Ниже приведен порядок обмена счетами-фактурами в системе E-Invoicing Сбербанка.
- После создания счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, исправленного счета-фактуры документ приобретает статус «Черновик» и находится в папке «Черновик».
- Далее пользователь может изменить подписанта на маршруте или оставить участников маршрута без изменений. После чего пользователь должен нажать «Отправить».
- После нажатия «Отправить» статус документа меняется с «Черновик» на «На подписании». Тот пользователь, который указан первым в маршруте отправителя, должен зайти в систему. Счет-фактура, который необходимо подписать, находится в папке «На обработку».
- Далее пользователь должен подписать счет-фактуру. Данное действие пользователь может совершить из карточки документа, нажав Подписать или из списочной формы, выделив документ и нажав по иконке подписи.
Примечание: Если маршрут документа на стороне отправителя имеет признак Создатель с обязательностью ЭЦП, то документ может быть подписан из статуса Черновик.
- После подписания счета-фактуры всеми участниками маршрута на стороне Отправителя, статус документа меняется с «На подписании» на «Подготовлен». Документ находится во вкладке «Исходящие».
- После того как отправитель получит от Оператора ЭДО подтверждение даты получения электронного документа, статус счета-фактуры изменится на «Отправлен».
- Далее последний участник с правом подписи на стороне отправителя должен подтвердить получение квитанции «Подтверждения даты получения документа» от Оператора. Для этого пользователь должен войти во вкладку «Квитанции», выделить квитанцию от Оператора и нажать на иконку «Подписать». При подтверждении квитанции в системе формируется и подписывается «Извещение о получении электронного документа».
Для просмотра подписанных квитанций и возможности сохранить квитанции необходимо пройти по ссылке «Документооборот не завершен» в карточке документа.
В карточке «Документооборот» видно, что от оператора получено «Подтверждение даты получения документа», на что отправитель сформировал и подписал «Извещение о получении электронного документа».
- После получения счета-фактуры Оператором от отправителя, Оператор направляет счет-фактуру Получателю.
Для того чтобы первый участник маршрута на стороне получателя смог просмотреть счет-фактуру, ему необходимо подтвердить факт его получения.
Помимо получения счета-фактуры так же необходимо подтвердить получение «Подтверждения даты отправки документа» Оператора. Для этого данному пользователю необходимо войти во вкладку «Квитанции», выделить счет-фактуру и квитанцию Оператора и нажать Подписать.
При подтверждении в системе E-Invoicing формируется и подписывается:
- Извещение о получении электронного документа (счета-фактуры).
- Извещение о получении электронного документа (подтверждения даты отправки документа).
- После подтверждение получения счета-фактуры, документ отображается во вкладке «На обработку». Статус документа на стороне получателя «Получен».
Далее пользователь со стороны получателя должен принять (Шаг 10) или отклонить (Шаг 14) счет-фактуру.
- Нажать на иконку Принять в карточке документа или в списочной форме документов, чтобы принять счет-фактуру. Документ помещается в «Обработанные».
- После того, как отправитель получит от получателя «Извещении о получении электронного документа» Статус на стороне отправителя меняется на «Принят». На стороне отправителя счет-фактура попадает в «Обработанные».
- После подписания получателем квитанции «Извещение о получении подтверждения даты отправки ИОП», документооборот приобретет статус «Завершен», и будет выглядеть следующим образом.
В случае если получатель не отправит уведомление об уточнении, то со стороны отправителя больше не требуется подписания квитанций. О чем свидетельствует сообщение «Документооборот завершен».
- Получатель должен подтвердить получение «Подтверждение даты отправки документ» (Подтверждение даты отправки извещения о получении счета-фактуры). Для этого необходимо во вкладке квитанции выделить данное подтверждение и нажать «Подписать». Тем самым будет сформировано и подписано «Извещение о получении электронного документа» (Извещение о получении подтверждения даты отправки извещения о получении счета-фактуры).
Просмотреть сформированные извещения и полученные от Оператора подтверждения можно в карточке документа, пройдя по ссылке «Документооборот». В случае если получатель согласен с содержанием счета-фактуры, больше подписания квитанций не требуется. Остается только принять саму счет-фактуру.
- В случае если получатель не согласен с содержимым счета-фактуры, ему необходимо в карточке документа нажать «Отклонить» или, выделив документ в списочной форме, нажать на иконку «Отклонить».
Далее необходимо ввести причину отклонения в поле ввода комментария и нажать кнопку Отклонить.
- Когда получатель нажимает Отклонить в системе формируется и подписывается «Уведомление об уточнении», в котором указана причина отклонения, введенная ранее в поле ввода комментария. Данное уведомление можно увидеть в карточке «Документооборот». Статус документа, как у отправителя, так и у получателя меняется на «Отклонен». Счет-фактура у получателя также помещается в «Обработанные».
- Для того чтобы документооборот стал завершен, отправителю необходимо подтвердить получение уведомления об уточнении. Для этого следует во вкладке квитанции выделить полученное уведомление и нажать на иконку Подписать. В системе сформируется и подпишется «Извещение о получении электронного документа» (Извещение о получении уведомления об уточнении).
В Карточке документа, как отправитель, так и получатель могут увидеть, что документооборот завершен.
