Конечно, универсального правила подготовки пресс-релиза не существует. Но имеются определенные стандарты, которых следует придерживаться, чтобы наше сообщение нашло отзыв в средствах массовой информации.
Материал, который мы передаем журналистам по электронной почте, это, конечно, текстовая информация и сопровождающие её медиа-материалы, непосредственно относящиеся к теме.
И здесь уже стоит обратить внимание на две вещи.
Во-первых:
- информацию мы отправляем традиционно в формате .doc (могут быть также другие, как PDF, но не исключительно, а только как дополнительный);
- мультимедиа (фотографии, графики, таблицы, видео) посылаем в виде отдельных файлов.
Почему? Ответ прост – следует из практики и комфорта работы получателя. Гораздо легче работать над «чистым» материалом текста. Журналист рассматривает нашу информацию как отправную точку, базу информации, которую будет использовать в виде цитат.
А, быть может, работая над материалом, использует только часть нашей информации. Стоит обеспечить журналистов постоянной поддержкой (дополнительная информация, разъяснения), – в случае такого обеспечения, мы должны быть готовы дополнить пресс-релиз другой информацией.
Не забудьте о контактах.
Как построить информацию в пресс релизе
Лучше всего, чтобы она была максимально приближена к традиционной, «модельной» информации, какую мы видим в газетах или на веб-сайтах. Познакомьтесь с ними поближе, извлеките выводы. Почему это так важно? И здесь тоже ответ очевиден. Помните, что наш текст будет читать журналист – он должен быть ясным, исчерпывающим, но и кратким (давайте уважать время других!), а вывод ясный.
Конструируйте информацию по образцу: заголовок, лид, основной текст. Название может относиться непосредственно к событию, о котором сообщаем (например, «На рынок выходит новый бренд...»), может также озадачить, использовать метафору («Если она победит конкурентов?»). Лид – это одно-два предложения вступления. Самое главное – это правильное содержание. Больше конкретики (что произошло, о чём на самом деле, мы хотим сообщить СМИ?).
