Ваша компания работает достаточно гладко, но вы знаете, что всё могло бы быть лучше. Иногда проект зависает на несколько дней дольше, или встречи, которые когда-то казались продуктивными и полезными, теперь тянутся часами. Может показаться, что колёса крутятся в грязи, и трудно вернуть сцепление.
Как вы можете исправить такие проблемы? Сосредоточившись на повышении эффективности вашего бизнеса. Я попросил членов Совета молодых предпринимателей дать советы о том, как они поддерживают эффективную работу своего бизнеса, что, в свою очередь, помогает им быть более продуктивными.
-
Автоматизируйте любые задачи, которые можете
Будь то отправка платёжных квитанций сотрудникам или отправка квитанций поставщикам, автоматизируйте всё, что можете.
Автоматизация бизнеса – это не просто роскошь; это необходимость в сегодняшней конкурентной среде. Автоматизация монотонных задач экономит время ваших сотрудников и позволяет им выполнять более продуктивные задачи, требующие критического мышления или человеческого участия.
Хотя вначале внедрение автоматизированных процессов может оказаться более дорогим, в долгосрочной перспективе это сократит расходы, а также повысит эффективность бизнеса.
-
Поощряйте сотрудников к личному общению
Отправка быстрого электронного письма или сообщения в чат коллеге может показаться более эффективным способом получения ответа, часто это может иметь противоположный эффект, поскольку последующая переписка может занять больше времени, чем быстрая личная встреча.
Telegram, Skype, Chat и другие онлайн-инструменты для общения всегда полезны, когда вы пытаетесь отправить короткое сообщение своим коллегам. Однако, общение лицом к лицу действительно ускоряет процесс решения проблемы, поиск ответа на вопрос или прояснения чего-то важного.
Как вы можете убедиться, что ваши сотрудники сбалансируют эти два аспекта для достижения оптимальной эффективности? Поощрение сотрудников к открытому разговору друг с другом, когда это необходимо, создаст постоянный поток информации.
В то время как чат и электронная почта имеют своё место, убедившись, что вашим сотрудникам удобно общаться лицом к лицу, вы обеспечите эффективность своего бизнеса, и проблема, которая могла быть решена в пятиминутном разговоре лицом к лицу, не превратится в ветку электронной почты длиной в 20 сообщений.
-
Ограничьте перерывы
Совещание персонала в 9 утра, собрание отдела в 11 утра, обед в полдень – если у ваших сотрудников возникают проблемы с выполнением задач, это может быть результатом постоянных перерывов.
Старайтесь планировать несколько встреч в один и тот же день, а не разбрасывать их по неделе, и выделяйте время в календарях для активной работы. Выделение отрезков времени для непрерывной работы может помочь вашим сотрудникам лучше сосредоточиться и в результате работать более эффективно.
Но, встречи – не единственные нарушители – постоянные оповещения по электронной почте, всплывающие сообщения в чате и уведомления от вашего собственного программного обеспечения для управления проектами могут отвлекать внимание, прерывая рабочий процесс.
-
Проводите ежедневные 10-минутные собрания компании
Хотя встречи обычно считаются необходимостью, они могут доходить до крайности, когда съедают весь рабочий день. Мы рекомендуем более короткие и эффективные встречи, которые охватывают основы всего за 10 минут.
Ежедневная 10-минутная встреча может служить потоком информации, которая держит всех в курсе, включая обзор ключевых показателей эффективности, празднование достижений и выявление возможностей для улучшения.
Это не только хороший способ держать всех сотрудников в курсе любых новых событий в компании, короткие и приятные встречи помогают оптимизировать процесс встреч и сокращают потери времени. Этот процесс позволяет работать эффективно, так как исключаются ненужные встречи.
-
«Однозадачность», чтобы сделать больше
Мы все думаем, что отлично справляемся с многозадачностью; В настоящее время у меня на ноутбуке открыто 11 вкладок – и это скромное число по сравнению с другими днями. Однако считается, что, хотя люди потенциально могут работать в режиме многозадачности, они не обязательно становятся более продуктивными. Вот где в игру вступает идея «однозадачности» (или сосредоточения внимания на одной задаче до её завершения).
«Однозадачность» позволяет делать больше и быстрее, не позволяя проектам «гнить на корню», когда они почти завершены. Легко почувствовать себя продуктивным, когда у вас 10 активных проектов, но, какой в этом смысл, если ничего не выходит в мир.
Сосредоточение внимания на «однозадачности» до тех пор, пока проект не будет завершен, помогает вам выполнять его, а не сокращать количество различных проектов, из-за которых ни один из них никогда не будет завершён.
-
Не поощряйте фразу «Есть минутка?»
Одним из наиболее распространенных и неэффективных способов использования времени и энергии является частое «есть минутка?». Эти короткие встречи являются незапланированными и обычно отвлекают от продуктивности.
Почему эти встречи вредны для эффективности офиса? Реальность такова, что почти ничего важного нельзя сделать за одну минуту, а это означает, что одна минута превращается в 15 или более минут и, в конечном итоге, управлением временем становится ужасно неэффективным.
Вместо этого попробуйте запланировать быстрые встречи с определенным промежутком времени и придерживайтесь темы, которую вам нужно обсудить. Даже простое электронное письмо с вопросом: «Можем ли мы встретиться на 10 минут в 15:00, чтобы обсудить завершение проекта X?» достигает целей, заключающихся в том, чтобы встреча была короткой, запланированной и личной.
-
Придерживайтесь установленного процесса
Если у вас есть проект, который уже находится в стадии реализации, попытка его ускорить может привести к срезанию углов. Если мы попытаемся срезать углы, чтобы ускорить процесс, что-то будет упущено, что придётся исправить позже, что потребует времени и денег. Всё пойдет более гладко, если мы будем придерживаться процесса, с которого начали.
Означает ли это, что никогда нельзя ничего менять? Конечно, нет – это, вероятно, сделало бы большинство наших предыдущих предложений бесполезными! Но, если вы меняете процесс, делайте это намеренно, а не просто по прихоти или потому, что вы отстаёте от графика.
Процессы могут быть изменены, но они должны быть изменены преднамеренно и с уведомлением всей команды после того, как потенциальное изменение будет одобрено.
-
Используйте программное обеспечение для управления задачами
Электронная почта – не идеальный способ общения или совместной работы в команде. Мы используем программное обеспечение для управления задачами, чтобы наше общение и ход работы были в одном месте.
Программное обеспечение для управления задачами для назначенных групп может помочь всем более эффективно работать вместе, отслеживать прогресс и не отвлекаться от задачи. Это избавляет всех от необходимости просматривать электронные письма, а также позволяет более эффективно отслеживать прогресс.
-
Продвигайте культуру открытого общения
Как и в совете номер два, поощряйте своих сотрудников к открытому общению. Но, это выходит за рамки идеи общения лицом к лицу для решения проблем; Ваши сотрудники чувствуют себя комфортно, высказывая свои опасения или давая отзывы о том, как работает ваша компания?
Вы не можете быть везде одновременно, и вы не будете видеть всё. Ваши сотрудники могут определить область вашей компании, которую можно было бы сделать более эффективной, или процесс, который можно было бы упростить. Убедитесь, что им удобно высказывать своё мнение и предлагать отзывы, особенно когда речь идёт о повышении эффективности.
-
Знайте, когда остановиться
Хотя важно сгладить как можно больше недостатков, чтобы помочь вашей компании работать более эффективно, вам также необходимо знать, где провести черту. Не каждый процесс может и должен быть автоматизирован, как и не каждая встреча всегда заканчивается в запланированное время.
Эффективность важна – без вопросов. Но, для стартапов и предпринимателей слишком большое внимание к эффективности может отвлечь от того, что действительно важно для нашего бизнеса: рост.
Важно стремиться к эффективности, но не позволяйте более эффективному ведению бизнеса затмевать другие цели. Путём проб и ошибок, а также получая отзывы от своих сотрудников на протяжении всего процесса, вы сможете отслеживать, что работает, а что нет, и повышать эффективность своего бизнеса, продолжая при этом расти и укреплять свой бизнес.
