Эффективное управление задачами: приоритеты для вашего бизнеса

Россия+7 (910) 990-43-11
Обновлено: 2025-01-15

Сегодня мы увидим, как расставить приоритеты в задачах, чтобы оптимизировать своё время. Если вы не знаете, с чего начать, или чувствуете себя подавленным, важно расставить приоритеты ! Я представлю вам метод из 9 шагов, позволяющий научиться легко расставлять приоритеты.

Вот что вы узнаете, прочитав дальше: определение долгосрочных целей, приоритезация действий, которые необходимо выполнить, классификация задач по степени их срочности или важности (матрица Эйзенхауэра), управление приоритетами, организационный методы работы над своим мышлением и т.д.

Способ расставления приоритетов в задачах бизнеса

Начнём!

От срочности к важности: приоритизация задач в бизнесе

Осознайте, что настоящая проблема – это не способность расставлять приоритеты

Приоритизация задач означает организацию ваших действий в соответствии с уровнем их важности или срочности. Поэтому я могу гарантировать вам, что проблема не в расстановке приоритетов!

Да, вы уже знаете, как расставлять приоритеты в повседневной жизни, когда:

  • Вы встаете утром, чтобы начать рабочий день.
  • Вы едите, когда голодны.
  • Вы прекращаете деятельность, чтобы забрать детей из школы и т.д.

Когда внешние факторы заставляют вас расставлять приоритеты, вы знаете, как сделать это без беспокойства, либо из социальных обязательств, либо из уважения к другим, либо из страха осуждения и т.д. В конечном счете, эти внешние факторы диктуют ваши приоритеты.

Когда вы сталкиваетесь только с самим собой и ваш выбор лежит исключительно на ваших плечах, вы не знаете, как расставить приоритеты. Например, внутри вашего бизнеса.

И это, по разным причинам, во многом связано с вашим мышлением:

  • Вы недостаточно доверяете себе, чтобы знать, какое действие вам следует предпринять в первую очередь, потому что вы не знаете, чего на самом деле хотите.
  • Вы боитесь принять неправильное решение или ошибиться с выбором.
  • Вы боитесь себя ограничивать и лишить чего-то.

Оцените количество доступных часов и уровень своей энергии

Как у предпринимателя, у вас наверняка всегда больше проектов и желаний, чем оперативного времени, доступного в день. И даже если бы каким-то чудом каждый день длился 48 часов, вы все равно нашли бы способ перегрузиться и иметь в своём распоряжении больше идей, чем времени (мы все такие!).

Единственное решение – научиться расставлять приоритеты в своих задачах. Более того, имейте в виду, что решение не расставлять приоритеты в действиях, которые необходимо выполнить, равнозначно предпочтению бездействия. И я не думаю, что это то, что вы ищете.

Вы должны понимать, что в течение дня вам необходимо учитывать два основных параметра:

  • Определенное количество часов, посвященных вашему бизнесу: 2 часа, 4 часа, 8 часов и т.д.
  • Определенный уровень энергии, который меняется изо дня в день.

Поэтому не основывайте расстановку приоритетов задач просто на количестве имеющихся у вас часов. Иногда, даже если у вас есть 10 часов на работу, у вас, к сожалению, нет на это сил.

Да, вы можете повысить свою продуктивность с помощью эффективной организации, но вы не можете тратить больше энергии, чем у вас есть.

Определите свои цели для определения приоритетных действий

Расставлять приоритеты в задачах означает, прежде всего, знать, чего вы действительно хотите и каковы ваши долгосрочные цели.

У вас могут быть цели, связанные с одной областью деятельности или с несколькими, как это часто бывает у мультипотенциалов или слэшеров. Однако имейте в виду, что обратная сторона медали заключается в том, что одновременное выполнение нескольких действий также означает, что на каждое из них будет уделяться меньше времени. Поэтому вы рискуете двигаться медленнее, чем предприниматель, который на 100% сосредотачивается на одном бизнесе.

Определите важность, которую вы придаёте своим целям

Для успешной расстановки приоритетов ваших задач крайне важно, чтобы ваши цели имели для вас реальную значимость, выходящую за рамки ожиданий общества, мнения ваших близких или вашей семьи и т.д.

Вы должны быть глубоко убеждены во внутренней важности ваших целей. Так вы обретете решимость, необходимую для принятия правильных решений относительно управления вашими приоритетами.

Определите, на какие жертвы вы готовы пойти ради достижения своих целей

Чем вы готовы пожертвовать, временно или навсегда, ради достижения своих целей? Знайте, что каждый выбор, который вы делаете в своей жизни, и каждая цель, которую вы ставите, требуют от вас жертвования или отказа от определенных вещей.

Действительно, даже если завтра ваша цель – работать всего два часа в день на пляже, раздвинув пальцы ног, вам придётся пойти на такие жертвы, как:

  • Отказ от достижения оборота в 100 миллионов рублей всего за 2 года.
  • Круглосуточное проживание рядом с семьей и т.д.

Поймите, что любая расстановка приоритетов, какой бы она ни была, потребует от вас временных или постоянных жертв. Если ваша конечная цель – построить империю со своим бизнесом и добиться максимального оборота в ближайшие 2 года, вам придётся работать «чуть больше» 2 часов в день.

Если вы не хотите ничем жертвовать, ваша цель не является приоритетом, и поэтому вам будет трудно расставить приоритеты в своих задачах.

Выявите скрытые преимущества промедления

Если вашей целью является, например, развитие своего бизнеса, и в течение нескольких месяцев или лет вам не удавалось уделять этой цели достаточно времени, спросите себя: почему это не является для вас приоритетом «сегодня»?

Это поможет вам понять, почему вы:

  • Не ищите возможности.
  • Не научились продавать свои продукты или услуги.
  • Зацикливаетесь на том, что вас пугает, блокирует и т.д.

Знайте, что за этим вопросом всегда скрывается ответ.

Оцените разницу между срочностью и важностью задач

Разница между срочностью и важностью

Вы наверняка знакомы с матрицей Эйзенхауэра, которая позволяет классифицировать задачи по степени их срочности и важности:

  • Срочная задача является внешней, то есть часто управляемой извне. Например, заберите детей из школы или запланируйте звонок клиенту.
  • Важная задача является внутренней, то есть зачастую исходит изнутри. Пример, примите меры для продвижения своих проектов.

Таким образом, срочное – это в каком-то смысле то, что мы терпим, а важное – то, что мы решаем намеренно.

И то, и другое – часть вашей повседневной жизни, но будьте осторожны, чтобы расписание не контролировалось исключительно срочными делами, потому что тогда это означает, что ваше время контролируется извне!

Блокировка времени для расстановки приоритетов задач

Используйте организационный метод блокировки времени, чтобы оставить место для срочности, одновременно выполняя важные задачи.

Я, со своей стороны, посвящаю каждой задаче определенное время. И я также планирую дополнительные временные интервалы, называемые «буферами», на случай возможных чрезвычайных ситуаций. Принцип работы следующий: если возникает чрезвычайная ситуация, я немедленно справляюсь с ней, и важная задача, которую я должен был выполнить в этот момент, перемещается в буфер, который для этого был предназначен.

Вы можете использовать метод блокировки времени, как и я, в режиме, когда каждые полчаса посвящены вполне конкретной задаче, чтобы знать, как именно будет выглядеть ваша неделя.

Однако, вы также можете использовать его более гибко, посвящая каждый день или полдня таким задачам, как создание контента, администрирование, управление клиентами, поиск потенциальных клиентов и т.д. Эти основные темы помогут вам расставить приоритеты для важных задач, а не постоянно реагировать на внешние события.

Освободив место в своем расписании, вы восстановите контроль и начнете активно достигать своих целей.

Осмельтесь принимать решения для успеха установления приоритетов

Я ещё раз говорю вам: расставить приоритеты в своих задачах – это сделать выбор, а выбор – это значит отчего-то отказаться. И часто у вас возникают проблемы с расстановкой приоритетов – это определение задач и действий, которые вам нужно выполнить в первую очередь. Пример: «Я не знаю, что сделать приоритетным, чтобы успешно развивать свой бизнес».

Однако, реальность совсем другая... Действительно, даже если вы не знаете, с чего начать, эту информацию очень легко найти с помощью простого поиска:

  • В Яндексе.
  • На YouTube/RuTube.
  • С помощью AI и т.п.

Обычно настоящая проблема не в том, что вы не знаете, что делать, а в том, что вы задаетесь вопросом, какое решение принять. Пример: «Мне лучше разработать подкаст или запустить канал на YouTube, чтобы развивать свой бизнес?».

В конце концов, выбор парализует вас, и вы из-за страха можете принять неправильное решение. Вы боитесь начать пользоваться RuTube и через 6 месяцев понять, что вам следовало выбрать другую сеть.

Что ж, представьте, что сегодня никто не может сказать вам, какое решение принять правильно, потому что никто не может этого знать. Вы можете завтра так же легко создать аккаунт в другой социальной сети и опубликовать ролик, который станет вирусным, как провести год, пересекая пустыню в текущей социальной сети.

Не существует волшебной древовидной структуры, которая приведёт вас к ошеломляющему успеху или печальному провалу. Правильное решение – это наиболее рациональное решение, наиболее соответствующее вашим сегодняшним эмоциям и элементам, которыми вы владеете. А через 3 месяца эти элементы уже точно не будут прежними, это нормально.

Действуйте, делайте выбор, принимайте решения, повторяйте, улучшайте и меняйте направление, стратегию или даже через некоторое время возвращайтесь назад, если это не сработает. И, в любом случае, полученные знания позволят вам развиваться и добиваться большего успеха на следующем этапе.

Искусство выбора заключается в том, чтобы просто спросить себя, с вашими текущими знаниями, какое решение кажется вам лучшим.

Запомните эти 3 правила, чтобы облегчить расстановку приоритетов

Вот три основных момента, которые помогут вам расставить приоритеты в задачах:

  • «Не сделать выбор – это уже выбор сам по себе» → Рассеянность – это выбор, который вы делаете сознательно или неосознанно.
  • «Где-то вы уже переживаете худший из возможных сценариев. Станет только лучше» → Пример. Ваш бизнес не развивается, и вы боитесь действовать, принять неправильное решение и потерпеть неудачу. Но, на самом деле, не сделав выбора, вы уже попадаете в худший возможный сценарий: вы не достигаете своих целей.
  • «Если я этого не сделаю, значит, это в каком-то смысле делает мне одолжение» → Если вы не можете принять меры, найдите причину этого (она обязательно будет).

Вы уже умеете расставлять приоритеты, потому что делаете это в повседневной жизни, когда внешние факторы определяют ваши приоритеты.

Когда сталкиваешься с самим собой, ситуация усложняется! В этом случае расстановка приоритетов ваших задач означает, прежде всего, постановку долгосрочных целей.

Но, чтобы расставить приоритеты в действиях, которые необходимо выполнить, вы также должны определить жертвы, на которые вы готовы пойти ради достижения этих целей.

В то же время не забывайте работать над своим мышлением, чтобы иметь смелость принимать решения, опираясь на те элементы, которые есть у вас сегодня в руках.


5.0/1