Сегодня мы поговорим о структурировании бизнеса. Потому что, как у предпринимателя, у вас нет одинаковых потребностей с точки зрения организации и общего функционирования, в зависимости от оборота, который вы генерируете.
Вы увидите, что если структурирование бизнеса помогает поддерживать его рост, то преждевременная настройка процессов и инструментов может, наоборот, замедлить развитие вашего бизнеса.
Увидев, что представляет собой структурирование бизнеса, вы обнаружите три причины, по которым многие предприниматели структурируют свой бизнес слишком быстро.
Затем мы рассмотрим различные положительные и отрицательные последствия, связанные со структурированием вашей деятельности. Тогда вы увидите, на каком этапе вашего развития следует начать структурирование вашего бизнеса.
И напоследок я дал вам 6 вопросов, которые вы должны задать себе, чтобы узнать, оптимально ли и в срок ли вы структурировали свой бизнес.
Что такое структурирование бизнеса
Структурирование бизнеса – это процесс организации и упорядочивания всех внутренних компонентов компании таким образом, чтобы она могла функционировать максимально эффективно и достигать поставленных целей.
Этот процесс включает в себя распределение ролей, обязанностей и полномочий, а также установление чётких линий коммуникации и взаимодействия между различными уровнями и отделами компании.
Основные аспекты структурирования бизнеса
- Определение организационной структуры. Организационная структура определяет иерархию и взаимоотношения внутри компании. Она может быть функциональной, дивизиональной, матричной или сетевой. Каждая структура имеет свои преимущества и недостатки, и выбор зависит от размера компании, её целей и специфики деятельности.
- Распределение ролей и обязанностей. Чёткое распределение ролей и обязанностей помогает избежать дублирования функций и повышает эффективность работы. Каждый сотрудник должен понимать свою роль и то, как его работа вписывается в общую стратегию компании.
- Установление коммуникационных каналов. Надёжные и эффективные каналы коммуникации являются основой для успешного функционирования любой компании. Они должны обеспечивать беспрепятственный обмен информацией между всеми уровнями и отделами, что способствует быстрому принятию решений и адаптации к изменениям.
- Делегирование полномочий. Делегирование полномочий позволяет руководителям сосредоточиться на стратегических задачах, в то время как сотрудники на нижних уровнях получают больше автономии в принятии решений и выполнении своих обязанностей. Это способствует повышению мотивации и ответственности среди персонала.
- Оценка и корректировка структуры. Структурирование бизнеса – это не разовый процесс. Он требует регулярного пересмотра и корректировки в зависимости от изменений во внешней и внутренней среде компании. Это позволяет компании оставаться гибкой и адаптивной к новым вызовам и возможностям.
Структурирование бизнеса – это ключевой элемент управления, который требует внимательного подхода и регулярного пересмотра. Оно позволяет компании не только функционировать более эффективно, но и достигать стратегических целей, укрепляя свои позиции на рынке.
Причины и ошибки быстрого структурирования бизнеса
Обобщение структурирования бизнеса
Многие предприниматели слишком быстро структурируют свой бизнес и пропускают этапы итерации, сбора отзывов клиентов и т.д.
Одна из причин, объясняющих эту поспешность, связана с обобщением структурирования бизнеса. Другими словами: нам об этом говорят везде и всегда, в потребляемом нами контенте, в разговорах между предпринимателями и т.д.
Активное промедление
Вторая причина, по которой мы склонны слишком быстро структурировать свой бизнес, – это активная прокрастинация. Да, организация, создание красивых процессов, покупка разнообразных инструментов и т.д., – менее страшно и гораздо приятнее, чем поиск, продажа, анализ отзывов клиентов, конфронтация с рынком, оптимизация ваших продуктов и/или услуг и т.д.
Структурирование бизнеса зачастую позволяет избежать задач, которые действительно продвинут ваш бизнес вперед! Я много раз слышал: «Мой бизнес не взлетает, поэтому я собираюсь всё переструктурировать и реорганизовать». Не делайте этой ошибки!
Если ваш бизнес не развивается, то это не из-за отсутствия структуры, а потому, что:
- Вы не знаете, как продать свой продукт.
- Вы не создали правильное предложение.
- Ваш маркетинг или коммуникация не приспособлены к вашему идеальному клиенту.
Сравнение
Последняя причина, по которой вы склонны слишком быстро структурировать свой бизнес, заключается в том, что вы сравниваете себя с другими предпринимателями, чей бизнес более развит, чем ваш.
Структура высокоразвитого бизнеса – это не та структура, которую вам следует принять, если вы начинаете свой бизнес.
Контрпродуктивно хотеть иметь такие же рефлексы, как у предпринимателя с оборотом в 300 миллионов рублей, если вы зарабатываете 10 миллионов в год.
Действительно, привычки этого предпринимателя, чей бизнес набирает обороты, вредны для вас (и наоборот), потому что на этом уровне большая часть его дней будет посвящена управлению своей командой, обдумыванию своего видения как генерального директора и т.д.
С вашей стороны большая часть вашего времени должна состоять из поиска первых клиентов, увеличения оборота, оперативной работы, чтобы понять, что работает хорошо, а что не очень, понимания потребностей вашего идеального клиента, вашего рынка и т.д.
Эффекты структуризации бизнеса
Структурирование способствует развитию вашего бизнеса
Ваш бизнес не может расти без структуры.
Например, если вы привлекаете 20 новых клиентов в течение нескольких дней, наличие процесса и автоматизации выставления счетов позволит вам:
- Экономить время.
- Оптимизировать качество обслуживания клиентов.
- Получить лучшую обратную связь от клиентов.
- Повысить уровень удовлетворенности
- И т.д.
Структурирование – основа вашего бизнеса
Структурирование бизнеса обеспечивает основу и стабильность вашего бизнеса.
Например, знание цифр затрат и расходов позволяет вам принимать правильные стратегические инвестиционные решения: сколько инвестировать и в какие действия (реклама, новые инструменты, набор персонала и т.д.).
Структурирование изначально замедляет рост вашего бизнеса.
Структурирование бизнеса поддерживает ваш рост, но, одновременно, и замедляет его! (что не обязательно является отрицательным).
Например, если у вас есть команда, задачи, которые вы раньше выполняли в одиночку, иногда могут занимать больше времени, поскольку делегирование требует от вас:
- Найти человека, которому можно делегировать задачу.
- Проинформировать профессионала о ваших ожиданиях.
- Ждать, пока ваши поставщики услуг или сотрудники выполнят миссию, потому что у них есть другие клиенты или другие задачи, которые нужно выполнять параллельно.
- Обеспечить правильную координацию выполнения задачи между членами команды (когда для работы требуется несколько человек).
- Подтвердить выполненную работу.
Начать набирать сотрудников означает тратить меньше времени на непосредственное создание вашего бизнеса. Чем больше факторов, инструментов и шагов вы добавляете, тем сильнее всё изначально тормозит ваш бизнес.
Однако, структурирование и, следовательно, делегирование также поддерживают ваше развитие, поскольку наступает момент, когда вы уже не можете делать всё в одиночку.
Структурирование бизнеса приводит к убыткам и увеличивает затраты
Слишком быстрое структурирование может разрушить ваш бизнес! Да, потому что на начальном этапе структурирование бизнеса неизбежно приводит к потерям, как с точки зрения скорости выполнения (как мы видели ранее), так и с точки зрения финансовых затрат: покупка новых инструментов, затраты, связанные с подбором персонала и т.д.
Структурирование не приведет к взлету вашего бизнеса!
Не структурирование бизнеса может привести к увеличению вашего оборота. Ведь ваш рост связан, в первую очередь, с вашими усилиями по продажам, вашей маркетинговой стратегией и вашими коммуникациями.
Даже удовлетворенность клиентов не влияет напрямую на рост вашего бизнеса, ведь чтобы иметь положительный или отрицательный отзыв, вы должны сначала продать. Таким образом, структура представляет собой поддержку, которая вам понадобится в тот день, когда ваш бизнес начнет развиваться.
Наконец, структурирование бизнеса можно сравнить с нашим развитием с точки зрения возраста и жилья:
- Студент → Студия.
- Вступление в профессиональную жизнь → Маленькая квартира.
- Семейная жизнь → Квартира или дом.
- Супербогатый предприниматель → Замок!
Вы согласны с тем, что если вы пойдёте прямо из студии в замок со студенческими финансами, вы рискуете столкнуться с непомерными расходами, которых вы не ожидали с точки зрения страховки, обслуживания и т.д.
Логика та же, что и с развитием бизнеса и структурированием бизнеса. Это нормально, что ваш нынешний бизнес пока не имеет структуры дорого поместья.
Когда нужно структурироваться свой бизнес
Подождите, пока не получите отзывы клиентов
Прежде чем структурировать свой бизнес, ознакомьтесь с рынком. Нет смысла настраивать и инвестировать в отличный автоматизированный процесс адаптации для ваших клиентов, если с момента начала вашего бизнеса у вас был только один клиент.
Риск состоит в том, чтобы начать принимать сразу массу клиентов и понять, что ваш процесс не тот, потому что на пути клиента есть множество необходимых шагов, которые вы не предвидели.
Эта ситуация нормальна, потому что невозможно продумать всё, не запачкав руки и не поэкспериментировав на месте, на глазах у своих клиентов.
Желая структурировать бизнес слишком быстро, вы рискует потерять время, деньги и создать предложение, продукт или услугу, которые не будут на 100% адаптированы к вашему рынку.
Структурируйте свой бизнес после сильного роста
Ваш бизнес развивается этапами роста, чередующимися с периодами стагнации. Каждый этап структурирования вашего бизнеса должен происходить после определенного уровня сильного роста.
Обобщая, вот процесс такого структурирования бизнеса:
- Реализуйте стратегии продаж, маркетинга и коммуникации, чтобы начать свой бизнес.
- После первого уровня сильного роста воспользуйтесь периодом затишья, чтобы начать этап структурирования (размышление о различных стратегиях, внедрении инструментов, автоматизации, делегировании, процедурах и т.д.).
- Примените свои новые стратегии продаж, маркетинга и т.д., в ожидании следующего уровня роста.
Структура бизнеса на основе реакции, а не ожиданий!
Лучше структурировать бизнес в ответ на период сильного роста, а не в ожидании будущего развития.
Предвидение роста путём структурирования определенным образом – лучший способ создать проблемы там, где их нет! Вы рискуете просто построить машину, которая потенциально окажется для вас слишком большой.
Имейте в виду, что вы должны структурировать свой бизнес в соответствии с текущими потребностями, а не в соответствии с потребностями через 3 года!
Проверка структурирования бизнеса: 6 важных вопросов
Каковы ваши расходы по сравнению с вашими доходами?
У всех разные потребности в зависимости от типа бизнеса. Поэтому я не могу дать вам чудодейственный рецепт в режиме «наймите помощника, как только ваш оборот составит более 10 000 000 рублей».
Чтобы узнать, правильно ли вы структурировали свой бизнес и в нужное ли время, начните с расчёта своих затрат по отношению к своим доходам.
Спойлер: результат не должен быть нулевым! Если ваш оборот составляет 3 000 000 рублей и вы тратите 3 000 000 рублей на инструменты, налоги, сборы, поставщиков услуг и т.д., сруктурирование, очевидно, нецелесообразно для развития вашего бизнеса.
Считаете ли вы, что в вашей нынешней организации всё занимает слишком много времени?
Если, взглянув на общее функционирование вашего бизнеса, вы поймёте, что многие задачи занимают слишком много времени, это потому, что вы слишком рано структурировали свой бизнес.
Вероятно, вы создали системы и процессы, которые запирают вас в золотой клетке и, в конечном итоге, тратят ваше время.
Внедрили ли вы структурные элементы для преодоления трудностей?
Были ли структурные элементы вашего бизнеса (команда, инструменты и т.д.) созданы для решения проблем, которые присутствовали в вашей компании? Или вы сделали это только потому, что услышали, что это правильно?
Если вы наняли помощника только потому, что вам сказали, что это круто или потому, что вы боитесь совать нос в свою бизнес-стратегию, это нехорошее решение.
На каком уровне бизнеса вы находитесь?
Чтобы узнать, на каком уровне бизнеса вы находитесь, вспомните сравнение с разными типами жилья в зависимости от нашей эволюции по жизни! Вы в студии, квартире или замке?
Затем проанализируйте, действительно ли вам нужно структурирование бизнеса или нет в зависимости от вашего уровня.
Проводили ли вы аудит своих команд и своих инструментов?
Рассмотрите возможность проведения аудита ваших команд и ваших инструментов. Каждый инструмент и каждый профессионал в вашей команде должны экономить ваше время, деньги и умственную нагрузку (в идеале – совместить все три фактора).
Если это не так, то вам не нужны ни эти элементы, ни эти профессионалы в вашем деле.
Есть ли у вас подходящее место в вашем бизнесе в качестве бизнес-лидера?
Проанализируйте, есть ли у вас в настоящее время роль, которая позволяет вам создавать ценность в вашей компании. В зависимости от размера вашего бизнеса меняется процент распределения задач и время, затрачиваемое на каждую из них.
Я выделяю 3 шляпы в роли бизнес-менеджера:
- Операционная роль → Вы должны проводить на этой должности больше всего времени в начале своего бизнеса.
- Роль менеджера и руководителя проекта → Вам следует проводить в этой роли больше всего времени, когда ваш бизнес начнёт расти.
- Роль генерального директора и провидца → Когда ваша компания переживает очень сильный рост, именно в этой роли вы должны проводить больше всего времени для создания ценности.
Помните, что баланс бизнеса не может существовать без дисбаланса! То же самое касается структуры вашего бизнеса. Этот процесс не останавливается со временем, он постоянно развивается и корректируется по мере роста вашего бизнеса.
Вы должны успешно сбалансировать своё благополучие как предпринимателя с тем, что необходимо вашему бизнесу для выхода на новый уровень.
Вот 3 действия, которые следует предпринять для оптимизации структуры вашего бизнеса, если вы еще не нашли правильный баланс:
- Удалите инструменты или интегрируйте их;
- Вернитесь к оперативным вопросам или делегируйте больше задач;
- И, наконец, отпустите определенных членов вашей команды или наберите больше!
