Хотя люди иногда говорят, что «яблоко в день отпугивает доктора», – эта известная поговорка, к сожалению, не эффективна в реальной жизни, и лучше всего запланировать ежегодный медицинский осмотр. Независимо от того, являетесь ли вы новорожденным, проходящим проверку веса, или взрослым, проходящим тестирование на генетическое заболевание, вы часто подвергаетесь тщательному обследованию в кабинете врача. Вас обследуют с головы до пят, а затем признают либо годным, либо имеющим слабое здоровье. В зависимости от результатов обследования вам может быть назначен план лечения.
Аудит соответствия похож на бизнес-версию медицинского осмотра. Но, хотя следовать ли советам врача остается полностью на ваше усмотрение, организации, ведущие бизнес, обязаны соблюдать закон после проверки соответствия.
Целью проведения этих аудитов является проверка соблюдения компанией различных правил и стандартов, установленных отраслью, в которой она работает.
В этой статье мы узнаем всё о процессе аудита соответствия и о том, как предприятиям следует его использовать, чтобы сохранить хорошую репутацию и не оказаться на неправильной стороне закона.
Что такое аудит соответствия
Вы соблюдаете или нарушаете все правила? Ваш бизнес может это выяснить, проведя аудит соответствия, который, по сути, представляет собой систематическое изучение ваших процессов, процедур и средств контроля. В отличие от внутреннего аудита, который оценивает, следует ли ваша организация собственному кодексу поведения и процедурам, цель аудита соответствия – определить, соблюдаете ли вы законы, правила и лучшие отраслевые практики.
Если вы пройдете аудит, вы сможете использовать его результаты, чтобы показать своим инвесторам и клиентам, что ваша организация работает этично и ответственно. Вы даже можете использовать аудит как способ улучшить процессы внутреннего контроля и управления рисками, поскольку этот процесс обычно выявляет потенциальные слабости и уязвимости вашей компании.
Однако, если во время проверки появятся тревожные сигналы, имейте в виду, что на вас могут наложить дорогостоящие штрафы и предъявить судебные иски. Государственные органы, проводившие аудит, могут даже отметить вашу компанию как проблемную, что может подорвать вашу деловую репутацию.
Роль аудиторов соответствия
Прежде чем мы перейдем к различным типам аудита соответствия и пошаговому процессу, давайте обсудим, как аудиторы соответствия помогают компаниям соблюдать законодательные и нормативные требования.
Во-первых, аудиторы соответствия должны быть эффективными и детальными планировщиками. Поскольку эти аудиты могут быть сложными, аудиторы несут ответственность за разработку стратегического плана аудита, принятие решения об объеме аудита и выборе соответствующих методов аудита. Помните, что каждая политика, процедура и документация должны быть проверены на фоне правил и положений, регулирующих отрасль конкретной компании.
Тщательность помогает выявить риски и недостатки, поскольку с этими проблемами необходимо разобраться как можно скорее.
Кроме того, аудиторы соответствия должны быть превосходными коммуникаторами, которые могут объяснить свои рекомендации и выводы менеджерам и соответствующим заинтересованным сторонам. Важно, чтобы они могли подготовить краткие аудиторские отчеты, в которых подчеркиваются области несоответствия и выдвигаются предложения по исправлению ситуации.
Когда дело доходит до взаимодействия с сотрудниками, аудиторы по соблюдению требований должны обучать персонал вопросам, связанным с соблюдением требований. Это означает указание на законы, правила и отраслевые стандарты, которые следует соблюдать, чтобы не раскачивать лодку.
Виды проверок на соответствие
Аудит соответствия может проводиться внутренними аудиторами или внешними сторонними аудиторами.
Давайте рассмотрим эти различия, чтобы вы знали, как реализовать программы обеспечения соответствия.
Внутренние проверки соответствия
Внутренние аудиторы или специалисты по соблюдению требований – это сотрудники организации, которые должны проводить внутренний аудит соответствия. Они являются инсайдерами, имеющими эксклюзивный доступ к деятельности и культуре вашей компании, поскольку они также являются вашими сотрудниками. Используя эти знания, аудиторы могут проводить более индивидуальную оценку рисков и средств контроля за соблюдением требований, экономя драгоценное время и деньги.
В ходе внутреннего аудита соответствия проверяется документация, проводятся собеседования с сотрудниками, а также собираются и анализируются данные, чтобы получить общее представление о практике соблюдения требований в компании.
Если есть какие-либо видимые пробелы или слабые места, аудиторы могут проводить встречи и обучающие семинары с персоналом, чтобы дать им краткое изложение ситуации.
Внешний аудит соответствия
Что касается внешнего аудита соответствия, то он проводится независимыми аудиторами, которые не работают в проверяемой организации. Обычно это сотрудники сертифицированных бухгалтерских или специализированных консалтинговых фирм по соблюдению требований.
Преимущество привлечения этих людей к проведению аудита вашей компании заключается в том, что они не будут подвержены влиянию внутренней политики или предубеждений офиса, как это может сделать штатный сотрудник. Более того, отсутствие конфликта интересов может предложить вашему бизнесу свежий взгляд на то, как вы можете улучшить его в соответствии с отраслевыми стандартами.
В ходе внешнего аудита соответствия к рассматриваемой компании относятся с пристальным вниманием, но не обязательно с подозрением. Как и в случае внутреннего аудита, политики, процедуры и любая соответствующая документация будут проверены на предмет соответствия применимым законам, правилам и отраслевым стандартам. Также оцениваются процессы внутреннего контроля и управления рисками, чтобы определить, можно ли что-то сделать по-другому в будущем.
Процесс аудита соответствия
Пришло время рассмотреть различные этапы процесса аудита соответствия. Давайте погрузимся сейчас!
-
Завершите предварительные аудиторские мероприятия
Прежде чем начать аудит, аудиторы должны выполнить несколько задач по сбору информации и оценке рисков соответствия организации.
Во-первых, они должны внимательно изучить правовую базу и правила, регулирующие конкретную отрасль деятельности компании. Освоение этой информации позволяет аудиторам легче выявлять потенциальные риски, связанные с соблюдением требований, и сосредоточиться на наиболее вопиющих проблемах.
Затем аудиторы должны опросить менеджеров и ключевой персонал, чтобы узнать больше о культуре соблюдения требований и внутреннем контроле компании.
Целью этих предварительных аудиторских мероприятий является получение целостного представления о системе соответствия бизнеса перед началом фактического аудита.
-
Проведение аудита
После подготовки к аудиту пришло время его провести. Аудиторы будут проверять каждую политику, процедуру и контроль, чтобы оценить, были ли нарушены какие-либо правила. Они вполне имеют право проводить выборочное тестирование для подтверждения соответствия и проводить собеседования, чтобы определить, есть ли какие-либо дыры в системе обеспечения соответствия.
Используя свои практические знания правил и передовой отраслевой практики, полученные в ходе предаудиторской деятельности, аудиторы будут отмечать любые доказательства несоблюдения или риска.
-
Выполнение задач после аудита
В заключение аудиторам необходимо обобщить свои выводы и подготовить подробный отчет. Они будут включать разделы, посвященные областям несоблюдения требований, недостаткам контроля и рекомендациям по улучшению.
Затем этот отчет передается руководству и инвесторам, которые могут вместе разработать планы действий по решению выявленных проблем. Аудиторы могут позже связаться с компанией, чтобы подтвердить, что она приняла меры по исправлению ситуации.
В конце концов, аудит соответствия – это не случайная акция, о которой следует забыть после того, как она произошла.
Проблемы при проведении аудита соответствия
Если бы совершенство существовало, всё работало бы гладко 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Поскольку это не реально, неудивительно, что аудит соответствия иногда может быть особенно трудным.
Давайте обсудим некоторые общие проблемы:
- Ограниченные ресурсы и временные ограничения затрудняют правильную оценку всех аспектов практики обеспечения соответствия в организации.
- Сложные и постоянно меняющиеся правила могут сбить с толку аудиторов, которым, возможно, придется отказаться от старых правил и применять новые при аудите.
- Несотрудничающие сотрудники могут замедлить процесс аудита, усложнив сбор необходимой информации и доказательств.
Возможные решения проблем аудита соответствия
Хотя проблемы при аудите соответствия неизбежны, ваша компания может сделать несколько вещей, чтобы обойти эти проблемы:
- Эффективное планирование и распределение ресурсов помогают обеспечить комплексность аудитов и их проведение в установленные сроки.
- Регулярный мониторинг и постоянное обучение изменениям в законодательстве не позволяют компаниям отставать при изменении требований соответствия.
- Создайте позитивную и открытую культуру соответствия, чтобы привлечь ваших сотрудников на другую сторону. В конце концов, привлечение ваших сотрудников значительно облегчит проведение проверок соответствия.
Чем важен аудит соответствия
Аудит соответствия бизнеса является важным инструментом для обеспечения и поддержания высокого уровня деловой этики и добросовестного ведения бизнеса. Он помогает компаниям выявлять и устранять потенциальные риски и проблемы в области законодательства, нормативных требований и отраслевых стандартов.
Аудит соответствия бизнеса также играет ключевую роль в укреплении корпоративной репутации и доверия со стороны заинтересованных сторон, таких как клиенты, инвесторы, регуляторы и сотрудники. Это обеспечивает долгосрочный успех и стабильность компании на рынке.
Тем не менее, проведение аудита соответствия бизнеса требует значительных ресурсов и профессионализма, поэтому многие компании предпочитают обращаться к специализированным аудиторским фирмам. Важно также помнить, что постоянный мониторинг и аудит соответствия являются необходимыми элементами успешного бизнеса в долгосрочной перспективе.
