Вы хотите отправиться в путешествие. Вы знаете, что вам нужно будет продумать все детали – маршрут, пит-стопы, размещение и все остальные тонкости предстоящей поездки.
Но, сначала вам нужно ответить на несколько более важных вопросов. Куда вы хотите отправиться? Почему это идеальное место для вас? Знаете ли вы, когда поедете? И как вы думаете, у вас достаточно времени и денег, чтобы добраться туда?
Если применить эту же концепцию к управлению проектами, а не к веселому времяпрепровождению, то это то, что известно как инициация проекта – самая первая из пяти фаз управления проектами.
Хотите узнать больше о том, что происходит на начальном этапе управления проектами и как вы и ваша команда можете извлечь из этого максимальную пользу? В этом руководстве вы найдете всё, что вам нужно знать об этой важной (но часто упускаемой из виду или недооцениваемой) части процесса.
Что такое инициация проекта
Как и многие элементы в управлении проектами, инициация проекта может означать разные вещи для разных организаций. Самый простой и широкий способ думать об этом таков: процесс инициации проекта – это всё, что происходит до одобрения проекта и до начала детального планирования.
Обычно на этом этапе спонсор проекта (вместе с менеджером проекта) проясняет три важных момента: цель проекта, область действия и ограничения. Затем они используют эту информацию для подготовки устава проекта, который должен быть рассмотрен и, в идеале, одобрен заинтересованными сторонами проекта.
После этого начинается этап планирования проекта, на котором более подробно излагаются сроки, бюджеты и другие моменты.
Инициирование проекта и планирование проекта: в чём разница?
Этот краткий обзор, вероятно, уже дал вам представление о разнице между инициированием проекта и планированием проекта.
Хотя инициацию и планирование часто путают и ошибочно используют как взаимозаменяемые, это два отдельных хронологических этапа управления проектами.
Это первые два этапа из пяти, которые включают:
- Инициирование
- Планирование
- Выполнение
- Контроль
- Закрытие
Итак, инициация предшествует планированию. Она часто фокусируется на более широком обосновании проекта – представьте себе это как «питч» перед одобрением проекта. Как только это происходит, фаза планирования заключается в фиксировании всех мелких деталей, чтобы работа могла начаться.
Продолжая наш пример с автопутешествием, начальная фаза управления проектом направлена на получение общего представления о том, сколько у вас времени и денег, кто поедет с вами и, что самое важное, куда вы собираетесь отправиться. Фаза планирования – это когда вы составляете карту маршрута, определяете остановочные пункты, бронируете отели и многое другое.
Почему важен этап инициации проекта
Когда вы горите желанием запустить свой проект, возникает соблазн пропустить инициацию и сразу перейти к планированию и выполнению. Однако, посвятить некоторое время фазе инициации проекта важно по нескольким причинам.
Вот несколько основных преимуществ инициации проекта:
Докажите ценность проекта
Когда проект становится сложным, люди начинают причитать: «В чём смысл? Стоит ли оно того?» На начальном этапе ваша главная цель – составить экономическое обоснование проекта, четко обозначить не только суть проекта, но и его важность.
Чего он, в конечном итоге, поможет вам достичь? Ясность в отношении ценности проекта с самого начала объединяет всех вокруг общей цели, а также не позволяет людям списывать его со счетов как бессмысленное или тривиальное упражнение, когда дела идут плохо. Они знают, ради чего стоит продолжать.
Понять осуществимость проекта
Существует большая разница между сложным проектом и невозможным проектом. Когда вы сглаживаете границы и цели во время инициации проекта, вам также необходимо определить и понять свои ограничения.
Это не означает, что нужно проделать дыры в вашем проекте и отговорить вас от начала работы. Цель – помочь вам определить, является ли ваш проект реалистичным. Можете ли вы разумно завершить этот проект с имеющимся у вас временем, бюджетом, оборудованием и другими ресурсами? Действительно ли объём работ управляем в рамках этих ограничений?
Задавая себе сложные вопросы на этом самом первом этапе, вы сможете заранее минимизировать разочарование в дальнейшем – и, что, возможно, ещё важнее, не обречь всю свою команду на неудачу и разочарование.
Выравнивание ожиданий на ранней стадии
Проекты часто могут ощущаться как большие игры в перетягивание каната. Несмотря на то, что люди, команды и заинтересованные стороны должны работать над достижением общей цели, у них часто есть разные восприятия, ожидания и даже мотивы, которые влияют на их вклад в проект.
Это ещё одно важное преимущество тщательной инициации проекта: она обеспечивает единое понимание того, что подразумевает проект, какие преимущества он даёт бизнесу и кто участвует в его реализации.
Хотя это может показаться очевидными элементами, их прямое указание (и включение их непосредственно в устав проекта) подтверждает, что все находятся на одной волне – ещё до того, как они приступят к выполнению одной задачи.
Получите поддержку заинтересованных сторон заранее
Вы, вероятно, были частью проекта, где всё казалось чрезвычайным. В последний момент кто-то подходил к руководителю отдела и просил, может ли он выделить немного времени и ресурсов на этот проект – и может ли он сделать это на этой неделе.
Это не только приводит к лихорадочной суете, но и порождает обиду и разочарование. Эти эмоции могут подорвать чувство сотрудничества и командной работы, не только для этого проекта, но и для всех будущих проектов, которые вам, возможно, придётся завершить вместе.
При продуманном начале проекта и составлении его устава заинтересованные стороны должны быть вовлечены в процесс с самого начала, что позволит избежать всех этих запросов в последнюю минуту и раздраженных обвинений: «Почему я не знал об этом раньше?».
Как успешно пройти этап инициации проекта
Одной из самых больших проблем при инициировании проекта является то, что слишком велик соблазн полностью пропустить этап инициирования и сразу же осторожно перейти к планированию проекта.
Помните, что на этапе инициации проекта вам не нужно вникать в мельчайшие детали проекта. Если вы обнаружите, что создаёте временные рамки, определяете вехи или назначаете задачи, вы заходите слишком далеко.
Думайте об инициации почти как о предложении проекта – обзоре вашего проекта на высоком уровне, чтобы вы могли получить одобрение, прежде чем двигаться дальше.
С этой точки зрения вот шаги, которые нужно предпринять, чтобы сделать фазу инициации вашего проекта максимально эффективной.
-
Определите «зачем» для вашего проекта
Ваш первый шаг при запуске проекта – выяснить, почему он существует. Почему его вообще стоит делать? Какова конечная цель?
Чтобы всё было просто и понятно, попробуйте ответить на эти три вопроса:
- Каковы цели этого проекта?
- Почему сейчас?
- Какие преимущества это даст для вашего бизнеса?
Если это проект, который уже был реализован ранее (или похож на тот, который был реализован ранее), вы, возможно, уже разработали экономическое обоснование для проекта – и вы можете свободно использовать его повторно и перепрофилировать.
Однако, если бизнес-кейс ещё не существует, пришло время его создать. Он поможет прояснить обоснование проекта, что является важным контекстом, который нужно иметь при составлении устава проекта и обращении к заинтересованным сторонам за одобрением.
-
Создайте устав своего проекта
Одной из самых важных частей фазы инициации проекта является создание устава вашего проекта. Вы также можете услышать, что это называется документом инициации вашего проекта.
Устав проекта – это очень краткий документ, который описывает и предлагает ключевые элементы вашего проекта, включая цели, область действия, ключевых заинтересованных лиц и ресурсы. Это почти как дорожная карта вашего проекта, закладывающая прочную основу для успеха.
Существует некоторая гибкость в отношении того, что именно вам следует включить в устав вашего проекта. Независимо от деталей, стремитесь сделать его достаточно кратким – помните, что это ваш первоначальный план или предложение, а не подробный план проекта. Он должен давать достаточно информации для заинтересованных сторон, чтобы задавать вопросы и выдавать одобрения, но не быть настолько подробным, чтобы вы и ваша команда работали над ним, как над комплексным планом проекта.
Вот несколько основных моментов, которые вы обязательно должны перечислить в своем документе:
- Основная информация: сюда входит название проекта, краткое описание проекта, спонсор и менеджер проекта, дата начала и место для подписи спонсора проекта после официального утверждения устава.
- Результаты: это рабочие продукты, поставляемые в указанную дату и в состоянии, согласованном заинтересованными сторонами.
- Ценность бизнеса: здесь в игру вступает этап определения вашего «зачем». Бизнес-кейс определяет преимущества проекта, что полезно как для объединения команды, так и для обоснования стоимости проекта.
- Заинтересованные стороны: здесь вы проясняете, кто участвует в проекте. Это не просто люди, вовлеченные в фактическую работу над проектом, но все, на кого завершение этого проекта повлияет каким-то значимым образом – и, как следствие, кто заслуживает того, чтобы иметь какое-то право голоса в этом процессе.
- Область действия: здесь вы точно определяете, что включено в проект, а что нет. Помните, что это может обсуждаться и согласовываться заинтересованными сторонами до того, как вы получите окончательное одобрение.
- Ограничения: это ограничения вашего проекта – параметры, в рамках которых вам нужно работать. Они могут включать стоимость, человеческие ресурсы, временные ограничения, качество или даже потенциальную окупаемость инвестиций.
- Риски: их легко спутать с ограничениями. Однако, это не те границы, о которых вам нужно знать. Скорее, это неожиданные события или угрозы, которые могут повлиять на людей, процессы, технологии и ресурсы, задействованные в проекте. Они могут задержать завершение проекта или даже полностью его сорвать.
Кажется, что нужно охватить много, но для каждого из них достаточно одного предложения или пары пунктов. Поскольку вы создаёте устав проекта ещё до того, как у вас есть официальное одобрение для начала проекта, вы не нужно тратить кучу времени на подробный и тщательный документ, который всё ещё может претерпеть столько изменений.
Сэкономьте себе немного времени, создав краткий первоначальный устав. Затем вы сможете двигаться дальше с более полным планом проекта, как только будете уверены, что проект готов к запуску.
-
Поймите основных заинтересованных лиц
Начало проекта требует мозгового штурма для определения того, кто будет основным заинтересованным лицом, что приводит к утомительной одиннадцатичасовой суете за получением предложений и одобрений.
Хотя полный список тех, на кого влияет или кто участвует в проекте, может появиться позже, на этапе инициации вы должны определить и согласовать основных заинтересованных лиц – людей, чьи решения будут существенно влиять на проект в течение его жизненного цикла. Это могут быть владельцы бизнес-процессов и ключевые руководители, а также любые другие лица, принимающие важные решения.
Однако, нужно не просто записать всех заинтересованных лиц в текущий список в уставе проекта. Всегда есть некая иерархия, о которой нужно знать, поэтому постарайтесь использовать структуру, чтобы навести порядок в хаосе.
RACI и DACI – две популярные структуры для категоризации заинтересованных лиц и членов команды.
Матрица распределения ответственности (часто называемая диаграммой RACI) подробно описывает, кто:
- Ответственные: люди, которые фактически выполняют работу.
- Подотчетен: лицо, обеспечивающее выполнение работы.
- Осведомленные: люди, чей вклад необходим для завершения работы.
- Информированные: люди, которые получают обновления статуса работы
Структура DACI весьма похожа и определяет, кто является:
- Руководителем: человек, который руководит проектом – обычно владелец проекта или менеджер проекта.
- Утверждающий: человек, который имеет последнее слово относительно деталей проекта.
- Авторы: люди, которые выполняют работу над проектом и предоставляют навыки, вклад и опыт.
- Информированные: люди, которые в курсе событий проекта, даже если они не играют активной роли.
Получение такого уровня ясности для заинтересованных сторон на этапе инициирования проекта может помочь сэкономить время и внести ясность. У всех будет общее понимание своих ролей и обязанностей, поэтому не придётся тратить время и энергию на поиск людей для одобрения или ввода, когда это нужно.
-
Проанализируйте свои ресурсы
Одним из больших преимуществ этапа инициирования проекта является подтверждение осуществимости проекта – и большая часть этого зависит от ваших ресурсов. Проводя исследования осуществимости, вы можете определить, возможно ли успешно завершить проект с учетом имеющихся ресурсов.
Например, если вы оцениваете стоимость проекта в 2 500 000 рублей, но в годовом бюджете осталось только 800 000, вы знаете, что вам нужно скорректировать объём, сдвинуть сроки или обеспечить больше бюджета в другом месте. Аналогично, если вы планируете завершить проект в первом квартале, но ИТ-команда, которая вам нужна, забронирована до 3-его квартала, нужно внести больше корректировок.
Опять же, вам пока не нужно продвигаться вперед с детальным планированием ресурсов. Скорее, ваша цель здесь – определить основные ресурсы, которые вам понадобятся для успешного завершения проекта. Убедитесь, что у вас и ваших заинтересованных сторон есть отправная точка, пока вы проходите через обзоры, переговоры и окончательное утверждение устава проекта.
-
Представьте свой проект и (надеюсь) получите одобрение
У вас на руках есть готовый устав, и вы почти прошли фазу инициации проекта. Но, прежде чем перейти к планированию, вам нужно еще одно: одобрение.
Если вы уже классифицировали заинтересованных лиц своего проекта, используя упомянутые выше структуры, то у вас, вероятно, есть четкое представление о том, кого следует убедить для окончательного утверждения устава проекта – в большинстве случаев утверждающим лицом является спонсор проекта.
Однако, может быть полезно собрать других заинтересованных лиц для рассмотрения устава, даже если они не те, кому нужно предоставить подпись. Этот процесс утверждения не всегда шаблонен и однообразен, и наличие вклада многочисленных заинтересованных лиц даёт вам возможность получить обратную связь и внести стратегические коррективы – прежде чем кто-то засучит рукава и начнёт добиваться прогресса в фактических результатах проекта.
Опять же, это ещё один шаг процесса, который может показаться достойным стона или даже ненужным в пылу момента. Но, он может избавить от множества проблем и недопонимания в дальнейшем.
Как только все заинтересованные стороны согласятся одобрить ваш устав проекта, ваш спонсор проекта подпишет и поставит дату на уставе. Затем вы будете готовы перейти к следующим этапам процесса: планированию и реализации вашего проекта, при этом придерживаясь вашего первоначального устава.
Когда большинство людей думают о проекте, они думают о фактической работе, которая требуется для получения результатов. Но, вы знаете, что это гораздо больше – и вам нужно вложить немалые усилия в стратегию, планирование и активизацию вашей команды, прежде чем вы прикоснетесь к одной-единственной задаче проекта.
Когда дело доходит до управления проектами, большинство людей сосредотачиваются на качественном завершении. Но, этого не достичь без продуманного начала. Инвестируя в фазу инициации управления проектами (и каждую последующую фазу), вы облегчаете всем членам вашей проектной команды и заинтересованным сторонам совместную работу на протяжении всего жизненного цикла проекта.
В конце концов, любое путешествие на автомобиле становится гораздо более полезным и приятным, когда все согласны с тем, куда следует отправиться.
