Как план действий помогает достигать проектных целей в бизнесе

План действий – это подробный контрольный список задач и ресурсов, необходимых для завершения проекта или достижения цели. Вы можете думать об этом как о визуальном обратном отсчете времени до завершения проекта или разбивке списка задач, необходимых для достижения желаемых результатов.

Наиболее существенное различие между планами действий и списками дел заключается в том, что планы действий ориентированы на достижение конкретной цели. Напротив, списки дел являются постоянными и включают задачи для разных целей и проектов.

Понимая это различие, становится ясно, что планы действий являются мощными инструментами для постановки целей и выполнения проектов. Они помогают командам управлять необходимыми ресурсами, придерживаться графиков и отслеживать прогресс в достижении конкретных целей и проектных инициатив.

В этой статье мы рассмотрим цели планов действий, ключевые шаги, которые обычно в них входят, как вы можете использовать планы действий для управления вашим проектом, а также пошаговые инструкции о том, как составить их самостоятельно.

Какова цель плана действий

План действий помогает упорядочить задачи проекта последовательно и своевременно для достижения цели. Руководители проектов и отдельные лица могут использовать планы действий для достижения своих рабочих и личных целей проекта.

Разработка плана действий уточняет цели, которые необходимо достичь, команды и поставщиков услуг, которых нужно привлечь, а также задачи, зависимости, этапы и ресурсы, необходимые для завершения проекта.

Работа с планом действий гарантирует, что вы выполните все задачи и требования в соответствии с ожидаемыми стандартами проекта. Разрабатывая план действий, вы определяете все критические пути и зависимости.

Имейте в виду, что разработанный план действий не является высеченным в камне, поскольку среда, в которой реализуются проекты, часто подвержена изменениям. Внешние факторы, такие как рыночные условия, экономические влияния, технологические достижения или сбои, нормативные требования и непредвиденные события, могут повлиять на выполнение любого плана. Динамический документ обеспечивает гибкость и адаптируемость, поэтому вы можете корректировать свои стратегии в соответствии с меняющимися обстоятельствами.

Почему планы действий важны в управлении проектами

План действий в управлении проектами – это быстрый и простой способ поддерживать проекты в нужном русле. Создание плана действий означает, что вы можете быстро наметить необходимые вам ресурсы и требования и наметить график выполнения задач.

Вот несколько преимуществ использования стратегического плана действий в управлении проектами:

• Они просты и легки в настройке: помогают поддерживать эффективность работы, не отнимая много времени.
• Они наводят порядок в сознании менеджеров, предоставляя основу для структурирования новых проектов в разумном порядке.
• Они уточняют цели проекта и достигают консенсуса относительно того, как следует выполнять работу.
• Они подготавливают вас к предсказуемым и предотвратимым задачам и направляют ваши ресурсы на достижение основных целей проекта.
• Они максимизируют личную и командную продуктивность и распределение ресурсов.
• Они уменьшают вероятность забыть выполнить задачу в проекте.
• Они создают целенаправленный рабочий процесс, поэтому вы знаете, над чем работать на протяжении всего проекта.
• Они позволяют отслеживать прогресс, вычеркивая задачи из плана действий по мере их выполнения.

План действий и план проекта

Планы действий не следует путать с планами проектов. В обоих перечислены задачи, ресурсы и сроки, необходимые для достижения желаемой цели, но планы проектов идут глубже и включают такие детали, как этапы в чрезвычайных ситуациях, стратегии снижения рисков, критерии оценки качества и графики общения с заинтересованными сторонами. Напротив, планы действий просто перечисляют задачи, ресурсы и сроки, необходимые для достижения цели.

Подумайте об этом так: для больших, сложных или долгосрочных проектов вы сначала создаёте план проекта. После того как план проекта готов, план действий поможет вам подробно описать шаги и порядок распределения ресурсов, совместного использования и выполнения задач, а также установления сроков.

Таким образом, планы действий и планы проектов различаются следующим образом:

• Сложность: планы действий проще, чем планы проектов. Они сосредотачиваются исключительно на задачах, ресурсах и сроках, необходимых для достижения цели. Планы проекта включают дополнительные разделы, посвященные другим мерам, стандартам и процедурам завершения проекта.
• Продолжительность: планы действий ориентированы на конкретные краткосрочные цели. Это могут быть отдельные цели или часть более крупного проекта. Планы проектов более всеобъемлющие и охватывают долгосрочные цели, выполнение которых может занять месяцы или годы.
• Поток: планы действий линейны, одна задача следует за другой, пока цель не будет достигнута. Планы проекта могут состоять из нескольких этапов, например, планирования, выполнения, мониторинга, контроля и анализа, причем каждый этап содержит свои отдельные задачи и результаты.

Компоненты плана действий

Давайте рассмотрим основные компоненты плана действий:

1. Цели плана действий служат основным руководством для плана действий, определяя и сообщая, чего план стремится достичь.
2. Шаги плана действий составляют основу плана действий. Они подробно описывают важнейшие цели и устанавливают вехи, которые необходимо выполнить для достижения цели. Эти шаги делят цель или проект на управляемые части и обеспечивают основу для определения задач (элементов действий), распределения ресурсов и определения сроков.
3. Пункты плана действий – это мельчайшие детали плана действий –— фактические задачи, которые необходимо выполнить. Каждый пункт плана действий должен быть четко определён, осуществим и понятен вовлеченной команде.
4. Временная шкала плана действий отображает график плана от начала до конца. Это крайне важно для формирования ожиданий, отслеживания прогресса и производительности, а также обеспечения соблюдения графика проекта.
5. Ресурсная часть плана действий указывает на ресурсы, необходимые для выполнения плана, например, рабочая сила, время, инструменты и средства. Определение ресурсов плана действий перед тем, как приступить к его выполнению, помогает гарантировать, что задачи не будут задерживаться или скомпрометированы из-за ограничений ресурсов.
6. Матрица плана действий обеспечивает структурированную схему стратегического планирования задач. Она служит дорожной картой и помогает классифицировать ваши действия и задачи на основе приоритета, статуса и распределения ресурсов. Такое согласование помогает выявить любые зависимости или потенциальные узкие места.
7. Отчёт о плане действий представляет собой обзор прогресса, достигнутого в выполнении плана действий. Он включает в себя такие детали, как выполненные задачи, затраченное время, понесенные затраты, использованные ресурсы и любые отклонения от плана.
8. Назначения: каждая задача должна быть назначена человеку, команде или группе. Чёткое распределение ответственности имеет решающее значение для подотчетности и успешного выполнения любого плана действий.

Каковы ключевые этапы плана действий

Основная цель плана действий – убедиться, что вы не упускаете из виду важные задачи и этапы вашего проекта. В своей простейшей форме разработка эффективного плана действий включает в себя составление списка задач, которые необходимо выполнить, и определение их приоритетности.

Разрабатывая план действий, вы решаете, какие задачи вы можете делегировать, передать на аутсорсинг или отложить.

Приведенные ниже шаги показывают, как написать продуманный план действий, который увеличит ваши шансы на успех.

1. Определите свою цель

   Четко определите, чего вы хотите достичь с помощью своего проекта. Определите план действий с точки зрения того, где вы находитесь и где вы хотите быть.

   Если у вас есть альтернативные методы достижения цели, оцените свою ситуацию и определите наилучшие шансы на успех в зависимости от ваших ресурсов.

2. Составьте список задач

   Определив цель, составьте список задач и действий, которые необходимо выполнить для её достижения. Затем упорядочите их последовательно, добавив ключевые даты и сроки. Сюда должны быть включены временные рамки с датами начала и окончания каждой задачи.

3. Определите критические задачи

   Есть ли какие-то конкретные шаги, которые необходимо выполнить, прежде чем другие смогут начать? Это критически важные задачи, ограниченные по времени и имеющие зависимости. Расставьте приоритеты для этих задач и установите реалистичные сроки. Если вы планируете назначить их членам команды, обязательно сообщите им о зависимостях и дайте достаточно времени для их доставки.

4. Распределите задачи

   Теперь, когда проект разбит на части, вы можете приступить к назначению задач. Будете ли вы заниматься чем-то самостоятельно в дополнение к управлению проектом?

   Убедитесь, что вы тщательно распределяете время и человеческие ресурсы – вы можете делегировать или передать определенные задачи на аутсорсинг.

5. Оценка и улучшение

   В конце каждого проекта оценивайте производительность, анализируйте ключевые показатели эффективности (KPI) и показатели, а также учитесь на ошибках и оплошностях, чтобы улучшить планирование действий и выполнение проекта.

   Если вы работаете в команде, собирайте отзывы и предложения по улучшению от членов команды для повышения производительности в будущем.

Лучшие практики составления плана действий

Следование этим лучшим практикам будет означать, что у вас больше шансов на успех:

• Вовлекайте свою команду. Работая с командой, привлекайте её к процессу планирования на ранних этапах, чтобы получить вклад и сэкономить время. Прежде чем назначать задачи, узнавайте графики работы членов команды, чтобы избежать конфликтов. Четкое общение позволяет ответственным сторонам подготовиться к выполнению конкретных задач проекта.
• Установите SMART-цели. Цели SMART конкретны, измеримы, достижимы, реалистичны и ограничены по времени. Убедитесь, что ваш план действий начинается с прочной основы, определяя четкие SMART-цели.
• Превратите свои планы действий в шаблоны. Чтобы получить больше пользы от своих планов действий, превратите их в шаблоны. После оценки плана действий в конце завершенного проекта сделайте копию плана и удалите все детали, относящиеся к проекту, чтобы иметь возможность использовать шаблон планирования действий в будущих проектах. Это сводит к минимуму необходимость повторения работы, экономя много времени и уменьшая количество ошибок.

Кому нужно написать план действий

Планы действий предназначены не только для менеджеров проектов – они полезны для самых разных специалистов и частных лиц, занимающихся личными или деловыми проектами. Планы действий также можно использовать в одиночку или с командой. Работая в команде, лидер составляет план действий с учетом мнения каждого.

Разработка плана действий помогает отдельным лицам, менеджерам и организациям более успешно завершать свои проекты. Они отлично подходят для начала работы, отслеживания того, что необходимо сделать, и поддержания прогресса в любом проекте. Не забывайте отмечать задачи по мере их выполнения, обновлять планы и общаться со своей командой по мере продвижения проекта.

Разновидностью традиционного плана действий является план корректирующих действий. Руководители проектов и отдельные лица используют планы корректирующих действий, когда им необходимо исправить повторяющиеся проблемы или отклонения в проекте, процессе или организации, чтобы они не повторились в будущем.

Пример плана действий

Планы действий создаются быстро и легко. Всё дело в том, чтобы записать то, что вам нужно для достижения вашей цели или проекта.

Вот простой пример плана действий для маркетинговой команды, работающей над новой кампанией:

Цель плана действий: повысить узнаваемость бренда и увеличить продажи продукции на 30% к концу четвертого квартала с помощью локализованной мультимедийной маркетинговой кампании.

Максимизация эффективности с помощью шаблонов

Шаблон плана действий проекта – это предварительно отформатированный документ, предоставляющий основу для описания, выполнения и отслеживания задач и конкретных действий, необходимых для достижения вашей более крупной цели.

Он упрощает процесс планирования действий, предоставляя готовый к использованию формат, который вы можете быстро заполнить, чтобы создать надёжный план действий. Таким образом, вы не тратите время на его создание с нуля с помощью Excel, Google Docs или Microsoft Word.

Распространенные проблемы, такие как отсутствие прозрачности заданий удаленных работников и запутанные приоритеты проектов, решаются с помощью таких функций, как:

• Организация задач по отделам в папках, что делает путь от «Сделать» к «В процессе» и «Завершено» плавным.
• Выявление зависимостей и определение приоритета задач, чтобы определить, какие задачи необходимо выполнить в первую очередь.
• Предоставление снимка задач, которые необходимо выполнить сейчас и в ближайшие недели, чтобы обеспечить соблюдение графика проекта.
• Защита конфиденциальных данных от неавторизованного персонала с помощью разрешений, предлагающих различные уровни доступа и видимости для сотрудников и заинтересованных сторон.