Полагаться на бумагу дорого. Во-первых, это стоимость самой бумаги (не говоря уже о её воздействии на окружающую среду), а также требования к физическому хранению этой бумаги.
Вы также должны учитывать, что это снижает эффективность ваших сотрудников и снижает их производительность. Это не только замедляет их работу, но и создаёт большую вероятность ошибки, что увеличивает риск.
Давайте подробнее рассмотрим, почему вашей организации следует рассмотреть возможность перехода на безбумажный документооборот, если вы ещё этого не сделали.
Преимущества перехода на электронные документы
Снижение цены документооборота
Пространство всегда является проблемой для любой организации: затраты на физическое хранилище для большинства представляют собой значительные расходы. От стоимости бумаги до принтеров, компьютерного оборудования, канцелярских товаров, а также расходов на доставку и почту – отказ от бумаги может сэкономить вам удивительную сумму денег, которую вы даже не учли при составлении своего бюджета.
Электронное хранилище является решением. Вы экономите место для хранения и деньги, а также эксплуатационные расходы и трату времени на поиск конкретного документа в запутанных путях архива.
Лучшее сотрудничество и меньше ошибок
Чем меньше людей вам придётся привлекать для управления рабочими процессами, тем меньше вероятность, что вы столкнетесь с человеческой ошибкой. В частности, в случае бумажных процессов риск человеческой ошибки весьма высок; это может варьироваться от неполных форм до неразборчивого почерка.
Какими бы незначительными они ни казались в данный момент (а ошибки можно легко и невинно допустить), эти ошибки могут нарушить ваши рабочие процессы.
Цель состоит в том, чтобы уменьшить количество человеческих ошибок и сосредоточиться на том, как улучшить процесс для достижения более высокой производительности в будущем.
Улучшенная безопасность и соответствие требованиям
Как и при оцифровке любого рабочего процесса, когда вы перемещаете свои документы в безбумажную облачную систему, вы усиливаете меры безопасности от физических угроз.
От кражи до стихийных бедствий, таких как пожар или наводнение, очень легко потерять важные данные, хранящиеся на бумаге. После резервного копирования этих данных вы будете гораздо лучше подготовлены к борьбе с угрозами с помощью вариантов восстановления данных.
Как только вы перейдёте от гор неполных или отсутствующих документов к цифровым бумажным документам, аудит ваших процессов станет намного проще и быстрее. Цифровая запись документов означает повышенную прозрачность и наглядность, что упрощает проверку соблюдения всех необходимых отраслевых и государственных норм.
Шаги по внедрению модели электронного документооборота
Вот основы перехода (и это действительно правильное слово) от бумажных процессов к безбумажным рабочим процессам:
- Установить процедуры управления документами: это фундаментальный элемент, к разработке которого должны быть привлечены основные заинтересованные стороны и который необходимо внедрить до оцифровки.
- Решите, где будут храниться данные: в облаке, на локальных серверах; как исключить сохранение на устройствах сотрудников и в других хранилищах, где они могут быть недоступны и подвержены риску.
- Используйте автоматизацию. Очевидно, что вы собираетесь оцифровать эти процессы, но без решения для автоматизированного рабочего процесса вы обнаружите, что цифровой процесс может быть столь же трудоемким и проблематичным, как и бумажный процесс.
- Создайте резервную копию всех отсканированных документов. Обязательно найдите централизованное безопасное хранилище для этих документов и следуйте цифровой таксономии, которая имеет смысл для организации.
- Информируйте клиентов о политике уничтожения документов. Сообщите им, что бумажные копии остались в прошлом, и сообщите им о вашей политике передачи и хранения этих записей или документов.
Подключите сервис «Документооборот»
- Войдите в интернет-банк СберБизнес и выберите сервис «Документооборот» в меню слева
- Базовая версия сервиса подключится автоматически. Теперь вы можете принимать документы от контрагентов
- Если вам необходимо не только принимать, но и отправлять документы в сервисе, перейдите в раздел «Тарифы» в левом меню и выберите «Дополнительный». Подключив этот тариф, вы также сможете сдавать отчётность в госорганы.
Оформите электронную подпись
Для того, чтобы подписывать электронные документы понадобится электронная цифровая подпись (ЭЦП).
Выпустить ЭЦП для работы в сервисе можно бесплатно и быстро:
- В личном кабинете сервиса «Документооборот» в разделе «Электронная подпись» нажмите «Выпустить» и заполните необходимые данные
- Уведомление о выпуске подписи поступит вам на e-mail в течение 10 минут
Пригласите контрагентов к обмену документами
- Перейдите в раздел «Контрагенты» и откройте вкладку «Запросы» в левом меню и нажмите кнопку «Добавить»
- Вы можете добавить ИНН сразу нескольких компаний и отправить им приглашения к обмену документами за секунду
- Ваши контрагенты получат уведомления о вашем запросе в сервисе «Документооборот» и на e-mail
- Как только контрагент подтвердит ваше приглашение, вы получите уведомление об этом на e-mai
Вы можете обмениваться документами
Загружайте готовый документ (договор, акт и пр.) из вашей учётной системы или создайте его прямо в сервисе (счёт, УПД и пр.).
Отправить документ можно, подписав его с помощью электронной подписи. Ваш контрагент получит его и подпишет. Вы получите уведомление по e-mail о смене статуса документа. Документооборот завершен.
Если вы сформировали счет или счет-фактуру в сервисе, ваш контрагент в один клик создаст черновик платежного поручения, в котором будут указаны все реквизиты счета. Это очень удобно!
