Как повысить производительность в малых командах: практические советы и решения

Вы – небольшая команда, и вам часто кажется, что вам нужно сделать многое малым. Но, несмотря на то, что у вас нет бесконечных ресурсов и безграничных рук, чтобы разделить нагрузку, вы хотите помочь своей команде понять, как быть продуктивной.

Даже когда всё заряжены и готовы приступить к своим задачам, вы все равно застреваете. Сроки не соблюдаются, члены команды выгорают, и вы заканчиваете каждый день со списком дел, к которому едва притронулись.

Проблемы с производительностью – обычное дело для команд любого размера, и тем более сейчас, когда часть вашей команды пытается понять, как повысить производительность труда на дому.

Давайте разберемся подробнее, почему достижение максимальной производительности может оказаться такой сложной задачей, а также как вы можете помочь своей небольшой, но сильной команде преодолеть эти препятствия.

Почему производительность так сложна

Если бы работать с максимальной производительностью было легко, гораздо больше команд делали бы это. Но, давайте посмотрим правде в глаза: сделать много – это очень непросто.

В своём стремлении к лидерству в списке дел ваша команда сталкивается с некоторыми (или даже со всеми) из следующих препятствий:

• Отсутствие ясности и коммуникации: коммуникация всегда сложна, и это особенно актуально, когда ваша команда работает удаленно. Когда «провода перепутываются», члены команды не знают, что делать дальше, и это затрудняет для них поддержание высокой производительности.
• Перегрузка и выгорание: возможно, ваша команда не добивается прогресса, потому что у неё слишком много дел. Когда кто-то застревает в «беличьем колесе»ы с бесконечными задачами, он может полностью выгореть. Опросы показывают, что около 23% работников говорят, что чувствуют себя выгоревшими чаще, чем нет, в то время как 44% сообщили, что чувствуют себя выгоревшими иногда.
• Усталость от инструментов: отдельный опрос показал, что 43% работников считают, что им нужно переключаться между слишком большим количеством приложений, чтобы выполнить свою основную работу. Это не только тратит время, но и вносит путаницу. Когда они работают со слишком большим количеством платформ, члены команды могут пропускать важные обновления и уведомления.

7 стратегий повышения производительности вашей команды

Нет недостатка в проблемах, которые могут сбить производительность вашей команды. Но, вот и хорошие новости: вы можете что-то с ними сделать.

Мы разберем семь стратегий, которые помогут вашей команде понять, как быть продуктивной в любой ситации.

1. Оптимизируйте процесс начала работы

   Работа ложится на плечи вашей команды, но вам ей нужно потратить часы (или даже дни) на поиск всей информации, необходимой для начала работы.

   Это не только хлопотно, но и замедляет вас. Стандартизируйте и оптимизируйте процесс начала работы с помощью форм запросов. Они требуют, чтобы запрашивающие проект лица предоставляли всю информацию, необходимую вашей команде, а затем автоматически запускают проект или задачу из этого предварительно разработанного плана.

   Больше не нужно искать эти обязательные детали проекта.

2. Интегрируйте и автоматизируйте всё, что можете

   Только 39% рабочего дня тратится на реальную работу. Куда уходит остальное? Электронные письма, непродуктивные совещания и административные задачи – вот некоторые из главных виновников потери времени вашей команды.

   Верните им часть их часов и энергии, интегрировав и автоматизировав работу. Вы можете автоматически создавать задачи из писем или сообщений, беспрепятственно обмениваться файлами изображений между платформами и сотрудничать в режиме реального времени. Вы также можете автоматизировать целые рабочие процессы и снять часть ручного труда с плеч вашей команды.

3. Используйте панели мониторинга для большей ясности

   Половина сотрудников не понимают, чего от них ждут на работе. Когда члены вашей команды не понимают, с чего начать, они не могут быть максимально эффективными и результативными.

   Внесите ясность и дайте вашей команде возможность сделать больше. Панели мониторинга позволяют руководителям групп получить общее представление об эффективности работы команды, выявить любые риски или узкие места и подтолкнуть просроченные задачи. Члены команды могут перейти к персональным или проектным панелям мониторинга, чтобы всегда понимать, что и когда делать.

   Программное обеспечение для отслеживания времени выполнения проектов сотрудниками также помогает с оценкой продолжительности задач.

4. Понимание зависимостей задач

   Ничто не разрушает производительность вашей команды так, как узкое место. Они не смогут добиться никакого прогресса, пока ждут одобрения от клиента или ресурса от другой команды.

   Вот почему важно учитывать зависимости задач, и диаграммы Ганта могут помочь вам в этом. Вы сможете визуализировать, как связаны различные элементы, планировать зависимости и продвигать проекты вперед.

5. Отслеживайте время вашей команды

   Если вы хотите, чтобы ваша команда более эффективно использовала свое время, вам нужно понимать, куда оно уходит. Вот где вступает в дело отслеживание времени. Это не только помогает сделать такие вещи, как выставление счетов, более простыми, но и позволяет вашей команде понять, куда они инвестируют свои часы – так что вы сможете работать над лучшим распределением усилий.

   Беспокоитесь, что члены вашей команды не хотят, чтобы за ними так пристально следили? Не паникуйте, 79% респондентов в одном опросе заявили, что их устраивает, когда работодатели контролируют их действия, связанные с рабочим местом.

6. Переоцените свои процессы

   За последние годы мир труда сильно изменился, и теперь команды пытаются понять, как продуктивно работать из дома.

   Это означает, что некоторые из ваших старых процессов могут быть бесполезными. К счастью, ваши процедуры и рабочие процессы не высечены на камне. Регулярно переоценивайте их, чтобы определить, нужно ли их обновить, пересмотреть или даже полностью удалить.

7. Будьте реалистичны в оценке рабочей нагрузки

   38% сотрудников чувствуют себя подавленными из-за того, сколько им приходится делать на работе. Одна из лучших вещей, которую вы можете сделать, чтобы поддержать свою команду в повышении производительности, – это убедиться, что вы реалистично оцениваете их рабочую нагрузку.

   Диаграммы рабочей нагрузки помогают визуализировать рабочую нагрузку и пропускную способность всей вашей команды. Вы можете легко распределять задачи и быть уверенным, что не распыляете слишком много усилий ни на одного члена команды.

Как быть продуктивной командой

Продуктивность – это не простое дело, особенно в небольших командах. Ваша команда отвечает за многое, и иногда кажется, что вы все изо всех сил пытаетесь удержаться на плаву.

Вы можете помочь своей команде достичь ещё больших результатов, не испытывая дополнительного стресса и лишнего труда. Используйте стратегии, которые мы здесь изложили, и ваша команда будет работать умнее, а не усерднее.