Электронная подпись для бизнеса – инструмент оптимизации работы с документами

В самых простых бытовых ситуациях мы зачастую сталкиваемся с тем, как нужна для той или иной бюрократической процедуры личная подпись на распечатанном документе, хотя как бы всем было проще жить, если бы можно было отправлять документы по электронной почте.

Такое на каждом шагу – в паспортном столе и в банке, при кредитовании и оформлении на работу. Но и в бизнесе зачастую сталкиваются с такими же проблемами.

Спасение – электронная цифровая подпись

«Электронная цифровая подпись» – последовательность символов, полученная в результате криптографического преобразования электронных данных и используемая в цифровых документах в качестве аналога собственноручной подписи.

Бизнесмен использует цифровую подпись для подтверждения документов

В статье закона 149-ФЗ, регулирующей документирование информации, говорится, что электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью, признается равнозначным документу, подписанному собственноручно.

Все настолько законно, что электронная цифровая подпись используется на электронных торгах, в системе документооборота банков, да и в банковских операциях клиентов тоже.

Есть и другие сферы применения ЭЦП:

  • таможенные декларации;
  • регистрация сделок по объектам недвижимости;
  • госзаказы;
  • системы обращения к органам власти (в том числе для обязательной отчетности перед государственными учреждениями).

ЭЦП – универсальный инструмент для бизнеса

Электронная цифровая подпись намного облегчает жизнь, поскольку позволяет проводить ряд операций, не прибегая к перевозке бумажных документов, а пользуясь электронными каналами связи. Это может быть все что угодно: от подписания договоров до крупных банковских переводов фирмы. При этом подписание бумаг ускоряется не только с партнерами и клиентами, но и внутри компании.

Специальная система шифрования позволяет говорить о серьезной защите ЭЦП. Этот электронный аналог личной подписи, добавляемый к блоку данных, позволяет подтверждать его подлинность получателю.

Кроме того, Электронная цифровая подпись гарантирует конфиденциальность документов и позволяет с точностью устанавливать лицо, отправившее документ. Важно это как в случае подтверждения авторства, так и в случае попытки от оного авторства отказаться (разные же бывают ситуации в бизнесе).

Эта функция также защищает документы от подделки. Иногда для усиления конфиденциальности используется также система шифрования с помощью двух ключей – открытого и закрытого. Электронная цифровая подпись и шифрование сообщений может использоваться как совместно, так и по отдельности, по усмотрению пользователя. Например, приказ директора по организации должен быть подписан ЭЦП для подтверждения его достоверности, но не должен быть зашифрован.

Для шифрования сообщения (возможно, уже подписанного ЭЦП) используется открытый ключ адресата, а полученное зашифрованное сообщение может расшифровать только сам адресат с использованием своего закрытого ключа. Даже отправитель, только что зашифровавший сообщение, не может его расшифровать.

Таким образом, для подписания сообщения используется закрытый ключ отправителя, а для шифрования – открытый ключ получателя. Соответственно, получатель применяет свой закрытый ключ для дешифрования и открытый ключ отправителя для проверки подлинности ЭЦП.

Но как быть уверенным, что ключи используются действительно обладателем подписи? Для открытого ключа дополнительной защитой будет сертификат. Он позволяет удостоверить заключенные в нем данные о владельце и его открытый ключ подписью какого-либо доверенного лица.

Существуют системы сертификатов двух типов: централизованные и децентрализованные.

В децентрализованных системах путем перекрестного подписывания сертификатов знакомых и доверенных людей каждым пользователем строится так называемая сеть доверия. В централизованных системах сертификатов используются центры сертификации, поддерживаемые доверенными организациями.

Центр сертификации формирует закрытый ключ и собственный сертификат, формирует сертификаты конечных пользователей и удостоверяет их аутентичность своей цифровой подписью. Также центр проводит отзыв истекших и компрометированных сертификатов и ведет базы выданных и отозванных сертификатов.

Обратившись в сертификационный центр, можно получить собственный сертификат открытого ключа, сертификат другого пользователя и узнать, какие ключи отозваны.

Закрытый ключ должен хранить как зеницу ока сам пользователь, поэтому мало-мальски вменяемым способом его охраны будет правильный выбор носителя: наиболее защищенный способ хранения закрытого ключа – хранение на смарт-карте. Для того чтобы использовать смарт-карту, пользователю необходимо не только ее иметь, но и ввести PIN-код, то есть получается двухфакторная аутентификация. После этого подписываемый документ или его хэш передается в карту, ее процессор осуществляет подписывание хеша и передает подпись обратно.

В процессе формирования подписи таким способом не происходит копирования закрытого ключа, поэтому все время существует только единственная копия ключа. Кроме того, произвести копирование информации со смарт-карты сложнее, чем с других устройств хранения.

Мы немного углубились в технические детали, кому-то они могут показаться сложными, а кому-то и вовсе ненужными. Ведь несмотря на чрезвычайную сложность самого математического аппарата криптографии с парой ключей, пользоваться ЭЦП предельно просто и в подробностях нет большой необходимости. Достаточно просто вставить в компьютер электронный носитель информации, а остальное компьютер сделает сам.

Подписание документа в мгновение ока

Электронный документ, который не требует хранения в шкафах с папками с документами, изрешеченными дыроколами. Электронный документ, который можно сразу же отправить по назначению. Электронный документ, подлинность которого все еще можно будет подтвердить через многие годы.

5 причин воспользоваться электронной цифровой подписью:

  • значительное сокращение времени, затрачиваемого на оформление сделки и обмен документацией;
  • усовершенствование и удешевление процедуры подготовки, доставки, учета и хранения документов;
  • минимизация финансовых рисков и потерь за счет повышения конфиденциальности информационного обмена;
  • построение корпоративной системы обмена документами;
  • гарантия достоверности документации.


Развитие бизнеса DonAtom

Оценка: 5.0 / 1

avatar