Как использовать картирование процессов для упрощения бизнеса

При подготовке уроков перед школьными учителями стоит непростая задача: правильно преподавать материал, сохраняя при этом вовлеченность учащихся. Некоторые по умолчанию постоянно болтают, в то время как другие объясняют огромные блоки текста в PowerPoint. Третьи становятся более креативными.

Учителя, которым удается заинтересовать своих учеников, включают в свои уроки интересные визуальные материалы. Будь то слайд-шоу с соответствующими мемами для запоминания сложной лексики или древовидная диаграмма для запоминания различных уровней правительства, ясно, что использование визуальных эффектов может упростить задачу и привлечь вашу аудиторию.

В деловом мире первостепенное значение имеет умение дойти до сути и при этом убедиться, что все понимают, что происходит. Неудивительно, что картирование процессов стало настолько популярным среди методов визуализации и оптимизации бизнес-процессов.

В этой статье мы рассмотрим основы бизнес-процессов и их картирование. Мы также рассмотрим несколько инструментов и методов, которые помогут вам вести свой бизнес более эффективно.

Что такое бизнес-процессы

Хотя этот термин звучит технически, на самом деле концепция довольно проста. Бизнес-процессы – это серия действий и задач, которые компания выполняет для достижения определенного результата.

Подумайте об этом: в каждой организации есть процессы, связанные с такими вопросами, как бухгалтерский учет, обслуживание клиентов, операции, поддержка и т.д. В то время как процессы бухгалтерского учета имеют тенденцию быть более формальными (например, документированные процедуры), процессы, связанные с обслуживанием клиентов, обычно неформальны (например, как сотрудники обрабатывают запросы клиентов).

Почему стоит оптимизировать бизнес-процессы

Осознаете вы это или нет, но компании заинтересованы в оптимизации своих процессов.

Вот несколько преимуществ, которые привлекут ваше внимание:

• Устраните ненужные шаги и уменьшите узкие места. Выявляйте и удаляйте избыточные задачи в своих процессах, чтобы оптимизировать операции. Правильно распределяя ресурсы, вы можете повысить производительность и сократить расходы.
• Повысьте удовлетворенность клиентов. Конечная цель – предоставлять продукты или услуги быстро, точно и последовательно. Этого можно добиться, автоматизировав определенные процессы, внедрив возможности самообслуживания или улучшив каналы связи.
• Оставайтесь конкурентоспособными, когда рынок меняется. Некоторые компании сворачиваются, как карточный домик, когда рынок меняется, в то время как другие прекрасно справляются с трудностями. Оптимизируя свои процессы, вы эффективно сокращаете время, необходимое для вывода новых продуктов на рынок, и увеличиваете свои шансы на крупные продажи.
• Повысьте удовлетворенность и вовлеченность сотрудников. Избавление от ненужных задач (подумайте об автоматизации!) и упрощение рабочих процессов позволит вашим сотрудникам сосредоточиться на более значимой деятельности. Ваша команда будет рада прийти на работу, и именно в этой позитивной среде могут процветать инновации и творчество.

Что такое картирование процессов

Картирование процессов – это мощный инструмент, используемый в бизнесе для визуального представления бизнес-процесса, показывающий, как процесс протекает от начала до конца.

Представьте, как ваши родители нарезали вам еду на небольшие кусочки, когда вы были моложе. Возможно, вы хотели есть так, как вам заблагорассудится, но ваши родители пытались помешать вам навести беспорядок или подавиться. Точно так же следующие методы отображения процессов могут эффективно разбить ваши сложные операции и превратить их в легко понятные концепции:

• В блок-схемах используются символы и стрелки для обозначения различных этапов процесса, что позволяет легко отслеживать ход действий.
• Диаграммы «дорожек» делят процесс на полосы, каждая из которых представляет отдельный отдел или человека, ответственного за конкретную задачу. С помощью этого инструмента вы можете легко выявить зависимости между различными заинтересованными сторонами.
• Карты потока создания ценности фокусируются на действиях, добавляющих и не добавляющих ценность в процессе. В то время как первое повышает общую эффективность, второе имеет тенденцию быть расточительным – именно таких задач вам следует избегать.

Ключевые преимущества картирования процессов

Вы уже знаете, как оптимизация процессов может вдохнуть новую жизнь в ваш бизнес. Пришло время понять, почему вам следует начать использовать сопоставление процессов, если вы ещё этого не сделали.

• Выявляйте и устраняйте действия, не добавляющие ценности. Объедините одни задачи и полностью исключите другие, чтобы упростить рабочий процесс и быстрее выполнять проекты.
• Улучшите коммуникацию. Визуальное представление процесса позволяет увидеть общую картину. Ваша команда может начать обсуждение потенциальных областей для улучшения, а не тратить время на выяснение того, как проект должен работать.
• Обучайте новых сотрудников. При приеме на работу новых сотрудников покажите им свои инструменты картирования процессов, чтобы представить процессы, которым им придется следовать. Это сокращает кривую обучения, поэтому они могут быстро интегрироваться и стать продуктивными членами команды.

Как упростить бизнес-процессы с помощью картирования

Давайте рассмотрим все этапы картирования процесса. Обязательно следуйте этим рекомендациям в хронологическом порядке!

1. Документируйте существующие процессы

   Начните с проведения интервью и сбора данных от руководителей процессов и сотрудников, непосредственно вовлеченных в процесс. По сути, вы должны вникнуть в тонкости и нюансы существующих процессов.

   Затем используйте эту информацию для документирования тех же процессов и просмотра того, как всё работает в настоящее время. Держите эту документацию под рукой, так как она понадобится вам в качестве ориентира для анализа и приложения усилий по улучшению.

2. Определите и проанализируйте области для улучшения

   После документирования существующих процессов наступает время анализа. Вам нужно будет искать неэффективность, узкие места и области, где ресурсы используются недостаточно разумно. Чтобы выявить эти проблемы, смело используйте блок-схемы, картирование потока создания ценности и анализ данных.

   Кроме того, если вам нужна другая точка зрения, позвоните своим межфункциональным командам и посоветуйтесь, что именно нужно улучшить. Это лучше, чем полагаться только на одного человека или ближайших советников!

3. Перепроектируйте и внедрите новые процессы

   На основе анализа вы можете начать перепроектирование своего рабочего процесса. В целом, вам нужно будет упростить и оптимизировать шаги, удалить ненужные действия и внедрить автоматизацию или технологии, где это применимо. Вы можете провести пилотные испытания или смоделировать любой из новых процессов, чтобы отметить любые проблемы, которые могут возникнуть при интеграции нового процесса.

   Вам также потребуется создать блок-схемы или диаграммы дорожек и представить их заинтересованным сторонам. Идея состоит в том, чтобы сформировать визуальное представление, которое побудит их поддержать вашу модернизацию бизнес-процессов.

   Что касается ваших сотрудников, держите их в курсе, проводя встречи, чтобы объяснить новые изменения и их роли во время внедрения.

Инструменты и методы эффективного картирования процессов

Давайте углубимся в некоторые инструменты и методы, которые могут помочь в составлении карты процессов.

• Программное обеспечение для создания блок-схем (Microsoft Visio): Visio предлагает удобный интерфейс и широкий спектр фигур и символов для представления различных элементов процесса. Пользователи обнаружат, что они могут легко создавать и изменять карты процессов.
• Программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPM). Программное обеспечение BPM предлагает уникальные расширенные функции (например, автоматизацию процессов и отслеживание производительности). Они помогают отображать процессы, автоматизировать повторяющиеся задачи и отслеживать ключевые показатели эффективности.
• Платформы онлайн-сотрудничества. Эти платформы позволяют заинтересованным сторонам сотрудничать в режиме реального времени, независимо от их географического местоположения. Любой может делиться идеями, обновлениями и отзывами в одном удобном месте!

• Захватите как общий обзор, так и подробные детали процесса: первый даёт «большую картину», второй обеспечивает ясность и точность. Обязательно документируйте каждый шаг, точку принятия решения и поток информации для обеспечения точности.
• Включите постоянное улучшение: картирование процессов – это не разовое действие, а постоянный процесс. По мере того, как вы получаете ценную информацию от отображенных процессов, ваша команда должна обновлять информацию по мере необходимости, чтобы оставаться в курсе растущих потребностей бизнеса.

Как преодолеть проблемы при картировании процессов

При составлении карты процесса вы можете наткнуться на несколько препятствий. Например, предприятия обычно сталкиваются с недостаточным участием заинтересованных сторон, неадекватным сбором данных, неясными границами и целями процессов, а также сопротивлением изменениям со стороны своих сотрудников.

Поскольку все эти проблемы могут замедлить ваш темп, вам следует использовать следующие стратегии, чтобы продолжать идти вперед:

• Заручитесь сильной поддержкой руководства и инициативы по картированию процессов, подчеркивая важность улучшения процессов.
• Инвестируйте в комплексное обучение персонала, чтобы они знали о картировании процессов.
• Установите регулярные каналы связи и обратной связи для уточнения ожиданий и поощрения участия. Это может быть особенно полезно для сотрудников, которые скептически относятся к картированию процессов и их последствиям.