта несет ответственность за выявление или принятие мер против всех рисков. Каждый член команды проекта и любой, на кого потенциально может повлиять успех проекта, должен помогать выявлять и оценивать риски.
Например, клиент или спонсор может знать о потенциальной проблеме, о которой не знал никто в команде проекта.
Что включать в реестр рисков проекта
Реестр рисков по сути представляет собой таблицу рисков проекта, которая позволяет отслеживать каждый выявленный риск и всю важную информацию о нём.
Стандартные столбцы, включаемые в реестр рисков проекта:
- Идентификационный номер (для быстрого указания или идентификации каждого риска)
- Название или краткое описание риска
- Категории риска (внутренние или внешние, связанные с материалами или рабочей силой и т.д.)
- Вероятность (насколько вероятно возникновение риска)
- Влияние (если риск имеет место, насколько серьёзно он повлияет на ваш проект)
- Рейтинг (какое место этот риск занимает в вашем списке приоритетов)
- Подход (будете ли вы отслеживать риск, пытаться его снизить, избегать и т.д.)
- Действие (если вы планируете снизить или избежать риска, какие шаги необходимо предпринять и когда они будут выполнены)
- Лицо, ответственное за надзор или снижение риска
Как создать реестр рисков
Реестр рисков может быть создан с использованием нескольких критериев:
- Вероятность
- Влияние
- Срочность
- Близость
- Бездействие
- Управляемость
- Контролируемость
- Обнаруживаемость
- Связность
- Стратегическое воздействие
Эти факторы помогают оценить характер и серьёзность рисков для эффективной расстановки приоритетов в управлении. Чтобы создать реестр рисков, вам нужно всего лишь создать таблицу со столбцами, описанными выше, и начать заполнять её проектными рисками.
Давайте рассмотрим несколько столбцов более подробно, чтобы помочь вам определить, как их заполнять:
- Категории рисков: цель категорий – помочь вам сортировать риски, чтобы было проще отслеживать их и понимать, на что они влияют. Вам следует настроить эти категории в соответствии с вашим бизнесом и проектом. Вы даже можете выбрать столбцы для отдельных категорий. Например, вам может понадобиться столбец, определяющий, какой спринт может быть затронут, а другой – определяющий, какой тип работы (разработка, тестирование и т.д.) будет затронут.
- Вероятность и воздействие: существует два способа оценки риска – качественный и количественный. Качественный – самый простой и распространенный. При таком подходе вы обычно оцениваете вероятность и воздействие по пятибалльной шкале, например, очень высокий, высокий, средний, низкий и очень низкий. Количественный риск требует присвоения числовых значений. Вместо того чтобы говорить, что может быть «высокое» воздействие, вам нужно определить его в количественном выражении, например, задержка графика на четыре недели или увеличение стоимости на 5%.
- Рейтинг: если вы используете качественный метод оценки риска, ваш рейтинг обычно равен вероятности, умноженной на воздействие. Если вероятность высокая (4), а воздействие среднее (3), то ваш рейтинг будет 12 (4×3). Этот метод даёт простой способ быстрой сортировки и расстановки приоритетов рисков.
Количественный анализ риска не так прост. Трудно сравнивать и ранжировать 60% вероятность двухнедельной задержки графика с 40% вероятностью 10%-ого увеличения затрат. Чтобы это сработало, вам нужно будет оценить влияние графика и бюджета, чтобы их можно было сравнить. Например, вы можете считать, что шестинедельная задержка и 10% увеличение бюджета являются «очень высоким влиянием» и присвоить им «5».
Независимо от того, какой способ отслеживания и оценки рисков вы выберете, убедитесь, что процесс стандартизирован по всему проекту. Если члены команды оценивают риски по-разному или заполняют столбцы непоследовательно, это усложняет просмотр, отслеживание и приоритизацию рисков проекта.
Распространенные ошибки в управлении реестром рисков
Но, подождите! Прежде чем начать составлять свой реестр рисков, вы должны знать о потенциальных препятствиях.
Вот лишь некоторые из них:
Пренебрежение регулярными обновлениями
Реестры рисков – это динамические инструменты, которые должны развиваться по мере развития проекта. Отсутствие их регулярного обновления может привести к упущению новых рисков и устаревшим ответам на существующие риски.
Представьте, что у вас есть долгосрочный строительный проект. Если реестр рисков не обновляется с учетом таких изменений, как новые экологические нормы или изменения в надёжности поставщиков, проект может столкнуться с задержками или увеличением расходов, которые не были предусмотрены, что приведет к перерасходу средств.
Чтобы избежать этого, у вас должен быть структурированный график обновления реестра рисков, в идеале согласованный с основными этапами проекта или еженедельными совещаниями команды.
Игнорирование меньших рисков
Менеджеры часто сосредотачиваются на более серьёзных или непосредственных рисках, потенциально упуская совокупный эффект от более мелких, но частых проблем.
Например, в проектах по разработке программного обеспечения небольшие риски, такие как незначительные ошибки в коде, кажутся управляемыми по отдельности, но в совокупности могут привести к серьёзным проблемам с функциональностью или неудовлетворенности пользователей, если их не отслеживать и не устранять.
Как это исправить? Поощряйте членов команды сообщать обо всех потенциальных рисках, а не только о самых серьёзных.
Неспособность расставить приоритеты в отношении рисков
Без определения приоритетов рисков на основе их потенциального воздействия и вероятности ресурсы могут быть распределены неэффективно, и слишком много внимания будет уделено менее важным вопросам.
Например, технологическая фирма может столкнуться с различными рисками, от утечек данных до задержек поставщиков. Без чёткой расстановки приоритетов фирма может потратить чрезмерные ресурсы на защиту от маловероятных утечек данных, пренебрегая более вероятными рисками, такими как задержки, которые могут напрямую повлиять на результаты работы.
Чтобы противостоять этому, используйте количественный метод оценки и приоритизации рисков. Например, матрица рисков поможет вам оценить влияние и вероятность каждого риска.
Создание нечетких описаний рисков
Реестр рисков с плохо определенными описаниями рисков недопустим.
Если риск проекта указан как «потенциальная задержка проекта», это не даёт достаточной информации для эффективных действий. Однако, указание «потенциальной задержки из-за нехватки критического компонента у поставщика X» даёт четкое направление для усилий по смягчению.
Обучайте членов команды тому, как писать чёткие, действенные описания рисков. Включайте примеры и шаблоны в обучающие сессии по управлению рисками, чтобы стандартизировать качество записей в реестре рисков.
Игнорирование взаимозависимости рисков
Риски в проекте не существуют изолированно; они часто влияют друг на друга.
Например, в инфраструктурном проекте задержка из-за плохой погоды может повлиять на доступность рабочей силы, что, в свою очередь, может привести к задержке последующих этапов проекта, таких как монтаж или проверки.
Используйте инструменты картирования рисков, чтобы визуализировать и понять, как соотносятся различные риски. Регулярно просматривайте эти связи и корректируйте реестр рисков и планы смягчения, чтобы отразить взаимозависимую природу рисков проекта.
Как информировать заинтересованные стороны о рисках
Управление заинтересованными сторонами – это навык, который определенно стоит оттачивать.
Вот как можно использовать реестр рисков для эффективного информирования заинтересованных сторон об обновлениях проекта:
- Предоставляйте обновленные реестры рисков через равные промежутки времени, чтобы гарантировать заинтересованным сторонам наличие актуальной информации о рисках.
- Описывайте риски простым языком, чтобы они были понятны каждому, независимо от его технического образования.
- Привлеките внимание к наиболее критическим рискам, разместив их на видном месте или используя отличительные цвета.
- Четко укажите, кто несет ответственность за каждый риск, чтобы продемонстрировать подотчетность и постоянный мониторинг.
- Объясните, что может произойти, если риск станет реальностью, помогая заинтересованным сторонам понять потенциальные последствия.
- Используйте диаграммы или графики, чтобы наглядно показать вероятность и влияние рисков.
- Откройте канал, по которому заинтересованные стороны смогут оставлять отзывы о реестре рисков, что позволит получить дополнительную информацию и вовлечь в процесс.
- Организуйте брифинги или семинары, чтобы помочь заинтересованным сторонам понять важность управления рисками и то, как реестр рисков помогает в этом деле.
Пример реестра рисков
Пример 1: поломка оборудования, приведшая к остановке производства
- Описание риска: неожиданный отказ важнейшего оборудования на производственной линии.
- Последствия: это приводит к немедленной остановке всех производственных процессов.
- Вероятность: учитывая историю надежности машины, вероятность низкая.
- Меры по смягчению последствий: важными шагами являются внедрение регулярного графика технического обслуживания и заключение соглашений о быстром реагировании с ремонтными службами.
- Владелец: Кристина отвечает за контроль производительности машины и координацию быстрого ремонта при необходимости.
Пример 2: поломка оборудования, приводящая к задержкам производства
- Описание риска: в этом примере та же основная машина сталкивается с незначительными проблемами, которые снижают эффективность работы.
- Последствия: производство продолжается, но более медленными темпами, что может привести к задержкам в выполнении заказов.
- Вероятность: этот риск более вероятен, чем полное отключение.
- Меры по снижению риска: регулярные проверки, поддержание запаса необходимых запасных частей и расходных материалов и обучение персонала быстрому ремонту на месте могут снизить этот риск.
- Владелец: Дмитрий обеспечивает принятие профилактических мер и готовность оперативного персонала решать незначительные проблемы без посторонней помощи.
Ключевые выводы
Запомните эти ключевые моменты из статьи:
- Реестр рисков используется для выявления, регистрации и отслеживания потенциальных рисков проекта.
- Ответственность за реестр рисков обычно возлагается на руководителя проекта.
- Реестры рисков включают стандартные столбцы, такие как идентификационные номера, категории риска, вероятность риска, влияние риска, рейтинги и многое другое.
- Лучше всего использовать системный подход для определения приоритетности рисков на основе их влияния и вероятности.
- Реестр рисков следует регулярно обновлять и корректировать с учетом новых сведений и изменений в среде проекта.
Шаги по внедрению полученных знаний
- Создайте реестр рисков в начале вашего проекта, включая все необходимые столбцы и определения.
- Установите регулярный график проверки и обновления реестра рисков.
- Проведите семинар по выявлению рисков с вашей проектной группой, чтобы собрать разнообразные идеи.
- Назначьте члена команды для каждого риска для мониторинга и управления.
- Проведите обучение, чтобы все члены команды понимали, как использовать и обновлять реестр рисков.
- Будьте гибкими и готовы адаптировать свои стратегии управления рисками на основе текущих событий в проекте и отзывов заинтересованных сторон.
- Используйте программное обеспечение для управления проектами для отслеживания мероприятий по управлению рисками и прогресса.
