Если вы перевели свой принтер в режим ожидания, вы захотите взглянуть на него по-новому. Благодаря управляемой печати и зеленой печати ваш бизнес сможет полностью изменить подход ваших сотрудников к печати, а также то, как вы за неё платите.
Вот шесть конкретных примеров, с которых можно начать.
Управляемая печать документов
Помните, когда вам в последний раз приходилось вставлять тонер-картридж в офисный лазерный принтер? А потом вы неожиданно видели ещё один счет за этот самый тонер, и задавались вопросом, куда всё уходит?
Это только один пример того, что может сделать для вас управляемый сервис печати. Если вы никогда не слышали этот термин, подумайте о нём как об очередной эволюции программного обеспечения как услуги (SaaS), исключая печать «как услугу» (PaaS). Функции могут отличаться, но регистрация в в такой службе позволит вам выбрать принтер, подходящий для вашей среды, оплатить подписку и начать печать. Всё, что вам нужно, это бумага. Служба подписки позаботится о расходных материалах для тонера, проблемах с принтером и других проблемах.
Кроме того, большинство услуг печати будут предоставлять следующие три дополнительных преимущества:
- Оценка печати. Большинство организаций не имеют представления о том, каков их процесс печати – кто печатает, что печатает и сколько печатает. Это связано с тем, что большинство офисов состоят не только из двух или трёх стандартных офисных принтеров на этаж, а из множества «теневых принтеров» в виде персональных печатающих устройств, которые пользователи установили на свои столы (либо сами, либо для поддержки какого-то бизнес-процесса). Это может серьёзно увеличить не только стоимость тонера, но и затраты на бумагу, оборудование и ИТ-персонал. Выбирая управляемую службу печати, найдите ту, которая отправит специалиста на место для проверки количества установленных принтеров и изучения их использования. Затем превратите эти знания в рекомендации по правильному количеству и виду принтеров, которые действительно нужны вашей организации.
- Детальное управление: управляемые услуги печати должны предоставлять расширенные функции. Ищите службы, которые не только управляют подключением и работоспособностью принтера, но также отслеживают стоимость и использование. Некоторые могут предоставить детали вплоть до уровня отдельного пользователя. Это не только даёт вам подробную информацию о том, кто печатает больше всего, почему и сколько это стоит, но и позволяет использовать эту информацию (наряду с тем, что вы узнали во время оценки печати), чтобы постоянно корректировать и оптимизировать процесс печати, не платя больше, чем ваша подписка.
- Контроль затрат с упрощенной печатью: самым очевидным преимуществом использования услуги управляемой печати является простота. Все те небольшие головные боли, которые вынуждали вас заниматься снабжением и управлением, теперь решаются поставщиком услуги. Поставщик использует, как правило, передовое и проприетарное программное обеспечение для управления, которое дает широкий контроль, обеспечивая при этом присутствие за пределами площадки за счет использования облака. Но, эта же технология часто имеет дополнительные преимущества, и наиболее примечательным в этом случае является то, что ваши пользователи, скорее всего, будут иметь возможность печатать на любом принтере в вашей подписке, независимо от того, где они находятся – через Интернет. Это не только экономит деньги на факсе, но и обеспечивает дополнительную гибкость, позволяя получать документы именно тому человеку, с которым им нужно связаться, – быстрее и надежнее.
- Повышенная безопасность. Внедрение управляемой печати также означает повышение безопасности, что очень важно. Управляемая печать может помочь с аутентификацией и идентификацией, а также вводит дополнительные практические функции безопасности, такие как PIN-код или IP-фильтрация.
Устойчивая печать документов
Устойчивая печать звучит странно, но принесёт не мало ощутимой пользы для вашего бизнеса. На практике это не только помогает окружающей среде, но и может значительно сэкономить.
Одно «зеленое» решение для печати, которое поможет большинству предприятий, но не сразу приходит на ум, когда вы думаете об экологически чистых объектах, – это многофункциональный принтер или принтер «всё в одном». Переходя к такому устройству, вы не только экономите электроэнергию (одно устройство против как минимум двух, а часто трёх), но также экономите место и расходные материалы. Кроме того, если вы перейдете на такое устройство с помощью службы управляемой печати (описанной выше), вы получите не только новейшие технологии печати, но и новейшие экологические технологии.
Что касается принтеров, это делится на две основные категории потенциальных выгод:
- Сокращение количества тонера и картриджа. За последние несколько лет большинство известных производителей принтеров разработали новые механизмы печати, которые направлены на сокращение использования тонера и чернил, а также на сокращение или даже устранение количества использованных картриджей, которые оказываются на свалках. У Canon и Epson есть экологически чистые линии принтеров без картриджей, в то время как у Brother, HP и Xerox есть программы утилизации картриджей, которые помогут вам легко утилизировать использованные картриджи и уменьшить воздействие на окружающую среду.
- Используйте более умное программное обеспечение. На самом деле, это побочное преимущество оптимизированной для облака стратегии печати. Большинство поставщиков управляемых принтеров предоставляют такие решения, но вы также можете настроить их самостоятельно, если у вас есть какие-то ИТ-решения. Это просто вопрос отображения бизнес-процессов, в которых задействованы принтеры, на максимально возможное количество программного обеспечения, а не на бумагу. Например, вам действительно нужно печатать заказ на поставку для учета? Или было бы столь же эффективно, если не даже более эффективно, надежно и безопасно, чтобы принтер просто генерировал файл, который всегда можно найти в папке облачного хранилища? Затем его можно просто открыть в любом используемом программном обеспечении и оттуда продолжить бизнес-процесс. Эта форма переноса может включать не только облачное хранилище, но и другие приложения, в том числе управление документами, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), планирования ресурсов предприятия (ERP), и даже по электронной почте или через Интернет для совместной работы. Он может полностью устранить устаревшие технологии, особенно факсимильную и копировальную печать, и позволит вам добавить уровень непосредственной организации и защиты данных, который просто не может обеспечить бумага. Он также может легко и безопасно использоваться с мобильных устройств и удаленными сотрудниками, что обычно очень трудно сделать со старыми устройствами.
Печать, может быть, не является той технологией, о которой мы часто слышим, но это не значит, что производители перестали вводить новшества. Если вы по-прежнему используете огромные офисные принтеры, которые испаряют тонер и безжалостно жуют леса, то пришло время поближе познакомиться с тем, что доступно сегодня.
Сядьте с людьми из вашей организации, которые чаще всего используют принтеры, и тщательно продумайте, почему и как используются эти устройства. Затем сопоставьте это с тем, что производители принтеров предлагают сегодня в сочетании с облачными сервисами и SaaS-приложениями для бизнеса. Вы можете быть шокированы тем, насколько эффективнее может работать ваш бизнес, одновременно экономя при этом значительные средства.
