SWOT-анализ – это метод стратегического планирования, который руководители проектов могут использовать для анализа сильных и слабых сторон своих проектов, а также любых возможностей и угроз, с которыми они могут столкнуться.
Подумайте об этом как о способе создания плана действий в чрезвычайных ситуациях, который учитывает потенциальные подводные камни и возможности, которые могут возникнуть в ходе вашего проекта.
Внедрение SWOT-анализа в управление проектами может помочь вам улучшить планирование проекта, снизить риски проекта и повысить вероятность его общего успеха.
Ниже мы обсудим цель SWOT-анализа в управлении проектами, а также восемь советов по его внедрению. Но, сначала давайте кратко рассмотрим, что означает SWOT.
Что означает SWOT
SWOT-анализ – это метод, который компании часто используют для оценки четырех ключевых аспектов своей организации. Этот анализ может помочь компаниям лучше понять, насколько вероятно, что они добьются успеха и на каких областях им следует сосредоточиться для улучшения.
Итак, что такое SWOT-анализ в управлении проектами? Так же, как владельцы бизнеса и менеджеры могут использовать SWOT для оценки своей компании, менеджеры проектов могут использовать ту же технику для оценки своих проектов.
Ниже представлен обзор четырех основных направлений, составляющих аббревиатуру SWOT, и их применение в управлении проектами:
- Сильные стороны: это внутренние факторы (факторы, которые вы можете контролировать), которые настраивают ваш проект или бизнес на успех. Сильные стороны проекта включают любые аспекты проекта, которые делают его успешным. Вот некоторые примеры: подробные требования к проекту, заинтересованный клиент, надежное программное обеспечение для управления проектами и опытные члены команды.
- Слабые стороны: это внутренние факторы, которые могут помешать вам добиться успеха. Например, если ваша команда никогда раньше не работала вместе, а несколько её членов – новые и неопытные. Другими внутренними слабостями могут быть перераспределенные ресурсы, отсутствие видимости прогресса, невовлеченные заинтересованные стороны или отсутствие финансирования проекта.
- Возможности: это факторы, которые находятся вне вашего контроля (внешние факторы), которые могут помочь вашему проекту добиться успеха. Это могут быть текущие возможности, которые существуют сейчас, но ещё не были использованы, или будущие возможности, которые, по вашему мнению, могут возникнуть. Если ваш основной поставщик материалов внезапно предложил скидку, это может стать возможностью сэкономить деньги на ваш проект. Если другой проект в вашей компании завершится раньше, это может освободить ресурсы, которые вы затем сможете использовать для достижения успеха вашего проекта.
- Угрозы: это внешние факторы, которые могут нанести вред вашему проекту, если они произойдут. Как и возможности, это могут быть текущие или будущие угрозы. Возможность того, что один из ваших поставщиков прекратит свою деятельность, может быть угрозой. Другими угрозами могут быть плохая погода (например, снежная буря, из-за которой сотрудники не смогут работать), увеличение расходов на поставки, материалы или подрядчиков.
Какова цель SWOT-анализа
SWOT-анализ в управлении проектами помогает вам спланировать свой проект и учесть факторы, которые могут помочь или помешать его успеху. Цель SWOT-анализа – выявить области риска, а также контролируемые факторы, на которые нужно обращать внимание и которые нужно отслеживать на протяжении всего проекта.
SWOT-анализ – это простой и экономически эффективный способ мозгового штурма и планирования вашего проекта. Когда вы полностью понимаете сильные и слабые стороны, возможности и угрозы вашего проекта, вы можете спланировать стратегию успеха, которая учитывает эти четыре фактора.
Проведение SWOT-анализа может помочь вам генерировать новые идеи, которые помогут вам воспользоваться тем, что вы и ваша команда делаете лучше всего, и потенциальными возможностями, которые могут возникнуть. SWOT также помогает повысить вашу осведомленность о слабых сторонах и потенциальных угрозах для вашего проекта, чтобы вы могли защититься от них.
Шаблон SWOT-анализа
SWOT-анализ не обязательно должен быть слишком сложным процессом. Вы можете начать с простой таблицы и использовать её для любого проекта.
Давайте рассмотрим пример шаблона:
| Сильные стороны | Слабые стороны |
|---|---|
| Возможности | Угрозы |
Как видите, наш SWOT-анализ разделён на четыре раздела:
- Сильные стороны: то, что ваша команда уже делает хорошо?
- Слабые стороны: что можно улучшить?
- Возможности: каких целей вы хотели бы достичь с помощью этого проекта?
- Угрозы: какие факторы могут помешать вам достичь этих целей?
Пример SWOT-анализа
Допустим, ваша команда хочет запустить новую кампанию в социальных сетях, и вам нужно провести SWOT-анализ, чтобы увидеть, где вы находитесь, приступая к этому проекту.
Давайте посмотрим, как это может выглядеть:
| Сильные стороны | Слабые стороны |
|---|---|
|
|
| Возможности | Угрозы |
|
|
Как видите, наш SWOT-анализ многое говорит нам о нашем текущем состоянии и о том, над чем нам нужно работать, чтобы наша кампания в социальных сетях была успешной.
Привлечение заинтересованных сторон и различных членов команды для информирования о вашем анализе поможет вам получить глубокий обзор, чтобы вы могли приступить к работе над улучшением своих процессов.
Советы по проведению SWOT-анализа в управлении проектами
SWOT-анализ в управлении проектами эффективен только в том случае, если вы собираете правильную информацию и используете её для принятия соответствующих мер.
Вот восемь советов, которые помогут вам провести и выполнить SWOT-анализ в управлении проектами:
- Включите в процесс всех ключевых заинтересованных лиц. Члены команды, ваш клиент, спонсор и другие лица, близкие к проекту, должны помочь выявить и проанализировать критические факторы, чтобы ничего не упустить из виду.
- Соберите всех вместе (виртуально или лично) и проведите мозговой штурм, чтобы составить список для каждой из четырех категорий (сильные стороны, слабые стороны, возможности и угрозы).
- После завершения мозгового штурма расставьте факторы в каждом разделе по приоритетам – от наиболее важных к наименее важным.
- Создайте и распространите SWOT-анализ. Перечислите факторы в каждой категории, расположив наиболее важные вверху, а наименее важные внизу.
- Разработайте планы действий для устранения любых факторов, находящихся под вашим контролем (сильных и слабых сторон), а также любых текущих возможностей или угроз.
- Создайте будущие планы того, как справляться с возможностями и угрозами, которые могут возникнуть позже. Эти планы должны включать средства определения того, что возможность или угроза произошли, а также план действий по их использованию.
- Разместите список в центральном месте, где все заинтересованные стороны смогут легко на него ссылаться, и регулярно к нему обращайтесь, чтобы приоритеты всегда оставались на первом месте.
- Периодически просматривайте и переоценивайте список на протяжении всего проекта, чтобы увидеть, изменилось ли что-то и нужно ли добавить какие-либо новые факторы.
Программное обеспечение для управления проектами – это отличное место для поддержания, распространения и обновления вашего SWOT-анализа. Вы можете быстро обмениваться изменениями и обновлениями в вашем списке приоритетов со всеми заинтересованными сторонами в рамках одного централизованного программного обеспечения. Кроме того, используя такой инструмент, вы можете создавать аналитические панели для отслеживания и составления отчетов о сильных и слабых сторонах, возможностях и угрозах, которые вы определили.
