Могу поспорить, что каждый человек на этой планете в какой-то момент хотел бы получить больше времени. В мире, где мы постоянно работаем, время – наш самый главный товар. Это наш лучший друг и наш самый большой враг, одновременно.
Мы хотим наслаждаться временем, которое у нас есть. Но, когда мы находимся в бизнес-режиме, мы также хотим достичь как можно большего и как можно быстрее. Это касается всех, но бизнесмены и индивидуальные предприниматели чувствуют укус времени ещё острее.
Вот где тайм-менеджмент имеет огромные преимущества. Когда вы эффективно используете свое время, у вас появляется больше пространства, чтобы дышать – и делать дело.
И что замечательно, некоторые из самых невероятных советов по тайм-менеджменту на удивление легко реализовать.
Давайте рассмотрим несколько советов и приёмов по управлению временем, которые помогут вам максимизировать свою жизнь и вернуть драгоценное время в свой день.
10 лучших советов по тайм-менеджменту
-
Перестаньте работать наполовину
Это, наверное, лучший совет по тайм-менеджменту, который я могу вам дать.
Работа не в полную силу может разрушить вашу продуктивность. Но, хуже всего то, что вы, вероятно, даже не понимаете, как часто это мешает вам управлять своим временем.
Я ловлю себя на бессознательной полуработе почти каждый день.
Это выглядит так: вы работаете над проектом и останавливаетесь, чтобы проверить свой телефон – без особой причины. Или, может быть, вы один из тех, у кого в браузере открыто 50 вкладок, и вы постоянно переключаетесь между задачами.
«Неполная» работа коварна, потому что она снова и снова нарушает нашу концентрацию. На выполнение задачи уходит гораздо больше времени, если вы не можете подключиться к потоку, которого достигаете, когда действительно сосредотачиваетесь.
Если вы «серийный полуработник», скорее всего, вы тратите дополнительное время на выполнение обычных задач вместо того, чтобы эффективно управлять этим временем.
Иногда всё, что нужно, – это быть более внимательными и осознанными, когда это происходит.
-
Спрячьте телефон, когда он вам абсолютно не нужен
Это может показаться глупым, но для меня это творит чудеса.
Как я уже говорил ранее, компульсивная проверка телефона – большая проблема в наши дни. В одном из опросов 65 процентов участников проверяли свои телефоны 160 раз в день. 160 раз!
Это особенно актуально для владельцев бизнеса, у которых всегда есть что проверить. (И прокрутка в социальных сетях звучит намного привлекательнее, чем взяться за проект, которого вы так боялись.)
Вот почему физическое расстояние является важным фактором в этом совете. Вы можете потянуться за телефоном по привычке, но как только вы поймете, что он не на своём обычном месте, вы получите быстрое напоминание, чтобы нужно сосредоточиться на своей задаче.
Сделать это невероятно просто. Просто выключите телефон и оставьте его в другой комнате.
Если вы не можете оставить его в другой комнате, добавьте ещё пару шагов, чтобы добраться до него, например, положите его на высокую полку или под подушку. В любом месте, куда нелегко добраться, не задумываясь.
-
Не позволяйте электронной почте владеть вами
Вы проверяете свою электронную почту по сто раз в день? Для многих электронная почта может отвлекать не меньше, чем телефон.
Я знаю, кажется, проще проверять электронную почту, когда вы её получаете, чем ждать, пока в вашем почтовом ящике накопится 300 писем.
Но, это одна из тех обманчивых идей, которые нас часто посещают. Когда вы постоянно проверяете электронную почту, вы работаете в пол силы. Вы разделяете своё внимание на части, что не позволяет вам полностью посвятить себя поставленной задаче.
Попробуйте установить несколько назначенных периодов времени в течение дня, чтобы проверять электронную почту. Если возможно, сократите их до трёх раз в день или даже реже.
Вот пример процедуры проверки электронной почты, если вы работаете по расписанию с 9 до 17:
- Выделите 30 минут, чтобы проверить электронную почту первым делом утром, в 9 часов утра (или вы можете сначала выполнить свои самые важные задачи, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы, а затем проверьте свою электронную почту в 10 или 11 часов утра)
- Ещё за 30 минут до обеда (или после обеда, если вы первый раз проверяли позже утром).
- Ваш последний чек поставьте на 30 минут в 16:00. Это даёт вам дополнительное время, чтобы подвести итоги, прежде чем вы закончите рабочий день.
Изменяйте расписание, пока не найдете то, что лучше всего подходит вашей команде (и вашим внутренним часам).
-
Используйте технику помидора
Когда проект слишком большой и пугающий, часто сложнее сосредоточиться и убедиться, что вы эффективно используете своё время. Вы можете быстро сосредоточиться, разделив большие проекты и задачи на более мелкие части.
В этом помогает, так называемая, техника «Помидора». Это один из простейших приёмов тайм-менеджмента. Вот как это его реализовать:
- Поработайте 25 минут над одной конкретной задачей или группой задач.
- Сделайте пятиминутный перерыв.
- Повторите этот процесс четыре раза.
- Сделайте более длительный перерыв от 15 до 30 минут.
- Повторите весь цикл снова!
Вы можете использовать простой таймер для отслеживания рабочего времени (на смартфоне или в smart-часах). Или вы можете попробовать бесплатный таймер Pomofocus. У него чистый и простой интерфейс, который позволяет вам выбирать между тремя настройками.
-
Отслеживайте время, которое вы тратите на каждый проект
Ничто не сравниться с внутренней ответственностью.
Чтобы лучше управлять своим временем, нужно знать, на что на самом деле вы тратите время. Вот где может помочь регистрация количества времени, которое вы тратите на каждую задачу и проект.
Это будет особенно полезно, если вы решите использовать технику «Помидора», о которой я говорил выше, поскольку у вас уже есть таймер, работающий для определенных задач.
Вы можете использовать приложение для управления временем или отслеживания, чтобы записать своё время, или вы можете использовать старую добрую электронную таблицу, как я.
Я отслеживаю своё время уже несколько лет, и это стало отличным стимулом для его эффективного использования. С тех пор, как я начал, я не могу оправдать себя тем, что не знаю, куда ушло моё время, потому что оно отслеживается в течение дня.
Я рекомендую как можно тщательнее регистрировать своё время, выполняя как можно больше задач.
Если вы будете придерживаться этого в долгосрочной перспективе, вы будете лучше понимать, какие задачи отнимают у вас время, а какие вы решаете быстро.
Если вы растите команду, эта информация поможет вам развиваться эффективнее. Вы будете знать, какие задачи лучше поручить другому члену команды, а какие выполнять самостоятельно, чтобы максимально эффективно использовать каждую минуту, потраченную на построение вашего бизнеса.
-
Планируйте свой день (дни) заранее
Представьте себе это. Вы включаете свой компьютер утром и у вас в голове есть мысленный список того, что вам нужно закончить. Но, вы проверяете почту и отвлекаетесь на что-то другое. Затем вам звонит член команды и отвлекает на ещё одну задачу, которую вы не планировали.
И прежде чем вы это что-то начнёте делать по плану, будет 14:00, и вы даже не поймёте, куда ушёл ваш день.
Звучит знакомо?
Заблаговременное планирование – один из тех простых, но важных советов по управлению временем, которые помогут вам не тратить целые дни на то, чего вы никогда не планировали.
В идеале, вы можете распланировать целую неделю. Но, я знаю, что это может быть избыточным, когда ваша самая большая цель – управлять сегодняшним днём.
Так что начните с малого: в конце рабочего дня сегодня спланируйте свой день завтра.
Если вам кажется, что вас всегда отвлекают другие дела, спланируйте это! Подумайте о наиболее частых случаях, когда к вам обращаются с новыми задачами, затем назначьте себе час на неожиданные задачи.
-
Группируйте связанные задачи вместе
Возвращаясь к концепциям сосредоточения и потока, вы сможете эффективно управлять временем, если сможете легко переходить от одной задачи к другой и сможете избежать больших пробелов.
Исследования показывают, что слишком частое переключение между задачами может истощить вашу умственную энергию и быстрее утомить вас. Это означает, что выполнение той же задачи займет больше времени.
Планируя свой день, обратите внимание на каждый пункт своего списка дел. Какие из них похожи? Что можно разделить на части, чтобы вы могли оставаться в одном пространстве? Подумайте, как вы можете использовать группировку в своём списке дел, чтобы оставаться в едином мысленном потоке.
-
Попробуйте приложение для управления временем
Большинство людей хотят улучшить навыки управления временем. Это огромный рынок.
Независимо от того, используете ли вы компьютер или мобильное устройство, iOS или Android, существует множество приложений для управления временем, которые помогут вам оставаться более сосредоточенными в течение дня.
Вы можете использовать простое приложение таймера, чтобы отслеживать потраченное время, или вы можете попробовать более сложное приложение для управления временем, которое поможет вам отслеживать цели на ежедневный, еженедельный или ежемесячный период. Попробуйте простую организацию на основе списков или получите более подробные сведения с помощью таких методов, как составление карт памяти.
Некоторые из этих приложений даже позволяют загружать отчеты, чтобы вы могли видеть свою продуктивность и знать, что именно вам нужно улучшить.
-
Скажите «нет», когда вам нужно
Вы, наверное, слышали этот совет раньше. Стоит услышать ещё раз.
Принято стараться угодить людям. В конце концов, вы хотите сделать счастливыми своих сверстников, коллег и близких. Легко сказать «да», когда кто-то вас о чём-то просит, потому что вы искренне хотите помочь.
Но, если говорить «да» слишком часто, то можно полностью выгореть.
Тому есть ключевая причина: когда мы соглашаемся помочь с дополнительными задачами, мы часто жертвуем своим личным временем. Это означает, что вы тратите меньше времени на решение своих задач и лишаете себя времени на отдых и восстановление энергии.
В конечном итоге, это плохие новости.
Практикуйтесь говорить «нет», когда в глубине души знаете, что вам нужно оставить это время для себя. Я знаю, что это может быть сложно, потому что может казаться, что вы разочаровываете другого человека.
-
Не забывайте пить воду и есть
Возможно, это не похоже на один из лучших советов по управлению временем, но поверьте мне. Я из тех людей, которые могут настолько сосредоточиться, что забываю питать своё тело. Я часто пропускаю приёмы пищи и забываю долить воду в бутылку.
Когда мы голодны или обезвожены, потерять концентрацию намного легче. Мы устаем, становимся вялыми и начинаем тянуть время, вместо того, чтобы пролистывать наш список дел.
Это не просто теория. Существует множество исследований, подтверждающих, что наши когнитивные способности улучшаются, когда мы хорошо питаемся и гидратированы.
Ваш мозг и тело должны быть в отличной форме, если вы хотите стать мастером тайм-менеджмента, поэтому убедитесь, что вы смотрите на это целостно. Если вы пренебрегаете своим здоровьем, в долгосрочной перспективе оно вам ответит тем же.
Путь к лучшему управлению временем
Эффективное использование времени может быть на удивление трудным.
В любой день можно сделать миллион дел, но есть также миллион возможностей отвлечься, пока вы пытаетесь составить собственный список дел.
Это умножается, когда вы работаете в команде, особенно на руководящей должности, когда другие люди подчиняются вам и постоянно просят вас о помощи.
Есть несколько полезных советов по тайм-менеджменту, но не все они вам подходят. Главное – продолжать попытки, пока не найдёте то, что лучше всего подходит для вашей уникальной ситуации и потребностей.
Есть ли у вас какие-нибудь советы, которые я пропустил? Оставьте их в комментариях и дайте всем знать.
