Анализ процессов – это способ, с помощью которого компании могут глубже понять системы и задачи, из которых состоит их работа.
Это может кардинально изменить ситуацию в вашей организации, поскольку позволяет:
- Определите возможности повышения эффективности для снижения затрат и ускорения доставки.
- Найти узкие места, дублирующиеся задачи или процессы, которые просто не нужны.
- Оптимизировать любые процессы, которые приводят к плохим результатам.
- Определите области, где можно внедрить автоматизацию.
Другие руководства по анализу бизнес-процессов проведут вас через академические определения и раскроют многочисленные преимущества метода. Если это то, что вам нужно, вы найдете эту информацию достаточно легко.
Здесь мы примем другой подход. В этом руководстве мы сразу перейдем к тому, как вы можете начать анализ процессов в своём бизнесе.
2 шага, прежде чем провести анализ процесса
Прочитайте учебник по бизнес-исследованиям, и вы увидите, что анализ процессов – это один из шагов в более крупной схеме управления бизнес-процессами (BPM). Это область, которая включает в себя непрерывный цикл улучшения и перепроектирования процессов, что помогает компаниям повышать эффективность.
Хотя анализ процесса является отдельным этапом методологии BPM, он невозможен без двух предшествующих шагов: идентификации процесса и обнаружения процесса.
В совокупности эти три этапа позволяют вам глубоко проанализировать ваши текущие процессы, прежде чем приступить к их перепроектированию и внедрению новых.
Следовательно, чтобы начать анализ процесса, вам сначала необходимо сделать следующее:
-
Определить область действия процесса (идентификация процесса)
Первый шаг здесь может показаться очевидным – а именно, вам нужно определить, какие процессы происходят, и выбрать, какие из них вы хотите проанализировать подробно. Однако, на этом этапе всё сложнее, чем может показаться на первый взгляд.
Например, предположим, что вы являетесь производственным предприятием. Вы будете осуществлять ряд различных процессов, включая проектирование продукции, логистику и сборку продукции. Эти процессы являются дискретными, хотя они могут быть тесно взаимосвязаны.
На этапе идентификации процесса вам необходимо чётко составить список этих процессов и оценить их индивидуальную область действия. Где заканчивается один процесс и начинается другой? Каковы входы и выходы конкретного процесса? И какой процесс вы хотите сделать приоритетным для анализа и улучшения?
-
Соберите как можно больше информации об этом процессе (обнаружение процесса)
На втором этапе вы пытаетесь составить карту того, как выбранный вами процесс функционирует прямо сейчас, в деталях (часто это называют процессом «как есть»). Эта карта должна включать заинтересованные стороны и задействованные ресурсы, какие задачи выполняются, как эти задачи соотносятся друг с другом и временную шкалу всего процесса.
Подход, который вы выберете для этого, будет зависеть от конкретного процесса. Например, вам может потребоваться опросить коллег об их ролях. Вы можете обратиться к документации по процессу для получения информации. Или вы можете обнаружить свои процессы в цифровом виде с помощью «интеллектуального анализа задач». Если все процессы выполняются на компьютере, устройство интеллектуального анализа задач может отслеживать ваши действия в реальном времени, чтобы предоставить карту ваших процессов.
В конечном счете, это подробная карта процесса, модель или блок-схема, которую вы хотите разработать на этом этапе.
Теперь, имея на руках карту процесса, пришло время углубиться в детали вашего процесса, чтобы понять, как он работает и где есть возможности для улучшения.
Как проанализировать свои процессы: 4 подхода
Учитывая огромное разнообразие процессов в бизнес-операциях, единой методологии анализа процессов не существует.
Тем не менее, большинство предприятий выиграют от четырёх основных методов анализа. Они помогут вам оценить, как конкретные элементы вашего процесса влияют на вашу организацию и как вы можете улучшить конкретные этапы процесса:
Анализ наблюдения
Когда вы физически выполняете задачу, вы можете не полностью осознавать, насколько эффективно вы её выполняете. Это идея анализа наблюдения. Хотя это низкотехнологичный аналитический метод, он может раскрыть некоторые важные сведения о ваших задачах.
Всё, что нужно, – это понаблюдать за коллегами, чтобы выявить неэффективность их работы, узкие места в их командах и возможности для повышения производительности в их работе.
Анализ добавленной стоимости
Как следует из названия, анализ добавленной стоимости – это способ определить, какие процессы добавляют ценность процессу или его пользователям. В бизнесе коллеги могут продолжать выполнять процесс просто потому, что так всегда делалось. Анализ добавленной стоимости даёт вам возможность задаться вопросом, действительно ли данный процесс стоит того.
Для каждого шага в вашей карте процесса или блок-схеме вы должны спросить, какую ценность добавляет этот шаг. Способствует ли он удовлетворению конечного пользователя? Необходимо ли это для конечного результата процесса? Способствует ли он общим потребностям организации?
Если вы ответили «нет» на все три вопроса, то этот шаг процесса не добавляет ценности, и вы, скорее всего, сможете удалить его из своего процесса.
Анализ разрывов
Анализ разрывов основан на одном вопросе: каков разрыв между желаемым уровнем ценности и ценностью, которая фактически создается вашим процессом? И где вы не дотягиваете? Это важный вопрос, поскольку он помогает вам определить ключевые области для улучшения.
Например, анализ пробелов может показать, что вы используете слишком много ресурсов для получения результата. Он может показать, что вы работаете недостаточно быстро. Он может предупредить вас о том, что где-то в процессе какой-то шаг вызывает сбой.
Чтобы дополнить и расширить этот анализ, вы можете использовать анализ первопричин, который предназначен для оценки основных причин, стоящих за этими препятствиями. Например, почему ваш бизнес работает слишком медленно на определенном этапе? Или почему вы используете слишком много ресурсов?
Прогностический анализ
Анализ разрывов позволяет оценить, где ваши процессы не справляются. Но, если бы вы решили проблемы, которые выявил ваш анализ первопричин, как бы вы улучшили процесс? Например, могли бы вы повысить прибыльность и насколько?
Это информация, которую предоставляет прогностический анализ. Он позволяет вам смоделировать, как будет выглядеть процесс, если вы устраните разрывы в ценности. Например, если бы вы могли автоматизировать некоторые этапы вашего процесса, какой выигрыш в эффективности вы бы получили? Сколько времени это сэкономило бы вам? И какую экономию это позволило бы получить в финансовом плане?
Во всех этих анализах вам следует искать возможности для автоматизации процессов или постоянного совершенствования, способы создания более эффективных рабочих процессов и места, где вы можете сократить расходы.
3 инструмента, которые могут улучшить анализ процессов
Когда дело доходит до анализа процессов, вам не нужно делать это в одиночку. Вместо этого существует ряд инструментов анализа процессов, которые разработаны для того, чтобы облегчить поиск эффективности.
- Программное обеспечение для анализа задач. Как мы уже упоминали выше, анализ задач – это технология, которая отслеживает любые задачи или процессы, которые вы выполняете в цифровой среде. Таким образом, это не поможет, если ваши процессы включают телефонные звонки или живые встречи, например, но это может быть чрезвычайно полезно для вас, чтобы понять, как ваши команды работают онлайн. Проще говоря, программное обеспечение для анализа задач отслеживает ваши задачи и процессы и показывает вам, что можно сделать эффективнее. Например, оно может отмечать возможности для автоматизации или выявлять избыточные шаги по ходу дела.
- Инструменты моделирования процессов. Без инструмента для моделирования ваших процессов и задач вы не продвинетесь далеко на этапе обнаружения процессов. Какой бы тип процесса вы ни анализировали, крайне важно иметь способ визуализировать, как этот процесс работает. Это может быть в форме блок-схемы, карты процесса или диаграммы Ганта. Программное обеспечение для управления рабочими процессами или проектами может быть здесь полезным, поскольку оно обычно оснащено функциями, которые позволяют вам получить видимость ваших рабочих процессов.
- Программное обеспечение для автоматизации. Наконец, если вы определили возможности для повышения эффективности в своих процессах, программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов позволяет вам автоматизировать эти задачи. Обычно всё, что вам нужно сделать, это настроить правила автоматизации, и каждый раз, когда задача соответствует нужным условиям, программное обеспечение автоматически завершит процесс за вас.
Обычно такие программные решения поставляются как отдельные инструменты с определенным функционалом. Но, если вы серьёзно настроены улучшить свои процессы, выберите платформу, которая объединяет эти функции в одном пространстве.
