Эффективное управление командой: как повысить производительность

Представьте себе такой сценарий:

Наступает утро понедельника, и команда собирается за столом для совещаний, с нетерпением ожидая брифинга недели. Тамара, руководитель группы, оглядывает комнату и встречает смесь ожидающих и встревоженных лиц. Она знает, что если неделя начнется без четкого направления, к пятнице команда потратит часы на задачи, которые не соответствуют её целям или, что ещё хуже, вообще не достигнет ничего существенного.

Она также знает силу эффективного управления командой. Она помнит время, когда её команда часто теряла цель и тратила больше времени «на тушение пожаров», чем на продвижение вперед. Так было до тех пор, пока она не наткнулась на отчёт, в котором поразительные 37% опрошенных менеджеров считали, что их самая важная роль – не просто назначать задачи или проводить совещания, а следить за тем, чтобы их команда оставалась предельно сосредоточенной на своих целях.

Команды подобны шестеренкам в машине. Когда каждая шестеренка идеально выровнена, машина работает гладко. Но, когда хотя бы одна из них сбита, она может вывести из строя всю систему.

Силу согласованности, постановки четких целей и бесперебойной коммуникации нельзя недооценивать.

В этой статье мы представим план преобразования вашей команды в хорошо отлаженную машину, сосредоточившись на восьми основных стратегиях управления командой. Независимо от того, уводите ли вы свою команду от хаотичных моделей работы или совершенствуете уже эффективный процесс, следующие стратегии управления командой послужат вам компасом.

Готовы сделать каждую неделю победной для своей команды? Давайте нырнём!

Раскрытие искусства управления командой

На обширной арене управления и лидерства управление командой становится изысканным искусством. Это танец баланса, требующий хореографии множества навыков, поведений и понимания.

Давайте пройдёмся по тонкостям того, что это влечет за собой, и по незаменимой роли искусного менеджера команды.

Что представляет собой управление командой

По своей сути, управление командой выходит за рамки простого понятия координации группы людей. Речь идёт о гармонизации различных личностей, каждая из которых имеет свой ритм, в симфонию, которая достигает общих целей. Речь идёт не только о достижении целей, но и о том, чтобы оркестр играл в унисон, где каждый инструмент дополняет другой.

Да, непосредственная ответственность менеджера команды включает в себя организацию задач. Однако, дальновидный менеджер копает глубже, согласовывая команды с более широкими организационными целями. Они понимают, что тонкости современных операций требуют тщательно продуманных структур команд, и они выступают в качестве катализаторов, обеспечивая бесперебойную работу механизмов.

Помимо распределения задач и мониторинга рабочего процесса, в управлении командой есть человеческое измерение. Оно способствует здоровым отношениям, гарантируя, что каждый член не только уважает своих коллег, но и искренне сотрудничает с ними.

Суть выдающегося менеджера команды

Исключительный менеджер оценивается не только по результатам работы его команды, но и по среде, которую он создаёт. Каждый член команды должен иметь кристальную ясность относительно своей роли, горячее желание внести свой вклад в более масштабную миссию и уверенность в том, что его голос находит отклик в повествовании команды.

Вот где в игру вступает сила слушания. Выдающийся менеджер активно слушает, вовлекается и действует на основе обратной связи. Он лидирует спереди, демонстрируя преданность, прозрачность и устойчивость, обеспечивая лобовое столкновение с трудностями и проактивное планирование решений.

Квинтэссенция инструментария: навыки эффективного менеджера команды

Направлять команду к успеху во многом похоже на искусство; оно требует разнообразной палитры навыков. Эффективный менеджер команды не просто владеет одним или двумя, но имеет целый ряд компетенций, как видимых, так и скрытых, которые в сочетании создают шедевр командной работы и производительности

• Активное общение: настоящее общение выходит за рамки устного слова. Речь идёт о том, чтобы сообщения не только достигали членов команды, но и находили в них глубокий отклик. Благодаря активному слушанию менеджер создает среду, в которой каждый чувствует себя услышанным и понятым.
• Эмоциональный интеллект: помимо цифр и таблиц, рабочее место представляет собой динамическую среду, наполненную эмоциями. Эффективный менеджер команды чувствует, понимает и управляет этими эмоциями, обеспечивая разрешение конфликтов и поддержание гармонии.
• Стратегический найм: команда-победитель начинается с её участников. Признание и набор талантов, которые соответствуют духу и целям команды, имеет первостепенное значение. Речь идёт не только о навыках, но и о правильном соответствии коллективу.
• Лидерство, ориентированное на цель: недостаточно просто распределить задачи. Опытный менеджер согласует каждую задачу, большую или маленькую, с общими целями, гарантируя, что каждое усилие приближает команду к её целям.
• Мастерство в делегировании: знание того, когда брать на себя ответственность, а когда доверять членам команды, является тонким навыком. Эффективное делегирование заключается в признании сильных сторон в команде и распределении задач соответствующим образом.
• Проницательность в решении проблем: перед лицом трудностей эффективный менеджер не колеблется, а стоит твердо, направляя команду с помощью решений и стратегий. Это мастерство в решении проблем в лоб гарантирует, что препятствия станут ступеньками к успеху команды.

В сфере динамики команды роль менеджера команды сродни маэстро, направляющему каждого музыканта к созданию гармоничного шедевра. Так что, если вы готовы стать лидером, поймите, что это путь непрерывного обучения, адаптивности и страстной оркестровки.

Эффективные стратегии управления командой

В сегодняшнем динамичном деловом ландшафте способность эффективно управлять командами – это больше, чем просто желаемый навык – это необходимость.

Хорошо управляемая команда может стимулировать инновации, повышать производительность и достигать организационных целей с изяществом. Эффективное управление командой требует гармоничного сочетания различных стратегий, от четкой коммуникации до признания индивидуальных талантов.

Поскольку лидеры ориентируются в сложностях динамики команды, правильные стратегии могут превратить потенциальные проблемы в беспрецедентные возможности для роста.

Ниже приведены некоторые стратегии, которые могут помочь лидерам в воспитании высокопроизводительных команд.

1. Поставьте командные цели

   Лучшее, что вы можете сделать для своей команды, – это указать ей направление, в котором ей следует двигаться вместе.

   В книге Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей» он пишет о формировании привычки начинать, представляя конечную цель. Недостаточно сказать: «Давайте проведём отличный квартал». Вам нужно определить, к какому конечному результату вы стремитесь, и определить необходимые цели и действия, чтобы вы и ваша команда достигли их.

   Структура постановки целей OKR

   В зависимости от того, как работает ваша команда, определите подходящую для вас структуру постановки целей. Такие компании, как Soapbox, GitLab, Google и другие, работают по системе OKR.

   OKR, разработанная Энди Гроувом, бывшим генеральным директором Intel, означает «цели и ключевые результаты». OKR связывает чёткие цели со способами измерения того, как достичь этих целей.

   При создании OKR ставьте сложные, но не обескураживающие цели. Золотая середина – достижение 60–70% от вашей цели. Если вы наберёте меньше, команда не достигнет достаточного результата из того, что могла бы достичь, или цель недостижима. Более высокие баллы означают, что цель, возможно, изначально не была установлена достаточно высоко.

   Создавайте цели совместно с командой

   Определяя, чего вы хотите достичь за определенный период времени (например, квартал, год и т.д.), обязательно определите свои цели совместно с командой.

   Сделав это, вы сможете:

   • Поощрить участие своей команды в принятии ключевых решений.
   • Заставить свою команду нести ответственность за поставленные цели.
   • Получить немедленную обратную связь о том, что команда считает достижимым (а что нет).
   • Включить больше идей о том, как наилучшим образом достичь целей.

   Как лучше всего определить цели с командой?

   Выделите время на следующем совещании по планированию или квартальном совещании по обсуждению целей команды. Поделитесь целями, которые вы поставили перед командой, и дайте слово всем, чтобы они могли поделиться своими мыслями, проблемами и идеями.

   Постоянно пересматривайте свои цели

   После того, как вы установили свои цели, сохраните это как повторяющийся пункт в повестке дня собраний вашей команды. Последовательный обзор ваших целей и прогресса в это время укрепит то, как индивидуальные KPI каждого человека соотносятся с общими целями команды и компании.

   Вместо того чтобы вдаваться в подробности и цифры, на этот раз сосредоточьтесь на:

   • Как вы отслеживаете достижение своих целей.
   • Что вам нужно сделать с настоящего момента и до конца вашего срока, чтобы достичь этих целей.

2. Проводите эффективные и продуктивные совещания

   Учитывая, что большинство менеджеров считают, что самая важная часть их роли – это удержание команды в нужном русле, один из лучших способов сделать это – проводить эффективные, продуктивные совещания.

   Но для многих команд совещания, как правило, оказываются пустой тратой времени каждого, поскольку они проводятся неэффективно.

   Встречи неизбежны. Однако, не все встречи необходимы. Прежде чем двигаться дальше с контрольным списком продуктивных встреч, вам нужно понять, зачем вы встречаетесь и что вы надеетесь получить от этого.

   В книге Энди Гроува «Высокоэффективный менеджмент» он делит совещания на два типа:

   • Встречи, ориентированные на процесс

     Это встречи, которые вы будете проводить чаще. Обычно эти встречи проводятся с целью обмена знаниями в команде. Примерами такого типа встреч могут быть ваши повторяющиеся встречи команды, встречи один на один, ретроспективы и многое другое.

     Каждый, кто участвует в этих встречах, должен знать:

     • Как проходит встреча?
     • Что обычно обсуждается?
     • Какова цель встречи?

   • Встречи, ориентированные на выполнение миссии

     Это более ситуативные встречи. Цель этой встречи – выдать определенный результат, например, принять решение.

     Чтобы эти встречи были успешными:

     • Кто-то должен отвечать за эту встречу и нести ответственность за её результаты.
     • Все участники должны четко понимать цели и задачи встречи.

     В идеальном мире такие встречи происходят редко, поскольку всё, что вы бы затронули на такого рода встречах, было бы рассмотрено на ваших процессно-ориентированных встречах. Однако, по словам Гроува, вы можете ожидать, что процессно-ориентированные встречи займут 80% вопросов и проблем вашей команды. Остальные 20% будут рассмотрены на таких встречах.

   В целом, если вы сможете проводить эффективные совещания, вы сможете лучше координировать работу и создать более сплоченную команду.

   Контрольный список для продуктивного собрания команды

   Если вы не знаете, как улучшить свои совещания, вот 12 вещей, которые вам нужно сделать, чтобы совещания были продуктивными.

   Предварительная встреча:

   • Посещаемость: убедитесь, что все, кому необходимо присутствовать, смогут присутствовать.
   • Поставьте цель встречи: не проводите встречу ради самой встречи.
   • Заранее поделитесь повесткой дня: поощряйте всех вносить свой вклад в повестку дня вашего собрания.
   • Подготовьтесь к встрече: создайте в своей команде прецедент, согласно которому все должны приходить на эти встречи подготовленными к обсуждению вопросов повестки дня.

   В ходе встречи:

   • Устраните все отвлекающие факторы: это может быть так же просто, как отложить ноутбуки и перевести телефоны в беззвучный режим.
   • Следуйте повестке дня: вы создали её не просто так... следуйте ей.
   • Делайте заметки: записывайте, что обсуждалось, какие решения вы приняли и почему вы их приняли.
   • Поощряйте людей высказываться: это особенно актуально для собраний команды. Команда состоит не из одного голоса, а из множества.

   После встречи:

   • Разошлите всем заметки о встрече: сделайте так, чтобы всем было максимально легко получить доступ к заметкам о встрече, чтобы избежать повторяющихся разговоров после её окончания.
   • Назначьте последующие действия по итогам встречи: требуйте от участников отчитываться за то, о чем они договорились во время встречи.
   • Попросите дать обратную связь по встрече: Чувствуют ли люди себя лучше по поводу предстоящей недели? Считают ли они, что встреча была полезным использованием их времени?
   • Проанализируйте обратную связь: если ваша команда говорит вам, что встреча не была хорошим использованием их времени, спросите их, почему. Действуйте в соответствии с полученной обратной связью, чтобы быть более продуктивными на следующей встрече вашей команды.

3. Внедрите стандартные операционные процедуры (SOP)

   Стандартная операционная процедура – это документ, который содержит чёткие указания по выполнению определенной задачи.

   Стандартные операционные процедуры (SOP) содержат четкие указания о том, как команды и отдельные лица должны выполнять определенные процессы.

   Важность стандартных операционных процедур

   Внедрение стандартных операционных процедур в вашей команде даёт множество преимуществ, самым большим из которых является снижение необходимости для менеджеров заниматься микроменеджментом своих команд.

   По словам Терезы А. Дэниел, автора книги «Остановите издевательства на работе», микроменеджмент «подавляя дух и мотивацию даже самых талантливых и целеустремленных сотрудников». Микроменеджмент может быстро привести к выгоранию или, что ещё хуже, добровольной текучести кадров.

   Хотя есть много способов научить микроменеджера расслабиться, отличным началом будет внедрение стандартных операционных процедур для вашей команды.

   Вот почему:

   Систематизируйте процессы, чтобы менеджерам могли сделать «шаг назад»

   Когда команды способны документировать и выстраивать процессы, это позволяет всем двигаться сплоченно. Ваша команда сократит время и усилия (и ошибки), которые могут возникнуть, когда что-то делаешь впервые.

   Благодаря систематизированному процессу менеджеры могут сделать шаг назад от участия в каждом этапе планирования и выполнения задач.

   Позволяет всем быть на одной волне (и быть подотчетными)

   Поскольку всё документируется в одном месте, сотрудники более ответственно относятся к соблюдению передовых практик и внутренних процессов.

   Однако, при построении SOP это не должно быть подходом сверху вниз. Вместо этого привлекайте все соответствующие заинтересованные стороны и лиц, которые обладают знаниями, необходимыми для построения процесса, который наилучшим образом отвечает интересам производительности команды и организации в целом.

   Примеры использования стандартных операционных процедур

   Существует множество вариантов использования SOP. Давайте рассмотрим некоторые варианты использования, чтобы дать вам лучшее представление о том, как внедрить и использовать их в вашей команде.

   Обучение и адаптация сотрудников

   Исследование Harvard Business Review показало, что почти 33% новых сотрудников ищут новую работу в течение первых 6 месяцев; большая часть этой текучести кадров обусловлена плохим опытом адаптации или отсутствием надлежащего обучения сотрудников.

   Стандартные операционные процедуры позволяют вашей команде гарантировать, что каждый новый человек, присоединяющийся к вашей организации, настроен на успех с первого дня, стандартизируя шаги, которые следует предпринять для надлежащей адаптации и обучения новых сотрудников.

   Поддержание бизнес-знаний

   Текучесть кадров неизбежна (и это нормально). Независимо от того, увольняются ли люди, получают ли они повышение или выходят на пенсию, люди в какой-то момент будут уходить.

   Вот почему вам нужно сделать так, чтобы людям, которые берут на себя эти обязанности, было максимально просто и беспроблемно иметь всю необходимую информацию, необходимую для продолжения работы с того места, где остановился предыдущий сотрудник.

   Как написать стандартную операционную процедуру

   При создании стандартных рабочих процедур следует помнить о нескольких вещах.

   • Определите свои цели: Зачем вы создаёте этот документ? Что должен получить конечный пользователь от прочтения этого документа?
   • Привлекайте заинтересованные стороны: Кто должен быть вовлечен в создание этого документа? Это должно быть совместным усилием. Подход сверху вниз, исключающий тех самых людей, которые фактически будут проходить через движения определенного процесса, не будет работать.
   • Определите, какую информацию следует включить (и как её представить): Если SOP больше подавляет, чем полезен, он – бесполезен. При создании SOP пишите его так, как будто вы делитесь им с кем-то, кто совершенно новый в организации.
   • Напишите его и дайте нескольким людям просмотреть его: это когда вы фактически реализуете все эти обсуждения и планирование. Но, прежде чем вы выпустите свой SOP на свободу, дайте нескольким людям прочитать документ и предоставить вам обратную связь.
   • Продолжайте улучшать и итерировать свой процесс: ваша команда, организация и отрасль будут развиваться со временем. Возможно, в ваш технологический стек будет добавлен новый инструмент, который сможет автоматизировать определенные процессы. Суть в том, что со временем всё будет меняться, и ваши стандартные операционные процедуры должны развиваться вместе с этими изменениями. Это гарантирует, что ваша команда продолжит работать эффективно.

   Когда ваша команда выработает привычку вести документацию по знаниям, это гарантирует, что полученные ими знания, опыт и знания по-прежнему будут доступны другим сотрудникам организации.

4. Сделайте управление документами простым и бесперебойным

   Нет ничего более утомительного, чем сортировка неорганизованных данных:

   • 86% опрошенных сотрудников сталкиваются с трудностями при поиске определенных офисных файлов.
   • 46% утверждают, что поиск офисных файлов – сложная и отнимающая много времени задача.
   • 83%, в конечном итоге, пересоздают существующий документ, поскольку не смогли найти оригинал.
   • 65% считают, что им сложно проверять, утверждать и иным образом использовать офисные файлы и документы.

   Базы знаний помогают свести эти разочарования к минимуму.

   Что такое база знаний?

   База знаний – это централизованное пространство, где хранится, организуется и распространяется информация.

   При внутреннем создании база знаний создаётся с целью упрощения совместной работы внутри организации. Она делает информацию внутри компании более доступной (и, таким образом, помогает сделать команды более продуктивными).

   Как база знаний может повысить производительность вашей команды

   39% опрошенных сотрудников считают, что люди в их собственной организации недостаточно сотрудничают. Основной причиной этого является разрозненность на рабочем месте. Когда информация не распределяется между командами (особенно между теми, кто сотрудничает друг с другом), становится сложнее выполнять работу быстро. Это создаёт препятствия, а не подпитывает производительность.

   Фактически, отчет McKinsey показал, что среднестатистический работник тратит почти 20% своего рабочего времени на поиск релевантной внутренней информации или на просьбы к коллегам дать ответы. Это означает, что по крайней мере один полный день в неделю каждый работник тратит на поиск информации. Кроме того, McKinsey также обнаружил, что доступная для поиска запись знаний (база знаний) может сократить время, которое сотрудники тратят на поиск информации.

   Оказывается, когда у вас есть база знаний, у вас достаточно времени в неделе, чтобы всё сделать.

   Коммуникация должна осуществляться по кратчайшему пути, необходимому для выполнения работы, а не через «цепочку команд». Будь то иерархия сверху вниз или команды, «удерживающие информацию в заложниках», когда вы затрудняете людям доступ к информации, вы убиваете производительность.

   Если вы ещё этого не сделали, начните формировать свою базу знаний, и вы увидите, как повысится ваш общий уровень производительности.

5. Используйте правильные технологии: программное обеспечение для управления командой

   Говоря о формировании вашей базы знаний, наличие правильных приложений для управления командой может действительно помочь, когда речь идёт об:

   • Устранении разрозненности;
   • Поддержании ответственности, сотрудничества и продуктивности команды;
   • Предоставлении каждому члену вашей команды инструментов, необходимых для достижения успеха.

   Фактически, 49% миллениалов используют социальные инструменты для совместной работы на рабочем месте, 40% из них заплатили бы из своего кармана за социальные инструменты для повышения эффективности. Очевидно, что существует потребность и спрос на внедрение таких инструментов в вашей команде.

6. Поощряйте постоянное профессиональное развитие

   Когда мы думаем о краеугольном камне процветающей команды, непрерывное профессиональное развитие сотрудников часто оказывается на первом месте. Помогая членам команды развиваться и развивать свои навыки, выигрывает не только отдельный человек, но и вся организация. Возьмите лист из книги бестселлера Кэрол Дуэк «Мышление: новая психология успеха». Она подчеркивает ценность мышления роста, где проблемы превращаются в возможности для постоянного обучения.

   • Обучение и семинары: Рассмотрите подходы таких гигантов, как IBM, Microsoft и Deloitte. Эти компании направляют ресурсы на обучение, видя чёткую связь между повышением квалификации и повышением производительности.
   • Обратная связь: Это больше, чем просто слова; это основа. Регулярное взаимодействие, обзоры производительности или простые личные встречи могут высветить области, готовые к росту.

7. Развивайте позитивную культуру в команде

   Каждая команда действует в контексте своей культуры, которая может стать решающим фактором для многих проектов и целей.

   В книге Дэниела Х. Пинка «Что на самом деле на мотивирует» он подчеркивает роль цели, автономии и мастерства в мотивации людей. Когда команда верит в цель своей работы, чувствует, что у нее есть автономия для принятия решений и есть путь к мастерству или личностному росту, коллективный моральный дух и производительность взлетают.

   Вот несколько вещей, которые можно сделать для улучшения командной культуры:

   • Организация мероприятий по сплочению коллектива, вылазок или выездов может создать более крепкую связь между членами команды. Это не просто развлечение: команды, которые понимают и доверяют друг другу, могут работать вместе более эффективно и более гладко разрешать конфликты.
   • Признание и празднование небольших побед может обеспечить постоянный поток мотивации для вашей команды. Это может быть что-то простое, вроде похвалы на собрании или небольшого командного обеда. Когда члены команды чувствуют, что их усилия признаны, они более склонны прилагать дополнительные усилия.

8. Примите гибкость в работе

   В эпоху глобализации традиционная модель «с 9 до 5» не просто устарела, она является ограничительной. Такие бренды, как Buffer, показывают, что удаленная работа заключается не в том, чтобы быть удаленным, а в том, чтобы быть гибким.

   Это признание того, что пиковая производительность не всегда совпадает с обычными часами. Оснастите свою команду лучшими инструментами, чтобы гарантировать, что где бы они ни были, эффективность будет следовать за ними.

Подведение итогов

Вы можете многое изменить и улучшить, чтобы повысить производительность своей команды.

Начните с определения вашего пункта назначения и продолжайте совершенствовать то, как ваша команда туда добирается. Это будет иметь решающее значение для продуктивной команды.