Обратная связь может способствовать росту вашего малого бизнеса. Знание того, что идёт хорошо и где можно что-то улучшить, является ключом к долгосрочному успеху, и ваши сотрудники обладают этой информацией. Но, многие люди будут сдерживать критику, пока они ещё работают на вас. Зачем говорить открыто, если это может поставить под угрозу их работу?
Вот почему прощальные интервью так ценны. Поскольку увольняющимся сотрудникам «больше нечего терять или приобретать», они склонны вести открытые разговоры. Их ограничители отключаются, и они, наконец, выражают ту честную обратную связь от сотрудников, которую вам нужно услышать. Это превращает прощание в возможности для роста.
Готовы получить революционную информацию? Мы поделимся секретами, как извлечь максимальную пользу из этих прощальных собеседований.
Основы прощальной беседы для малого бизнеса
Выходное интервью – это заключительные беседы один на один с сотрудниками, покидающими вашу компанию. Однако, это не просто разговор. Это структурированный разговор, в котором вы задаете конкретные вопросы, чтобы извлечь уроки из опыта работы сотрудника в вашем бизнесе.
Для малого бизнеса эта нефильтрованная обратная связь – «чистое золото». Вы получаете инсайдерскую информацию об улучшении корпоративной культуры, процессов, инструментов и политики в будущем. Это также отличный способ понять факторы, влияющие на удержание и вовлеченность сотрудников с течением времени.
Когда компании проводят прощальное собеседование, это помогает им:
- Узнать истинные причины, по которым ценные люди уходят.
- Найти пробелы в обучении, ресурсах или поддержке.
- Узнать, какие льготы и преимущества наиболее важны.
- Получить представление о проблемах корпоративной культуры.
- Выявить потенциальные проблемы рабочей среды.
- Получить честный отзыв о руководстве.
- Выявить нарушенные процессы, которые расстраивают персонал.
- Получить практические идеи для возможностей развития.
- Выявить устаревшие инструменты и технологии.
Короче говоря, откровенный опыт ваших сотрудников, почерпнутый из выходных интервью, может помочь вашей небольшой компании улучшиться. Вы действительно можете сделать эти разговоры значимыми, внимательно прислушиваясь к тому, что говорит каждый уходящий сотрудник.
Оптимальное время для проведения прощального разговора
Когда лучше всего запланировать прощальное собеседование с нынешними сотрудниками? Лучшее время обычно – это последние 1-2 недели в вашем бизнесе. Чем ближе к последнему дню, тем лучше. Это гарантирует, что детали будут свежими, прежде чем они перейдут к новой работе.
Время имеет большое значение, потому что вы хотите, чтобы сотрудники свободно открывались и давали честные отзывы. Если вы запланируете выходное собеседование слишком рано, они могут задержаться, поскольку все еще заняты работой. Слишком долгое ожидание сопряжено с риском того, что они мысленно отключатся и перестанут думать о времени, проведенном в вашей компании.
Продолжительность встречи также имеет значение. Обязательно выделите достаточно времени для насыщенного обсуждения. Короткая пятиминутная беседа не подойдет для структурированного выходного интервью. В идеале, выделите 30-45 минут сосредоточенного внимания на непринужденный двусторонний диалог об уходе сотрудника.
Вопросы, которые следует задать увольняющимся сотрудникам
Теперь, когда вы назначили выходное собеседование, о чём вам следует спросить? Вопросы имеют решающее значение, поэтому заранее подготовьте список.
Начните с поощрения своих будущих сотрудников свободно говорить своими словами. Затем используйте подсказки типа:
- Что изначально побудило вас присоединиться к нашей компании?
- Что вам больше всего понравилось во время работы здесь?
- Почему именно вы решили уйти из нашей команды?
- Если бы вы могли улучшить одну вещь, что бы это было?
- Что вы думаете о ваших отношениях между сотрудником и руководителем?
- Мешали ли вашей работе какие-либо неэффективные инструменты, политики или процедуры?
- Получали ли вы достаточно возможностей наставничества и обучения?
- Считаете ли вы, что наша культура на рабочем месте нуждается в каких-либо изменениях?
- Порекомендуете ли вы нашу компанию другим как хорошее место для работы?
- Есть ли у вас какие-либо предложения относительно будущих сотрудников, которые займут вашу должность?
В завершение спросите, есть ли ещё что-нибудь, что они хотели бы добавить. Этот открытый вопрос позволяет сотруднику поднимать любые другие темы, которые у них на уме.
Причины избегать шаблонов выходного собеседования
Хотя использование заранее составленного шаблона выходного собеседования заманчиво, стандартные анкеты могут скорее помешать, чем помочь. Вопросы на собеседовании при увольнении из анкет чато недостаточно адаптированы. Из-за них вы можете упустить из виду дополнительные вопросы, специфичные для сотрудника и его роли.
Заранее заданные списки вопросов также могут показаться увольняющемуся сотруднику жесткими и безличными. Это мешает им раскрыться так же честно, как в более непринужденной беседе. Жесткость может даже помешать вам задавать более глубокие вопросы и получать понимание в данный момент.
Вместо универсальной формулы создайте уникальный список вопросов для каждой беседы. Персонализируйте его, добавив подсказки, относящиеся к роли и обязанностям сотрудника. Затем настройте тон, используя имя человека и ссылаясь на его вклад в вашу компанию.
Советы по получению конструктивной обратной связи
Выходные интервью – это золотая жила для конструктивной обратной связи, но вы должны использовать правильный подход, чтобы получить ценную информацию. Речь идёт не только о том, чтобы задавать правильные вопросы, но и о создании среды, в которой откровенные разговоры протекают свободно.
Изучите следующие советы, чтобы узнать, как поощрять открытость и собирать более честные отзывы.
Подготовьте вопросы для получения положительных и отрицательных отзывов
Положительная и отрицательная обратная связь – верный путь к устойчивому росту бизнеса. Такое разнообразие аналитических данных даёт вам всестороннее представление о сильных и слабых сторонах вашей компании. Положительные отзывы подчеркивают, что вам следует продолжать делать, а отрицательные замечания выявляют проблемы, стоящие на пути к успеху.
Чтобы поддерживать этот баланс, избегайте наводящих вопросов, которые заставляют сотрудников реагировать определенным образом. Вместо этого задавайте беспристрастные, открытые вопросы, которые приглашают их свободно поделиться своими мыслями. Кроме того, дайте понять, что вы ищете честную и конструктивную обратную связь.
Поручите менеджерам по персоналу или менеджерам второго звена провести выходное собеседование
Выходные собеседования лучше всего работают, когда их проводит кто-то вне команды, например, специалист по персоналу или менеджер второй линии. Работники могут не захотеть открыто делиться своими мыслями со своим непосредственным начальником. Они могут беспокоиться о том, что уйдут в плохих отношениях или причинят дискомфорт в свои последние дни на работе.
Менеджер по персоналу – хороший выбор для таких собеседований, поскольку он обучен вести деликатные разговоры. Они знают, как задавать вопросы, которые затрагивают суть опыта сотрудника, сохраняя при этом конфиденциальность. Они могут гарантировать, что сотрудник почувствует себя услышанным и что к его отзывам относятся серьёзно.
Менеджеры второго звена также являются отличным вариантом. Обычно они хорошо понимают роль сотрудника, но не так активно вовлечены в работу, как непосредственный руководитель. Это поможет сотруднику почувствовать себя более расслабленным и открытым для того, чтобы поделиться своими истинными мыслями и чувствами.
Создайте удобное пространство для честного обсуждения
Создание гостеприимного пространства задает тон выходному собеседованию, влияя на то, как сотрудники относятся к открытому обмену информацией. В идеале, вам нужно найти уединенное, тихое место, где никто не будет отвлекать, например, личный кабинет или конференц-зал.
Подготовьте комнату так, чтобы обеспечить зрительный контакт и внимательное слушание, поставив удобные стулья под углом, слегка обращенными друг к другу. Избегайте использования стола или других физических барьеров между ними, чтобы пространство выглядело менее формальным и способствовало непринужденной беседе. Также рассмотрите возможность предложить прохладительные напитки, чтобы повысить вовлеченность и добавить ощущения непринужденности.
Слушайте внимательно, не перебивая, и наблюдайте за языком тела
Организаторы выходного интервью могут получить больше информации, уделив пристальное внимание тому, что говорит и чего не говорит уходящий сотрудник. Это означает, что нужно внимательно слушать то, что они рассказывают, не перебивая, и в то же время следить за языком их тела.
Задавая вопросы на выездном собеседовании, делайте достаточно пауз, чтобы сотрудник мог собраться с мыслями, прежде чем ответить. Кивайте, улыбайтесь и используйте короткие словесные сигналы, такие как «Продолжайте…», чтобы побудить их расширить то, что они говорят.
Наблюдайте за мимикой и жестами, чтобы лучше понять их эмоции. Обращайте внимание на такие признаки, как скрещенные руки или напряженные улыбки, которые указывают на дискомфорт сотрудника. И обязательно ищите положительные признаки, такие как наклон, которые показывают открытость и вовлеченность.
Поощряйте конкретные примеры, чтобы лучше понять обратную связь
Чтобы получить лучшие данные от выходного интервью, отойдите от общих утверждений и приведите примеры из реальной жизни. Это помогает лучше понять контекст и детали комментариев.
Когда сотрудник упоминает общее наблюдение, мягко предложите ему привести конкретный пример из своего рабочего дня. Например, если они упоминают проблемы с командной динамикой, попросите его рассказать вам случай, когда конфликт помешал хорошей командной работе.
Обратите внимание на примеры, чтобы выявить закономерности в других выходных интервью. Если несколько увольняющихся сотрудников рассказывают схожие истории, это может указывать на широко распространенную проблему, которую необходимо решить.
Задавайте уточняющие вопросы, чтобы обеспечить полное понимание
Задание дополнительных вопросов гарантирует, что вы полностью поймёте обратную связь, полученную в ходе выходных интервью. Помогите сотрудникам почувствовать себя комфортно, ослабив бдительность, мягко попросив разъяснений, а не требуя их.
Начните с перефразирования услышанного, чтобы убедиться, что вы поняли, что имеет в виду сотрудник под своим комментарием. Попросите его подтвердить или уточнить, предложив дополнительную информацию. Возможно, вам придётся задать несколько вопросов, чтобы получить всю историю.
Кроме того, выясните, когда начались проблемы и как они повлияли на работу сотрудника с течением времени. Каждый вопрос приближает вас к видению общей картины и всего опыта сотрудника. Например, если они упомянули о чувстве подавленности, спросите, когда они впервые почувствовали это и какие факторы этому способствовали. Это может выявить основные проблемы, такие как плохое управление рабочей нагрузкой.
Завершите выездное интервью на позитивной ноте благодарным прощанием
Благодарное прощание может иметь большое значение для укрепления позитивной корпоративной культуры и поощрения будущего сотрудничества. В конце выходного собеседования скажите о ценности отзывов и заверьте, что вы воспользуетесь ими для значительных улучшений.
После этого найдите время поблагодарить сотрудника за его вклад в вашу компанию. Будьте конкретны в своих примерах, чтобы он знал, что вы обратили внимание на его тяжелую работу. Затем выразите свои наилучшие пожелания в их будущих начинаниях и надейтесь на их успех.
Прежде чем попрощаться, предложите оставаться на связи, если это возможно. Предоставьте визитную карточку или другой способ связаться с вами, чтобы сохранить дверь открытой для будущего общения.
Получайте ценную информацию из каждого выходного интервью
Прощаться тяжело, но каждое прощание с бывшими сотрудниками – это шанс узнать о вашем бизнесе посредством выходного собеседования.
Эти заключительные беседы предлагают уникальную информацию о совершенствовании вашей практики, улучшении вашего рабочего места и укреплении вашей команды. Так что не упустите эти ключевые идеи.
Начните делать эти собеседования регулярной частью вашего процесса. Это ключевой шаг в развитии и совершенствовании вашего бизнеса, превращающий каждое прощание в ценный урок на будущее.
