Сколько времени ваша команда тратит на задачи, которые продвигают бизнес вперед? Вы когда-нибудь чувствовали, что ваша команда всегда занята, но не достигает больших целей?
Когда мы совмещаем массу задач, легко почувствовать себя подавленным и утомленным. Мы часто обманываем себя, думая, что всё, что мы делаем, очень важно, даже если это не так.
Что же нужно делать, чтобы хорошо управлять своим временем? Матрица тайм-менеджмента Стивена Кови предлагает решение этой проблемы. Он сортирует задачи по четырем простым секторам, которые помогают вам увидеть, что является срочным и важным. Она идеально подходит для того, чтобы забыть о ежедневной рутине и сосредоточиться на том, что движет стрелкой.
Продолжайте читать, пока мы обсуждаем матрицу тайм-менеджмента Кови и объясняем, как она учит вас избавляться от лишнего и концентрироваться на том, что формирует ваш бизнес. Давай начнём!
Понимание матрицы тайм-менеджмента Кови
В чём же тут подвох? В расстановке приоритетов! Вы знаете те задачи, которые нависают над вами, но не продвигают вас вперед? Матрица тайм-менеджмента Кови поможет вам сказать «не сейчас» этим и «да» масштабным проектам.
Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей», считал, что все задачи можно классифицировать по срочности и важности. Срочность относится к задачам, которые требуют немедленного внимания, а важность сосредоточена на задачах, которые соответствуют нашим целям и ценностям.
Матрица Кови состоит из четырех квадрантов, представляющих различное сочетание срочности и важности.
Четыре квадранта матрицы Кови
- Квадрант I: Этот квадрант представляет срочные, важные задачи, требующие немедленного внимания. К ним могут относиться задачи со сроком исполнения, чрезвычайные ситуации или неотложные вопросы, требующие немедленного решения. Установите четкие сроки, создайте планы действий и при необходимости обратитесь за поддержкой для борьбы со стрессом и давлением.
- Квадрант II: Этот квадрант фокусируется на важных, но несрочных задачах, включая долгосрочное планирование, построение отношений и личное развитие. Заблаговременно планируя эти мероприятия, вы можете инвестировать в свое будущее и улучшить общее благосостояние.
- Квадрант III: Задачи в этом квадранте срочные, но неважные, такие как отвлекающие факторы, перерывы и ненужные встречи. Задачи квадранта III следует свести к минимуму, чтобы не тратить драгоценное время на установление границ и практику эффективного общения.
- Квадрант IV: Этот квадрант состоит из задач, которые не являются ни срочными, ни важными, например, чрезмерное использование социальных сетей, пустые сплетни или бесцельный просмотр веб-страниц. Эти задачи снижают производительность и препятствуют личностному росту.
Преимущества тайм-менеджмента
Время – забавная штука, не так ли? У всех нас одни и те же 24 часа, но некоторые люди быстро справляются с задачами, в то время как другие с трудом успевают отметить хотя бы одно дело в день. Это не волшебство; всё сводится к тому, как вы управляете своим временем.
Расставите приоритеты задач
Итак, у вас есть куча задач, которые нужно выполнять каждый день, верно? И это во многом похоже на сортировку электронных писем: некоторые из них срочные, а некоторые могут подождать.
Представьте, что вы помечаете каждую задачу меткой «прямо сейчас» или «позже». Это для вас приоритет. Разумно сначала заняться крупными делами, чтобы не напрягаться в последнюю минуту, и, поверьте мне, ваш уровень стресса скажет вам спасибо.
Снизите стресс
Никто не хочет быть человеком, у которого «из ушей идёт пар». Когда дел станет слишком много, вы перегорите. Управлять своим временем – значит передохнуть, выяснить, что необходимо сделать сегодня, а что можно отложить до завтра. Команда в стрессе – менее продуктивная команда.
Когда разум затуманен тревогой и стрессом, способности к творчеству и решению проблем ограничиваются.
Как избежать стресса в офисе:
- Ставьте реалистичные цели
- Разбейте цели на достижимые шаги
- Общайтесь четко
- Поощряйте перерывы
- Продвигайте культуру поддержки
- Поощряйте членов команды высказываться, когда они чувствуют себя подавленными
Повышение производительности
Сегодня утро понедельника. У вас впереди пять дней, полных возможностей. Как вы можете быть уверены, что к пятнице ваша команда не будет сокрушаться по поводу того, что неделя могла бы быть более продуктивной? Чтобы быть продуктивной как организация, вы должны быть целеустремленными.
Тайм-менеджмент напрямую связан с продуктивностью. Когда вы эффективно управляете своим временем, вы можете распределять больше энергии и сосредоточиться на задачах, которые приносят результаты. Вы можете максимально эффективно использовать своё время, расставляя приоритеты для важных задач и устраняя отвлекающие факторы. Вы также можете отслеживать уровень своей энергии и рабочий ритм, чтобы планировать самые сложные и важные задачи, когда вы наиболее внимательны и сосредоточены.
Улучшите баланс между работой и личной жизнью
Вам иногда кажется, что вы живете в офисе? Организации должны уделять приоритетное внимание культуре баланса между работой и личной жизнью. Мы говорим о том, чтобы вовремя уйти из-за стола, чтобы вы могли пойти в спортзал или посмотреть футбольный матч вашего ребенка. И угадайте что? Вы можете сделать это, если хорошо распределяете свое время в течение дня. Не обязательно всегда быть «последней машиной на стоянке».
Как организация, вы можете внедрить гибридную модель, которая позволит вашим сотрудникам работать несколько дней в офисе и дома.
Как плохой тайм-менеджмент влияет на вашу жизнь
У вас есть готовые отчеты, запланированы встречи, и генеральный директор хочет, чтобы презентация была сделана на следующий день. Звучит знакомо? Плохое управление временем может иметь пагубные последствия для различных аспектов нашей жизни. Когда в нашем времени доминируют срочные задачи, мы часто пренебрегаем важными, но несрочными делами. Это может привести к упущенным возможностям, напряженным отношениям и отсутствию личностного роста. Более того, мы можем страдать от хронического стресса, выгорания и снижения общего самочувствия.
Когда мы постоянно совмещаем несколько задач и сроков, наше внимание рассеивается, и нам становится трудно сосредоточиться. Это может негативно повлиять на нашу профессиональную деятельность и помешать нам достичь наших целей.
Мы можем застрять в порочном круге прокрастинации, когда постоянно спешим выполнить задачи в последнюю минуту. В конечном счете, неспособность правильно управлять своим временем поставит под угрозу качество вашей работы и вызовет ненужный стресс.
Как внедрить матрицу тайм-менеджмента Кови
Теперь, когда мы понимаем принципы и важность матрицы тайм-менеджмента Кови, давайте рассмотрим, как эффективно применять её в нашей повседневной жизни.
-
Определите свои задачи
Знаете тот момент, когда вы садитесь за работу и чувствуете, что смотрите в море задач? Вы не одиноки. Первый шаг к освоению матрицы тайм-менеджмента Кови – определить, что у вас на тарелке.
Начните с перечисления всего – я имею в виду все: от большой презентации, которая должна состояться в следующем месяце, до ответа на электронное письмо, которого вы избегали. Поначалу это может показаться непосильным, но запись всёго этого на бумаге (или на экране) на удивление освобождает. Невозможно организовать то, чего не видишь!
Создайте цифровой список всех ваших задач. Добавляйте, классифицируйте и расставляйте приоритеты задач, гарантируя, что у вас будет четкое представление о том, что необходимо сделать. Используйте настраиваемые рабочие процессы в соответствии с конкретными потребностями вашего проекта.
-
Разделите задачи на квадранты
Теперь пришло время поиграть в сваху со своими задачами и квадрантами матрицы Кови. Будьте честны и объективны в своих оценках, учитывая истинную срочность и важность каждой задачи.
- Квадрант I (срочно и важно): это ваши задачи по «тушению пожара». Сроки приближаются, и последствия их невыполнения ужасны.
- Квадрант II (важно, но несрочно): это ваши задачи роста. Здесь сосредоточено планирование, выработка стратегии и личное развитие.
- Квадрант III (срочно, но не важно): это задачи, которые требуют внимания из-за приоритетов других людей.
- Квадрант IV (не срочно и не важно): это потери времени. Спам-письма и отвлекающие личные сообщения? Это их дом.
Вы можете взять маркеры или использовать цифровой инструмент, чтобы перетаскивать задачи в эти квадранты. Визуализация того, куда попадают ваши задачи, может стать настоящим откровением.
-
Расставьте приоритеты задач на основе матрицы
Хорошо, вы определили и классифицировали. Что дальше? Пришло время расставить приоритеты. Распределив задачи по четырем квадрантам, расставьте приоритеты на основе матрицы тайм-менеджмента Кови.
Начните с решения задач Квадрата I, чтобы решить любые срочные и важные вопросы. Эти задачи требуют немедленного внимания и должны решаться незамедлительно, чтобы предотвратить эскалацию ситуации.
Как только задачи Квадрата I будут под контролем, переключите своё внимание на действия Квадрата II. Посвятите время и энергию задачам, которые соответствуют вашим целям и ценностям. Эти задачи могут быть простыми, но они способствуют вашему долгосрочному успеху и благополучию. Инвестируя в Квадрант II, вы можете заранее предотвратить превращение задач в срочные и сократить количество задач Квадрата I, которые вам приходится решать.
Что касается задач Квадрата III, важно минимизировать их влияние. Делегируйте или устраняйте их, когда это возможно. Это может высвободить драгоценное время и энергию, чтобы сосредоточиться на действительно важных задачах.
Наконец, вообще избегайте действий из квадранта IV. Эти задачи практически не приносят никакой пользы и могут привести к значительной трате времени. Вместо этого перенаправьте своё внимание и усилия на задачи, способствующие вашему личному и профессиональному росту.
Распространенные ошибки и заблуждения о матрице тайм-менеджмента Кови
Несмотря на свою эффективность, матрица тайм-менеджмента Кови связана с некоторыми заблуждениями и ошибками. Зная об этих распространенных ошибках, вы сможете максимизировать преимущества этого подхода.
Вот некоторые распространенные заблуждения/ошибки:
Всё срочное важно
Легко спутать срочность с важностью, особенно когда ваш почтовый ящик просто взрывается. Тот факт, что что-то требует немедленного внимания, не означает, что это важно для ваших целей.
Всегда спрашивайте себя: будет ли это иметь значение через неделю, месяц или год? Если ответ «Нет», возможно, это не так важно, как вы думаете.
Перегрузка квадранта II
Квадрант II похож на золотое дитя матрицы – золотую середину продуктивности. Но, вот поворот сюжета: начинка может иметь неприятные последствия. Соблазнительно загрузить его всевозможными задачами, которые вы хотите выполнить, но помните: речь идёт о качестве, а не о количестве.
Слишком много, и вы вернетесь к исходной точке, перегруженные и непродуктивные.
Полное игнорирование квадранта IV
Квадрант IV является зоной, которую следует «избегать любой ценой». Но, не стоит полностью игнорировать это. Хитрость в том, чтобы не дать этому выплеснуться через край. Иногда эти бессмысленные задачи (например, просмотр страниц в Интернете) могут стать передышкой для вашего мозга. Вам просто нужно держать это под контролем.
Не пересматриваете и не корректируете матрицу
Настроить матрицу, а затем забыть о ней, может быть вредно. Ваши приоритеты могут измениться; то, что было важно два месяца назад, сейчас может оказаться неактуальным.
Регулярные проверки вашей матрицы делают её актуальной и полезной.
