Вы когда-нибудь задумывались о том, что покупка продуктов является формой управления запасами? Подумайте об этом: вы наверняка часто посещаете магазин, чтобы пополнить свой дом свежими продуктами. Хотя несъеденные закуски часто переносят в дальнюю часть кладовой, чтобы освободить место для покупок на этой неделе, вы также следите за скоропортящимися продуктами, поскольку такие продукты, как ягоды и хлеб, имеют тенденцию портиться довольно быстро.
Теперь подумайте, что произойдёт, если вы не заполните свой холодильник и кладовую. Скорее всего, вы не сможете приготовить еду на неделю, и у вас не останется ничего, кроме дорогой и нездоровой еды на заказ.
Подобно тому, как покупка продуктов является неотъемлемой частью ведения домашнего хозяйства, управление запасами необходимо, если вы хотите поддерживать эффективный и прибыльный бизнес. Это касается как больших, так и малых компаний, поскольку организованная система запасов ведёт к бесперебойной работе и увеличению продаж.
В этой статье мы рассмотрим абсолютную необходимость управления запасами и дадим важные советы о том, как правильно управлять делами, уделяя особое внимание роли инвентарных списков.
Что такое управление запасами
Давайте начнём! Когда вы слышите слова «управление запасами», вы, вероятно, представляете поток товаров в ваш бизнес и из него. Компании часто занимаются такими видами деятельности, как мониторинг уровня запасов, запись движения запасов и проверка доступности продуктов, когда они нужны клиентам. Хотя эти задачи обычно удовлетворяют клиентов, гарантируя своевременную доставку заказов, они также помогают вам избавиться от излишних запасов, что освободит больше места на ваших складах.
В конечном счете, цель состоит в том, чтобы всё в вашей организации работало гладко и вы могли сосредоточиться на том, чтобы стать любимым брендом своих клиентов, на который можно тратить деньги!
Основные преимущества управления запасами
Если ваша компания стремится усовершенствовать искусство управления запасами, читайте дальше, чтобы узнать о возможных преимуществах:
- Поддержка оптимального уровня запасов: в наличии имеется достаточно продуктов для удовлетворения спроса клиентов без чрезмерных затрат на транспортировку.
- Пример: Фирма, производящая электронные устройства, может использовать методы управления запасами, чтобы определить необходимое количество компонентов и готовой продукции, которое должно быть под рукой. Точное прогнозирование спроса и соответствующая корректировка уровня запасов помогает своевременно доставлять заказы клиентов и поддерживать разумный уровень запасов.
- Уменьшите риск дефицита: когда компании держат свою продукцию на складе и могут своевременно выполнять заказы клиентов, это повышает лояльность к бренду, а также вероятность повторных покупок.
- Пример: продуктовый магазин решает внедрить эффективные методы управления запасами, внимательно отслеживая уровень запасов и пополняя товары до того, как они закончатся. Поскольку покупатели всегда находят то, что им нужно, они всегда остаются довольными и продолжают возвращаться в любимый магазин.
- Повысьте точность заказов. Внедрение систем сканирования штрих-кодов, автоматического отслеживания запасов и регулярных проверок может уменьшить количество неправильных поставок и не дать вашим клиентам выплеснуть гнев в виде плохих отзывов.
- Пример: интернет-магазин начинает инвестировать в передовые технологии управления запасами. Его целью является точное отслеживание уровня запасов и подтверждение того, что нужные продукты поставляются нужным клиентам. Это повысит удовлетворенность клиентов и их восприятие компании, поскольку им придется сталкиваться с меньшим количеством возвратов или обменов.
Представляем инвентарные списки
Хотя правильное управление запасами способствует успешному бизнесу, эффективный список запасов служит основным ориентиром для отслеживания и управления всеми вещами.
Инвентарный список представляет собой всеобъемлющий документ, в котором представлен подробный обзор товарно-материальных запасов предприятия, и является ценным ресурсом для тех, кто хочет отслеживать свои запасы и всегда поддерживать оптимальные уровни запасов.
Хотя длина и сложность инвентарного списка зависят от размера организации, каждый список обычно включает информацию об описаниях товаров, единицах хранения или кодах продуктов, количествах, местах хранения и стоимости единицы продукции.
Ключевые компоненты инвентарного списка
При создании инвентарного списка необходимо включить следующие ключевые элементы, чтобы гарантировать его эффективность:
- Описания предметов. Четкое и краткое описание каждого предмета в инвентаре необходимо для облегчения идентификации и категоризации. Представьте, как бы вы расстроились, если бы зашли в продуктовый магазин и обнаружили, что все продукты перемешаны без этикеток!
- Артикул или коды продуктов: назначайте уникальные коды каждому товару, чтобы упростить процесс управления запасами и минимизировать вероятность ошибок. Кассиры могут сканировать эти коды и просматривать их на своих экранах, если с покупателем возникнут споры.
- Количество в наличии: всегда знайте точное количество каждого товара на складе. Это число поможет вам решить, когда лучше всего повторно заказать каждый продукт.
- Места хранения: определите конкретное место хранения каждого товара на вашем складе. Это облегчает поиск и извлечение предметов при необходимости.
- Стоимость единицы продукции: запишите стоимость каждого предмета, чтобы рассчитать стоимость вашего инвентаря. Вы также можете использовать этот число, чтобы предлагать конкурентоспособные цены своей клиентской базе.
- Дополнительная информация: в зависимости от конкретных потребностей вашей компании в инвентарный список может быть включена дополнительная информация (например, сведения о поставщике, сроки годности или характеристики продукта).
Советы по эффективному управлению запасами
Теперь, когда вы понимаете инвентраные списки и то, как они влияют на управление запасами, давайте обсудим некоторые стратегии эффективного управления запасами.
Внедрить надежную систему отслеживания
Вот два способа отслеживать движение запасов в режиме реального времени: штрих-кодирование и технология радиочастотной идентификации (RFID). Эти методы исключают необходимость ручного ввода данных и снижают риск ошибок. Если есть какие-либо несоответствия или проблемы, ваша система может сразу их обнаружить.
- Штрих-кодирование: каждому товару в вашем инвентаре присвоен уникальный штрих-код. Когда товар получен, продан или перемещен, сканер штрих-кода сканирует его. Затем информация автоматически обновляется в системе управления запасами.
- Технология RFID: радиоволны используются для идентификации и отслеживания предметов с помощью RFID-меток. Эти бирки можно прикреплять к отдельным продуктам или поддонам, чтобы можно было быстро и точно их пересчитать.
Регулярно обновляйте инвентарные списки
Ваши инвентарные списки необходимо обновлять, чтобы они сохраняли точность. Просто представьте, как почувствуют себя ваши клиенты, если они разместят онлайн-заказ, который через несколько дней будет сочтён недоступным из-за проблем со складами. Если они достаточно рассержены, они перестанут покупать у вас.
Ниже приведены две стратегии, позволяющие избежать этого:
- Выполните инвентаризацию физических запасов: подсчитайте каждый предмет в вашем инвентаре и сравните эту сумму с тем, что было записано в вашей системе управления запасами. Если ошибки возникают из-за отсутствия или неправильного размещения элементов, это простое исправление.
- Часто просматривайте и пересматривайте инвентарные списки: всякий раз, когда товар получен, продан или перемещён в пределах вашего бизнеса, пришло время обновить ваш инвентарный список. Это можно сделать вручную или с помощью программного обеспечения для управления запасами.
Используйте программное обеспечение для управления запасами
Технологии имеют тенденцию упрощать нашу жизнь и делать её более гладкой. Программное обеспечение для управления запасами не является исключением, поскольку этот удобный инструмент может оптимизировать уровень запасов, снизить затраты на хранение и повысить общую эффективность работы.
Вот два ключевых преимущества:
- Автоматизация ручных задач: программное решение может автоматически обновлять записи о запасах при получении или продаже товаров, генерировать отчеты об уровнях запасов и движении запасов, а также предоставлять информацию о тенденциях и закономерностях, которые могут помочь в прогнозировании и планировании.
- Интеграция с другими бизнес-системами. Объединение с системами торговых точек и бухгалтерским программным обеспечением обеспечивает бесперебойный поток данных и избавляет от необходимости ручного ввода и сверки данных.
Как подходить к вопросам, связанным с управлением запасами
Не всегда всё идёт гладко, когда ваша организация работает над внедрением эффективных методов управления запасами. Есть несколько проблем, с которыми предприятия сталкиваются снова и снова.
Давайте рассмотрим их, а также несколько стратегий их преодоления.
Проблемы с избытком и дефицитом
Избыток запасов может привести к блокировке капитала и увеличению расходов на содержание, а дефицит может привести к потере возможностей продаж и недовольству клиентов.
Решения:
- Регулярно прогнозируйте и анализируйте спрос, чтобы определить оптимальные точки и количества повторного заказа. В вашем бизнесе всегда должно быть достаточно запасов для удовлетворения потребностей клиентов. Это особенно важно в пиковые сезоны, например, на Новый Год.
- Анализируйте исторические данные о продажах, чтобы определить закономерности и тенденции потребительского спроса. Когда вы пополняете свой инвентарь, ваши заказы должны делаться систематически. Если вы подойдете к процессу наугад, вы можете заказать слишком много или слишком мало.
Ненадежные поставщики
Если у вас нет хороших отношений с поставщиками, вы, возможно, не сможете вовремя получить свою продукцию и отправить ее своим клиентам.
Решения:
- Будьте в хороших отношениях со своими поставщиками, уважайте их время и хорошо общайтесь. Поделитесь своими прогнозами спроса и требованиями к запасам, чтобы ваши поставщики заранее знали, что именно вам от них нужно. В конце концов, никто не любит, когда его вызывают на работу в последнюю минуту, особенно во время праздников.
- Внедрите практику инвентаризации «точно в срок», при которой вы получаете запасы от поставщиков как раз вовремя для производства или заказов клиентов. Это освобождает складские помещения и экономит деньги вашей компании. Помните, что вам необходимо правильно координировать свои действия со своими поставщиками и командой логистики, чтобы всё было доставлено вовремя. Убедитесь, что все готовы работать с вами, когда они вам понадобятся.
- Имейте список резервных поставщиков на случай изменений на рынке или на случай, если ваш основной поставщик «уйдёт в отпуск». Если ваш текущий поставщик не отвечает, не доставляет вовремя или имеет постоянные проблемы с качеством продукции, рассмотрите возможность полной смены поставщика.
Будущие тенденции в управления складом
Область управления запасами постоянно развивается благодаря развитию технологий и изменению поведения потребителей.
Давайте посмотрим, каким будет будущее!
- Достижения в области автоматизации, анализа данных и облачных вычислений коренным образом меняют способы отслеживания, управления и оптимизации запасов.
- Датчики Интернета вещей, автоматизированные системы пополнения запасов и анализ данных в реальном времени упрощают процесс принятия решений и дают вашей организации столь необходимый импульс с точки зрения операционной эффективности.
- Искусственный интеллект (ИИ) и машинное обучение (МО) помогают оптимизировать уровень запасов и цепочки поставок. Они также делают ваших клиентов счастливее.
- Используйте эти инструменты для анализа огромных объемов данных, выявления закономерностей и более точного прогнозирования будущего спроса на ваши продукты. Вместо того, чтобы всегда смотреть в прошлое, смотрите в будущее!
