Управление проектами – тяжелая работа. Команды и организации стараются работать более экономно, и часто это означает устранение роли специального руководителя проекта. Несмотря на то, что по-прежнему можно получить ученую степень по данному предмету, люди с небольшим опытом слишком часто оказываются в роли менеджера проекта, часто в дополнение к своей основной работе.
Если у вас нет большого опыта в управлении проектами, вот несколько советов, с которых можно начать.
-
Убедитесь, что у вас есть проект
Прежде чем начать управлять проектом, убедитесь, что у вас есть проект! Этот совет может показаться слишком простым, но его вновь и вновь повторяют опытные руководители проектов.
Проект – это набор задач, которые имеют дату начала, дату окончания и результат. Результатом является всё, что доставляется в конце работы, например, физический продукт или работающий веб-сайт. Строительство дома – это проект. Редизайн веб-сайта – это проект. Если вы теоретически можете передать все задачи проекта кому-то другому и получить что-то от этого человека, это проект.
Иногда люди путают текущую работу с проектами. Написание нового контента для веб-сайта каждую неделю – это постоянная работа, хотя вы можете рассматривать производство одного отдельного фрагмента как свой маленький проект. Обеспечение технической поддержки кода путём его постоянного исправления – это текущая работа. Ответы на электронные письма клиентов или телефонные звонки – это постоянная работа.
-
Пройдите период запуска
Прежде чем начать проект, некоторые люди рекомендуют сделать то, что называется периодом запуска. Для наших целей это период времени, когда люди, запрашивающие проект, изучают, что они хотят сделать и почему. Это может быть встреча, серия встреч или открытый период времени для свободного осмысления и исследования.
Ниже приведены некоторые вопросы для изучения:
- Каким будет проект? Насколько конкретно вы можете определить это?
- Какова его цель?
- Каких результатов вы хотите достичь?
- Какие ресурсы можно выделить на этот проект?
- Когда вам нужен конечный продукт, и является ли ваш срок разумным с учетом ваших ресурсов?
-
Определите объем проекта
Каждый проект нуждается в четком охвате. Объем проекта точно определяет, что проект повлечет за собой. Это закрытый список всех аспектов, активов, функций, результатов и других деталей, связанных с проектом. Как только он зафиксирован, вы не можете добавить к нему ничего. Например, если вы строите дом, объем проекта будет определять, сколько комнат в доме, его площадь в квадратных метрах, сколько будет окон, сколько лестниц, выключателей и т.д.
Проекты нуждаются в определении четкого охвата до того, как вы его начнете, чтобы никто не пытался добавить ничего, что находится за пределами объема проекта. Добавление чего-либо в объем проекта после его начала приводит к потере сроков, бюджета и доступных ресурсов. Если вы продолжаете добавлять задачи в проект, он может даже перестать быть проектом – он может просто стать текущей работой.
Определение объема проекта может происходить на собрании или просто в разговоре между клиентом или лицом, запрашивающим проект, и потенциальным руководителем или менеджером проекта.
-
Проведите стартовую встречу
На стартовой встрече все, кто будет работать над проектом, знакомятся с ним. Эта встреча задает тон предстоящей работе и гарантирует, что у всех в команде проекта есть четкая информация о том, что они будут делать и почему.
Обратите внимание, что проведение стартовой встречи даже близко не первое, что вы делаете при управлении проектом! Поскольку этот старт помогает привлечь всех, вы должны быть уверены в том, что у вас есть четкое представление о проекте и масштабах, чтобы с уверенностью донести до остальных.
Во время стартовой встречи руководитель проекта должен определить, по крайней мере, эти четыре вещи:
- Объем проекта
- Игроки и их роли
- Результаты
- Основные этапы
Мы уже говорили об объеме проекта. Что касается игроков и их ролей, руководитель проекта представляет различные команды и участников друг другу. Кроме того, начальная встреча является идеальным временем для обсуждения иерархии, то есть того, кто отчитывается перед кем, а кто подписывается на работу.
Этапы – это точки в проекте, которые показывают явный прогресс в достижении конечной цели. Когда вы строите дом, момент, когда у вас есть залитый фундамент, может быть вехой. Когда у вас есть стены, это еще одна веха. Во время начальной встречи вы должны знать, какими будут основные этапы проекта, даже если у вас еще не установлены даты для них. Иногда вам нужны другие эксперты, такие как программисты или разработчики, чтобы точно определить, как разделить проект на этапы.
Конечно, полезно проводить начальную встречу с приблизительным представлением о крайних сроках, но дайте каждой команде возможность взвесить возможности и скорректировать этапы.
-
Составьте график сроков вашего проекта
Ранее мы говорили о том, что у каждого проекта есть дата начала и дата окончания. Старт может быть вашей официальной датой начала. Дата окончания должна отмечать абсолютное окончательное закрытие всей работы. Никакой работы над проектом не происходит после этой даты.
Теперь, когда вы провели начальную встречу, все ключевые игроки (например, руководитель проекта и руководители команд) могут определить точные этапы и даты реализации и отобразить их в календаре между датой начала и датой окончания.
Если вы используете программное обеспечение для управления проектами, поместите все ваши важные даты в приложение. Вы также можете загрузить другую документацию, которую создали, например, объем проекта. Сейчас также самое подходящее время, чтобы начать приглашать всех игроков присоединиться к программному обеспечению. Когда люди присоединяются к приложению для управления проектами, они могут получать задания, обновлять свой прогресс и сотрудничать другими способами.
-
Определите контакты для связи
Открытое и прозрачное общение – это фундамент успешного проекта, и его важность не уменьшается ни после встречи, ни на протяжении всего его жизненного цикла. Независимо от того, кто выступает в роли основного координатора проекта – будь то менеджер на полной ставке или кто-то другой, – этот человек должен стать главным двигателем коммуникации. Идеальным решением будет проведение финального собрания перед стартом проекта, где все участники смогут задать вопросы и прояснить любые неясности.
Руководители команд должны регулярно, например, еженедельно, информировать о прогрессе своей группы. Количество встреч может варьироваться: иногда они могут быть излишни, а иногда просто необходимы. Важно определить, что именно нужно вашему проекту. Часто небольшие команды, такие как разработчики, проводят регулярные встречи, где каждый делится своими достижениями и озвучивает потенциальные проблемы. Чем раньше люди поднимают вопросы, тем больше шансов на их оперативное решение или предотвращение. Это создает атмосферу доверия и сотрудничества, что критически важно для успешного завершения проекта.
Продвигайтесь вперед
Вооружившись этими ценными рекомендациями, вы готовы погрузиться в сердце вашего проекта. Современные инструменты управления проектами становятся незаменимыми помощниками, обеспечивая прозрачность и согласованность действий всех участников. Однако их эффективность во многом зависит от активного человеческого взаимодействия и четкого понимания целей и деталей проекта.
