Эффективные стратегии по управлению заинтересованными сторонами

Управление заинтересованными сторонами является важнейшим аспектом любого проекта или бизнес-инициативы. Оно включает в себя выявление, понимание и эффективное управление отношениями с отдельными лицами или группами, которые заинтересованы в результатах проекта. В любом конкретном проекте это будут инвесторы, сотрудники, поставщики и общество в целом.

В этой статье мы рассмотрим концепцию управления заинтересованными сторонами, почему это важно, красные флажки, которые могут сигнализировать о том, что управление заинтересованными сторонами находится на шаткой почве, а также четыре стратегии управления трудными заинтересованными сторонами.

Если вы ещё не имели дело с трудными заинтересованными сторонами, не волнуйтесь. Вы скоро там окажетесь. Это означает, что вы должны вооружиться стратегиями, чтобы мирно управлять ими и продолжать работу над проектом, несмотря на возможные препятствия.

Мы хотим помочь. В этой статье мы дадим вам четыре совета по работе с трудными заинтересованными сторонами. Мы обсудим, как их идентифицировать, как управлять их ожиданиями и как эффективно с ними общаться.

Что такое управление заинтересованными сторонами

Управление заинтересованными сторонами означает систематический процесс выявления отдельных лиц или групп, заинтересованных в проекте или бизнес-инициативе, получения понимания их ожиданий и возможных последствий, а также стратегического управления их участием и коммуникацией.

Как указано выше, заинтересованные стороны могут варьироваться от клиентов и сотрудников до инвесторов, поставщиков и членов сообщества. Определение заинтересованных сторон, на которых будет влиять ваш проект, является первым шагом в процессе управления заинтересованными сторонами. Управление потребностями и ожиданиями заинтересованных сторон является ключом к успеху проекта.

Крайне важно уделять время выявлению, расстановке приоритетов и оценке заинтересованных сторон вашего проекта, чтобы создать надежный план управления заинтересованными сторонами. Это поможет гарантировать, что ваши цели совпадают с целями заинтересованных сторон, чтобы ваш проект мог продвигаться плавно.

Кто должен управлять заинтересованными сторонами проекта

Учитывая, что в успех проекта вовлечено так много людей и команд, вы можете задаться вопросом, чья работа заключается в управлении заинтересованными сторонами. Эта ответственность обычно ложится на менеджера проекта.

Менеджеры проектов должны обеспечивать лидерство и руководство, а также выступать в качестве связующего звена между ожиданиями заинтересованных сторон и способностью команды управления проектом их удовлетворить. Хотя согласование заинтересованных сторон является целью, это не всегда реальность.

Хороший менеджер проекта должен тесно сотрудничать с командой для выполнения задач, а также общаться и практиковать управление заинтересованными сторонами проекта, чтобы построить взаимопонимание с высшим руководством.

Почему важно управление заинтересованными сторонами

Если вы думаете о проекте как о двигателе, функции управления заинтересованными сторонами – это масло, которое заставляет колеса вращаться. Без кого-то, кто сможет управлять разными личностями, ожиданиями или стилями общения заинтересованных сторон, проект может оказаться в хаосе. Кто-то, кто обладает навыками управления заинтересованными сторонами, сможет разобраться в ситуациях, которые могут сорвать или задержать проекты на протяжении всего их жизненного цикла, и сможет скорректировать элементы, чтобы гарантировать, что их успех останется на правильном пути.

Управление заинтересованными сторонами очень важно по ряду причин. Например, управление заинтересованными сторонами способствует четкому общению между командой проекта и заинтересованными сторонами проекта. Надлежащее управление заинтересованными сторонами включает в себя регулярное информирование заинтересованных сторон о ходе проекта, обсуждение любых возникающих препятствий или изменений, чтобы можно было управлять ожиданиями, а также устранение недоразумений в отношении ожиданий или сроков – всё это способствует позитивным отношениям с заинтересованными сторонами .

Эффективное управление заинтересованными сторонами также позволяет лучше принимать решения, поскольку получение более четкого представления об интересах заинтересованных сторон может привести к более эффективным стратегиям реализации проекта. Это также может повысить вовлеченность заинтересованных сторон, давая им почувствовать, что их слышат и ценят, привлекая заинтересованные стороны, которые в противном случае не могли бы взять на себя ответственность за свою часть проекта. Тот, кто занимается управлением заинтересованными сторонами, скорее всего, обнаружит, что это создаёт более позитивные впечатления о проекте в целом.

Для многих менеджеров проектов управление заинтересованными сторонами выходит за рамки одного проекта. Построение долгосрочных отношений с заинтересованными сторонами является ещё одним преимуществом этого процесса, который может принести плоды в будущем.

Признаки проблем с заинтересованными сторонами

Гораздо легче сказать, чем сделать, создать и разработать стратегию управления заинтересованными сторонами проекта. Управление заинтересованными сторонами может оказаться непростой задачей, особенно если стороны предпринимают действия, подрывающие общее дело.

Чтобы помочь вам выявить проблемных заинтересованных сторон, мы собрали несколько характерных признаков, указывающих на то, что вы, возможно, имеете дело с одной из них:

Они плохо общаются

Плохая связь – один из первых признаков грядущего волнения. Если заинтересованная сторона плохо общается, это может означать, что её ожидания не соответствуют тому, как продвигается проект. Или, если они не отвечают своевременно, когда их просят предоставить информацию или отзывы, команда управления проектом может не получить того, что им нужно для продвижения проекта.

Без эффективной коммуникации заинтересованные стороны не будут в курсе последней информации о проекте, например, об изменении даты сдачи, что может привести к серьёзному разочарованию по мере того, как проект подходит к концу. Это также может быть признаком того, что заинтересованная сторона не проявляет интереса или доверия к проекту, что может привести к проблемам с одобрениями или финансированием в будущем.

Они делятся только критическими замечаниями

Ваши заинтересованные стороны оставляют только отрицательные комментарии, когда высказывают свое мнение? Это ещё один предупреждающий знак того, что вы имеете дело с трудными заинтересованными сторонами: вы с большей вероятностью услышите негативные комментарии на собраниях заинтересованных сторон во время вашего проекта.

Может быть очень сложно придумать, как ответить клиенту, который недоволен отчетом о состоянии проекта. Конечно, конструктивная критика никогда никому не вредила – и вы даже можете время от времени получать пользу от смелой честности. Однако, некоторые заинтересованные стороны могут вести себя грубо и отказываться сотрудничать без какой-либо реальной причины.

Они не разделяют чувство срочности

Ваши заинтересованные стороны должны разделять одно и то же чувство срочности от начала до конца. Ведь чем быстрее закончишь, тем больше денег окажется у тебя в кармане!

Если кажется, что заинтересованные стороны тормозят ваш проект или дают запоздалую обратную связь, это может указывать на то, что в их сознании больше нет чувства срочности. Заинтересованные стороны, которые не способны передать ощущение срочности, являются серьезным тревожным сигналом.

Заинтересованные стороны, которые не способны передать ощущение срочности, являются серьезным тревожным сигналом, поскольку они могут привести к тому, что вы не достигнете запланированных этапов. Если вы ждете одобрения или отзывов заинтересованных сторон, потому что они не чувствуют срочности завершения проекта, это может повлиять на весь график вашего проекта.

Преждевременно вытягивают ресурсы из проекта

Если функциональные менеджеры и другие заинтересованные стороны откажутся выделить ресурсы, необходимые для инициирования проекта, они могут не видеть ценность проекта.

Следовательно, ваш проект может столкнуться с проблемами качества и задержками. Лучше всего здесь стремиться к полной прозрачности кампании, которая поможет укрепить доверие заинтересованных сторон к проекту.

Стратегии взаимодействия с трудными заинтересованными сторонами

Работа с трудными заинтересованными сторонами является важнейшим компонентом управления заинтересованными сторонами, и существуют различные стратегии, которые вы можете использовать для работы с заинтересованными сторонами, негативно влияющими на проект.

Однако самое важное, что следует помнить, – это то, что заинтересованные стороны также хотят, чтобы проект был успешным, но способ выражения этого желания может меняться в ходе проекта. Один день вас поддержат, а на следующий день будут спорить, если работа сделана не так, как надо. Но они не «переходят на другую сторону» – их сторона – это успех проекта.

Не принимайте сопротивление на свой счет и помните: бизнес есть бизнес. Сжигание мостов губительно для карьерного успеха. Вы не можете игнорировать трудных заинтересованных сторон. Вы должны найти способ работать с ними (или вокруг них) и разрядить ситуацию.

Вот четыре проверенных способа справиться даже с самыми трудными заинтересованными сторонами и обеспечить продвижение ваших проектов вперед.

1. Определите заинтересованные стороны и внимательно следите за ними

   Первый шаг – определить заинтересованные стороны и выяснить, что их мотивирует.

   Заинтересованная сторона – это любой человек, на которого влияет ваша работа, который имеет влияние или власть над ней или заинтересован в её успехе.

   Вы можете разделить заинтересованных сторон на три основные категории:

   Основные заинтересованные стороны

   Основными заинтересованными сторонами являются люди, которых непосредственно затрагивает работа. Обычно они являются бенефициарами проекта. Клиенты часто попадают в эту категорию.

   Вторичные заинтересованные стороны

   Вторичные заинтересованные стороны – это люди, на которых работа косвенно влияет. Вторичные заинтересованные стороны включают команды, поддерживающие проект, и тех, на кого влияют его результаты.

   Ключевые заинтересованные стороны

   Ключевые заинтересованные стороны – это люди, имеющие сильное влияние на работу и кровно заинтересованные в её успехе. В эту группу входят руководители.

   У каждой группы разные интересы, цели и программы – многие из них конкурируют. Определите и оцените их влияние и заинтересованность, чтобы проекты продолжались и не отвлекались во всех направлениях. Не все заинтересованные стороны созданы равными, поэтому выяснение того, кто имеет власть и является вашим лучшим защитником, избавит вас от стресса.

   Вы можете дополнительно классифицировать заинтересованные стороны, используя эту простую матрицу:

   Влиятельные, очень заинтересованные люди – тесно управляйте

   Эти люди очень заинтересованы в вашей работе и способны помочь вам добиться успеха. Крайне важно привлечь этих людей и убедиться, что они удовлетворены. Проконсультируйтесь с ними перед началом нового проекта, обратите внимание на их вклад и по возможности реализуйте их идеи. Держите их в курсе, когда выбираются чьи-то идеи, и дайте им знать, почему.

   Властные, менее заинтересованные люди – оставляйте довольными

   Эти люди мало вовлечены или заинтересованы в вашей работе, но обладают большим влиянием. Делайте всё возможное, чтобы они были довольны, но не отнимайте у них слишком много времени. Узнайте их мнение о важных решениях и убедитесь, что они понимают, как ваша работа положительно повлияет на них. Эти люди станут сильными чемпионами, если вы расположите их к себе.

   Маловластные, очень заинтересованные люди – держите в курсе

   Эти люди увлечены проектом и выражают свою поддержку другим, но имеют мало власти или влияния. Держите их в курсе и информируйте о любых важных событиях. Ваша работа может напрямую повлиять на этих людей, поэтому они обычно более чем готовы засучить рукава и помочь вам.

   Маломощные, менее заинтересованные люди – отслеживайте

   Эти люди, самые апатичные из всех, меньше всего подвержены влиянию вашей вашей работы и должны отнимать у вас мало времени и внимания. Не раздражайте их, и они уйдут с вашего пути.

   Имейте в виду: активный защитник может в одночасье стать препятствием. Управляйте заинтересованными сторонами и отслеживайте их электронные письма или комментарии с обзором статуса, чтобы предвидеть поворот ситуации. Держите каналы связи открытыми, чтобы предотвратить рост негатива.

2. Слушайте, что они говорят

   Не закрывайте каналы связи, только потому что вам не нравится то, что вы слышите. Постарайтесь увидеть, откуда берутся трудные заинтересованные стороны, и поставить себя на их место, чтобы понять их мотивацию и цели.

   Приложите усилия, чтобы понять их точку зрения. Если то, что они говорят, вас разочаровывает, спросите себя: соответствуют ли их потребности целям вашего проекта? Они просто хотят, чтобы все было по-другому? Постарайтесь найти общий язык.

   Прежде всего, люди хотят чувствовать, что их понимают и что их мнение ценят.

   Вот несколько способов управлять заинтересованными сторонами и показывать им, что они важны:

   • Найдите людей на роли в проектах, которые лучше всего соответствуют их интересам и талантам.
   • Всегда относитесь к людям с уважением, даже когда они злятся.
   • Чаще хвалите, особенно если замечаете положительное поведение.
   • Обеспечить обучение и коучинг всем участникам.
   • Дайте людям возможность поделиться своими идеями и мнениями с группой и помочь принять решения.

3. Встречайтесь с ними один на один

   Запланируйте время для индивидуальной встречи с трудными заинтересованными сторонами. Встреча без присутствия других заинтересованных сторон снимает напряжение и позволяет им чувствовать себя более комфортно. Это приводит к более ясным и спокойным разговорам.

   Потратьте это время, чтобы изучить их точку зрения и предпочтительные решения. Однако не спрашивайте прямо, почему им не нравится ваш план. Вместо этого задавайте открытые вопросы об их мнении и о том, как, по их мнению, продвигается проект.

   Управление заинтересованными сторонами один на один также предотвращает влияние их негативных мнений на других участников проекта. Когда обратная связь переходит границу от конструктива до чистого негатива, лучше всего изолировать заинтересованную сторону и разрешить ситуацию в частном порядке.

4. Определите мотивацию заинтересованных сторон

   Что вызывает внезапное сопротивление заинтересованных сторон? Боятся ли они выйти за рамки бюджета? Вы обеспокоены тем, что проект не реализуется так, как они себе представляли?

   Ключом к управлению проблемными заинтересованными сторонами является устранение мотивации, лежащей в основе их сопротивления. Это поможет вам найти компромиссы, создать беспроигрышное решение и завершить проект.

   Задайте себе следующие вопросы, чтобы понять их мотивацию:

   • Каковы их наиболее насущные бизнес-потребности?
   • Как лучше всего с ними общаться?
   • Какую информацию или детали они хотят получить или в чём нуждаются?
   • Полностью ли они понимают вашу работу или им нужны дополнительные объяснения?
   • Кто на них влияет?
   • На кого они влияют?
   • За что они несут ответственность?
   • Кому они отчитываются?

   «Детективная работа» даст вам лишь определенный результат: не бойтесь задавать заинтересованным сторонам эти вопросы напрямую. Держите линии связи открытыми, чтобы предвидеть любое сопротивление и соответствующим образом приспособиться.

Примеры взаимодействия с трудными заинтересованными сторонами

Не можете представить себе, как могут развиваться эти ситуации? Вот несколько реальных примеров работы с трудными заинтересованными сторонами.

Вот как вы можете преодолеть эти проблемы:

Начните с понимания заинтересованных сторон и их проблем, посвятив время один на один обсуждению их взглядов на проект. Это позволит вам укрепить с ними отношения, лучше понять их ожидания и, возможно, выяснить, почему они сопротивляются элементам проекта.

Вам также следует продолжать четко сообщать о масштабах и ограничениях проекта, чтобы они понимали причины, по которым ваша команда принимает те или иные решения. Когда вы вовлекаете заинтересованную сторону в процесс принятия решений, это может помочь снизить её сопротивление переменам.

Наконец, если у вас по-прежнему возникают проблемы с заинтересованной стороной, которые тормозят проект, высшее руководство или другие влиятельные заинтересованные стороны могут помочь решить проблемы заинтересованной стороны.

Вот как вы можете преодолеть эти проблемы:

Первым шагом в управлении заинтересованными сторонами всегда является выделение времени для прямого общения с трудными заинтересованными сторонами, чтобы помочь вам понять их точку зрения и ожидания, а также прояснить любые недопонимания относительно масштаба проекта. Четко сообщайте о влиянии запросов на изменения, поступивших в последнюю минуту, на ресурсы и сроки проекта, чтобы заинтересованная сторона могла лучше понять компромиссы, необходимые при выполнении дополнительных запросов.

Вам также следует установить формальный процесс управления изменениями, в соответствии с которым заинтересованная сторона может подавать запросы на изменения с достаточным обоснованием и достаточным временем для их выполнения. Хотя это может показаться нелогичным, предоставление заинтересованным сторонам большей роли в планировании или рассмотрении частей проекта может помочь им взять на себя ответственность за проект и лучше контролировать сроки и ресурсы.

Эти сценарии демонстрируют важный урок в управлении заинтересованными сторонами: прислушивайтесь к своим заинтересованным сторонам и стремитесь удовлетворить их потребности – сложные они или нет. Если они чувствуют, что их слышат, ценят и ценят, это укрепляет доверие и поддержку. Построение отношений и понимание мотивации требуют времени и усилий, но в долгосрочной перспективе облегчат вашу работу.

Проекты более успешны, когда в них участвуют все!

Заставляйте людей двигаться вперед

Прислушивайтесь к своим заинтересованным сторонам и стремитесь удовлетворить их потребности, независимо от того, сложно это или нет. Если они почувствуют, что их слышат и ценят, это укрепляет доверие и поддержку. Построение отношений и понимание мотивации требуют времени и усилий, но в долгосрочной перспективе упростят вашу работу. Проекты более успешны, когда все в курсе и на одной волне!