Научиться делегировать полномочия – непростая задача для многих предпринимателей. Вы зарабатываете свой первый миллион рублей, ваш ежедневник заполняется задачами, которые нужно выполнить, и вы медленно, но верно начинаете работать до поздней ночи и по выходным. Короче говоря, вы бежите за временем, и создаётся впечатление, что вы перегружены работой.
Это именно тот момент, когда вам в голову приходит слово «делегирование»! А что, если решением было бы нанять поставщика услуг, который поможет вам развивать свой бизнес ?
Сегодня вы увидите, как подготовить свой бизнес (мышление, организацию, инструменты) к успешному делегированию полномочий. Вы также обнаружите, что вам часто приходится поручать определенные задачи коллегам, даже не имея на это реальных финансовых возможностей (переведите дух, всё получится!).
Затем мы поговорим о процессах, коммуникации, целях, адаптации и т.д.
Знайте, что я сам следовал 6 ключевым шагам, которые собираюсь вам дать, когда начал делегировать полномочия в своём бизнесе. Вы увидите, как реализовать делегирование полномочий в вашей компании, даже если вы не родились генеральным директором с врожденными лидерскими и управленческими навыками.
Делегирование без стресса: 6 шагов к продуктивной передаче задач
Готовьте компанию к делегированию с начала деятельности
Работайте над своим лидерским мышлением
Вы только что открыли свой бизнес и делегирование полномочий не входит в число ваших приоритетов? Вам это кажется далеким, необязательным или даже невозможным?
Что ж, я советую вам сделать все возможное в вашей компании, начиная с сегодняшнего дня, чтобы иметь возможность делегировать полномочия в ближайшие месяцы или годы (да, да, это реальный совет!).
Причина проста: не стоит недооценивать, насколько быстро может возникнуть необходимость делегировать полномочия.
Как можно раньше примите образ мышления предпринимателя, которому рано или поздно придётся переложить на других часть своих задач.
Организуйте все свои файлы и упростите процессы
С самого начала настройте идеальную организацию всех ваших папок, подпапок, файлов и т.д. Цель состоит в том, чтобы любой человек за пределами вашей компании мог быстро найти любой документ.
Задания должны быть простыми для понимания и воспроизведения. Если вы будете думать о своём бизнесе таким образом с самого начала, это облегчит вам жизнь, а также жизнь ваших будущих коллег.
По мере развития вашего бизнеса записывайте повторяющиеся задачи, которые вы можете быстро поручить другому специалисту. Это действительно основа для обучения эффективному делегированию полномочий.
Выбирайте эффективные инструменты для всех ваших задач
Убедитесь, что вы работаете с инструментами, которые могут использоваться несколькими людьми одновременно (вашими будущими соавторами). Таким образом, вам не придется менять все свои привычки и процессы сразу же, как только вы пригласите в свой бизнес нового специалиста.
Для меня использование правильных инструментов с самого начала бизнеса было одним из лучших решений! Когда я пользовался услугами поставщиков услуг, мне было очень легко предоставить им доступ ко всем необходимым файлам и поручить им выполнение различных задач.
Начните делегирование до того, как достигнете целевого оборота
Вот фраза, которую я часто слышу: «Я пока не могу позволить себе делегировать полномочия».
Вы должны признать, что необходимость делегирования полномочий часто важнее оптимального бюджета для этого. Делегирование позволяет вам освободить время и ментальное пространство, чтобы затем увеличить товарооборот .
В 90% случаев у вас «не будет финансовых средств для делегирования полномочий в долгосрочной перспективе», пока вы не начнёте это делать, и это совершенно нормально. Вы должны понимать, что в течение нескольких недель делегирование полномочий будет означать для вашей компании затраты, прежде чем вы почувствуете финансовую выгоду.
Не попадайтесь в ловушку своего эго, ожидая перегрузки на работе или даже выгорания, прежде чем признать, что пришло время избавиться от некоторых трудоемких задач.
Запишите свои процессы по ходу для будущих поставщиков услуг
Ещё один совет, который спас мне жизнь и кучу времени: не забывайте сохранять процессы при их создании.
Например, вы можете записать свой экран вместе с голосом, чтобы подробно рассказать о том, как:
- Вы публикуете запись в блоге.
- Вы планируете публикации в социальных сетях и т.д.
При таком подходе вам придётся отправлять видеозаписи своих процессов только в тот день, когда вы обратитесь к поставщику услуг. Затем он проведёт все необходимые шаги и процедуры для совместной работы с вами.
Регистрация ваших процессов – это бесценная экономия времени, поскольку вам не нужно обучать специалистов, которым вы делегируете задачи. Это также значительно снижает риск ошибок со стороны ваших поставщиков, у которых перед глазами видеоурок.
Эффективное делегирование через общение
Задайте себе вопрос, если делегированная работа выполняется плохо
Если есть какой-то навык, который нужно развивать, чтобы научиться делегировать полномочия (и быть счастливым в жизни в целом, раз уж вы этим занимаетесь), то это коммуникация.
Вы должны уметь чётко определять и объяснять миссии и задачи, которые должен выполнять ваш будущий поставщик услуг.
Вот почему, если работа выполнена плохо, это часто ваша вина. Да, это правда, которая немного ранит. Однако, нет ничего более правдивого.
В контексте порученной соавтору миссии, если результат не соответствует вашим ожиданиям или есть ошибки, сначала спросите себя, достаточно ли четко вы выразили свои ожидания, детали задач, которые необходимо выполнить, и т.д.
Очень часто (но, конечно, не всегда, бывает и так, что поставщик услуг работает плохо) некачественно выполненная задача является следствием плохой коммуникации с вашей стороны. Либо потому, что вы были недостаточно точны в своих объяснениях (отсюда и важность видеосъёмки ваших процессов), либо потому, что вы не сообщили все необходимые элементы поставщику услуг и т.д.
Поставьте перед своим поставщиком услуг чёткие и точные цели
В соответствии с тем, что мы только что сказали, научиться делегировать полномочия – значит уметь чётко и ясно выражать своим поставщикам услуг свои ожидания и цели.
Например, установите количественные цели, достижение которых можно легко измерить (с указанием сроков, мер управления временем, стратегических вех и т.д.).
И самое главное, никогда не думайте, что «это здравый смысл». Лучше слишком глубоко вдаваться в подробности, чем что-то упустить.
Помните, что отсутствие коммуникации часто приводит к ошибкам и недопониманию. То, что кажется вам очевидным, редко бывает очевидным для других профессионалов.
Регулярно предоставляйте обратную связь своим сотрудникам
Уделите время регулярному предоставлению отзывов вашим сотрудникам:
- Выделите задания, с которыми они справились хорошо.
- Не стесняйтесь сообщать им о любых мелких ошибках, которые вы допускаете.
- Сообщите, какие области вы хотите улучшить.
- Спросите их, как вы можете помочь им выполнить свою миссию (предоставив информацию, упростив процессы и т.д.).
Может показаться неловким «критиковать» работу поставщика услуг. Вы, возможно, склонны говорить себе, что в конце концов «это не имеет большого значения». И всё же это важно! Если вы не общаетесь регулярно со своими коллегами, они не смогут понять, что именно не работает, и как исправить это.
Так что не совершайте эту ошибку и не отказывайтесь от того, что вам не подходит. Существует риск, что это может стать источником разочарования и будущих конфликтов.
Чётко (и доброжелательно) сообщите поставщику услуг, что вам не нравится и как вы хотите, чтобы были выполнены задачи. Если вы останетесь вежливы и будете говорить по существу, у вашего коллеги не будет причин неправильно вас понять.
Если вы хотите научиться эффективно делегировать полномочия, помните, что вы занимаетесь бизнесом, а не благотворительностью. Ваш поставщик услуг призван помогать вам вести бизнес, поэтому ваша обязанность – убедиться, что он делает это правильно. В противном случае вам придётся принять необходимые решения (при необходимости пересмотреть условия или сменить поставщика услуг).
Не забывайте, что вам также необходимо мотивировать своих сотрудников, регулярно подчеркивая то, что они делают хорошо.
Дайте несколько недель на адаптацию сотрудника
Огромная ошибка, которую совершают многие предприниматели, когда впервые собираются делегировать полномочия, заключается в том, что они верят, что их двойник существует и что они его найдут.
Думать, что можно нанять профессионала, который будет работать точно так же, как вы, и «так же хорошо», как вы, – утопия. Это «лучший» способ потерпеть неудачу.
Взгляните фактам в лицо: ваш сотрудник – это не вы. И потребуется несколько недель адаптации, чтобы привыкнуть к вашей личности, вашему стилю и вашим процессам.
Дайте ему время акклиматизироваться и сориентироваться. Он совершит некоторые ошибки, когда начнёт, и это совершенно нормально.
Примите, что не всё идельно для успешного делегирования
Откажитесь от задач, которые вы делегировали
Научиться делегировать полномочия – значит признать, что не все идеально (согласно вашему собственному определению совершенства, конечно).
Однажды я услышал в подкасте об этом: «80% достаточно». Я с этим в какой-то степени согласен. Если ваш сотрудник может выполнить поставленные вами задачи с точностью 80%, этого более чем достаточно; большего вам и не нужно. Не тратьте время на недостающие 20% (закон Парето и всё такое).
Научитесь отпускать проблему, принимать идеи, процессы, образ мышления вашего сотрудника услуг и справляться с тем, что «80% достаточно».
Не контролируйте всё и всегда
Вы – менеджер предприятия, и ваш сотрудник готов помочь вам сократить рабочую нагрузку, сэкономить время в вашем бизнесе, оказать поддержку в выполнении задач, с которыми вы не справляетесь, и т.д.
Если вы тратите время на отслеживание всего, что он делает, и исправление каждой запятой после него, вы теряете все преимущества делегирования (а именно, ценное время и психологическое пространство).
Поэтому используйте сэкономленное время для работы «над» своим бизнесом, а не «в» нём.
Вот и всё, теперь вы знаете, как научиться делегировать полномочия легко и эффективно. Я сам прошёл через все эти этапы, чтобы успешно нанимать сотрудников / поставщиков услуг и уменьшить свою рабочую нагрузку.
Умение организовать эффективное делегирование полномочий – это не врождённый талант, а навык, который необходимо развивать каждому генеральному директору. Поэтому важно позаботиться о своей организации с самого начала. Не ждите, пока у вас будет большая текучка кадров, чтобы начать делегировать задачи.
Записывайте все свои процессы и практикуйте общение снова и снова! Дайте новому сотруднику время найти свои оценки и будьте готовы к тому, что не всё будет на 100% идеально.
