Принятие решений в бизнесе часто кажется сложным и подавляющим, не так ли? Но что, если бы существовал инструмент, который мог бы упростить этот процесс, помогая вам чётко и объективно взвесить свои варианты? Чтобы облегчить этот процесс и обеспечить объективное и обоснованное принятие решений, многие организации используют инструмент, известный как взвешенная матрица решений.
Что же это такое? Допустим, вы столкнулись с несколькими вариантами: выбор нового офиса, поставщика программного обеспечения или выбор маркетинговой стратегии. У каждого варианта есть плюсы и минусы, и все они кажутся одинаково заманчивыми. Именно здесь взвешенная матрица решений может помочь вам принять правильное решение. Она позволяет вам перечислить ваши варианты, определить, что в них важно (это ваши критерии), а затем присвоить этим критериям числа, чтобы объективно рассчитать лучший выбор.
Почему это полезно? Это отсекает шум и уменьшает эмоциональную или субъективную предвзятость, омрачающую процесс принятия решений. Она преобразует сложные решения в чёткую таблицу вариантов и оценок.
Готовы узнать, как применять этот инструмент в повседневных бизнес-решениях? Оставайтесь с нами, пока мы расскажем, как настроить и использовать взвешенную матрицу решений.
Что такое взвешенная матрица решений
Матрица взвешенных решений помогает отдельным лицам и организациям принимать объективные решения, рассматривая различные факторы и присваивая веса для определения приоритетности этих факторов.
- Сценарий: компания рассматривает возможность приобретения важнейшего компонента продукта у разных поставщиков. Лица, принимающие решения, должны оценить цену, качество, надёжность и обслуживание клиентов. Каждому фактору присваивается вес в зависимости от его относительной важности для целей и задач компании.
- Ключевые факторы: цене можно присвоить вес 40%, поскольку компания особенно чувствительна к затратам. Качеству может быть присвоен вес 30%, поскольку производительность компонента имеет решающее значение для функциональности продукта. Надёжности можно присвоить вес 20%, поскольку компания ценит поставщиков, которые стабильно выполняют поставленные задачи. Обслуживание клиентов может иметь вес 10%, поскольку компания хочет работать с поставщиками, которые обеспечивают отличную поддержку.
- Результат: после присвоения весов лица, принимающие решения, могут оценить каждого поставщика по этим критериям и соответствующим образом присвоить баллы. Затем баллы умножаются на соответствующие веса и суммируются для получения общего балла для каждого поставщика. Поставщик с наивысшим общим баллом считается наиболее подходящим выбором.
Важность взвешенной матрицы решений
Зачем вашей команде взвешенная матрица решений? Что ж, принятие решений лежит в основе каждой организации, определяя стратегию и влияя на результаты. Оно включает в себя оценку доступных вариантов, оценку потенциальных последствий и выбор наиболее выгодного курса действий.
По данным опроса Oracle 2023 года , в котором приняли участие более 14 000 участников из 17 стран, 74% респондентов сообщили о 10-кратном увеличении количества ежедневных решений за предыдущие три года, при этом 78% ошеломлены данными из многочисленных источников.
Бизнес-решения имеют самые разнообразные последствия, влияя на повседневную деятельность, долгосрочные цели и общую прибыльность. Эффективное принятие решений позволяет компаниям использовать возможности, снижать риски и опережать конкурентов. И наоборот, неправильное принятие решений может привести к упущенным возможностям, напрасной трате ресурсов и даже к провалу бизнеса. Вот почему овладение искусством принятия решений так важно для любого бизнес-лидера.
3 компонента взвешенной матрицы решений
Каковы наилучшие способы эффективной максимизации взвешенной матрицы решений?
Всё сводится к трём ключевым компонентам:
-
Определите альтернативы
Допустим, вы владелец бизнеса и решаете приобрести новую услугу. Ваши альтернативы могут включать услуги, отвечающие различным потребностям клиентов или тенденциям рынка. Другим примером может быть рассмотрение планов действий по расширению компании; альтернативы могут варьироваться от открытия новых филиалов в разных местах до изучения партнерских отношений с существующими предприятиями.
Каждая альтернатива приносит свои преимущества и проблемы, поэтому крайне важно рассмотреть все возможности.
Вот как к этому подойти:
- Начните с краткого описания каждого потенциального варианта, каким бы «невероятным» он ни казался.
- Согласуйте свои альтернативы со стратегическими целями вашей компании.
- Изучите точки зрения разных членов команды, заинтересованных сторон или даже клиентов.
- Имея список вариантов, изучите их.
Используйте цифровые доски для определения альтернатив вашей матрицы решений. Вы можете создать специальную доску Канбан, где каждый столбец представляет отдельную категорию или критерий, важный для вашего решения. Например, если вы выбираете программные решения, столбцы могут включать такие критерии, как стоимость, удобство для пользователя, возможности интеграции и поддержка клиентов. Члены команды могут добавлять комментарии, прикреплять файлы и голосовать за каждую карточку. Этот интерактивный аспект гарантирует учёт всех точек зрения, что делает его комплексным инструментом для группового принятия решений.
-
Определить критерии оценки
На этом этапе определяются атрибуты, которые будут определять ваше решение, независимо от того, выбираете ли вы нового поставщика, выбираете подход к проекту или выбираете новое программное обеспечение для своего бизнеса.
На начальном этапе учтите все возможные факторы, которые могут повлиять на ваше решение. Перечислите всё, что приходит на ум, от эффективности затрат и времени до масштабируемости и поддержки пользователей. На этом этапе чем больше, тем лучше – вы уточните свой список до наиболее важных пунктов позже.
Например, если решение включает выбор поставщика для производственной компании, критерии могут включать такие факторы, как:
- Ценовая конкурентоспособность
- Качество продукта
- Надёжность доставки
- Обслуживание клиентов
Определив чёткие критерии, лица, принимающие решения, могут гарантировать, что будут учтены все аспекты, важные для успеха решения.
Убедитесь, что ваши критерии измеримы. Расплывчатые критерии приводят к субъективным оценкам, что может подорвать объективность вашей матрицы. Вместо общих терминов, таких как «рентабельность», укажите, что означает «рентабельность» в числовом выражении, например, «начальная стоимость менее 1 000 000 рублей». Измеримые критерии делают последующие этапы оценки каждого варианта простыми и оправданными.
Вы можете использовать инструменты аналитики для создания подробных отчетов по различным аспектам ваших проектов или операций. Например, если одним из ваших критериев является эффективность проекта, вы можете использовать аналитику для получения исторических данных об эффективности аналогичных проектов. Эта информация может помочь вам определить, какие показатели производительности (например, время выполнения, соблюдение бюджета или показатели качества) следует включить в качестве критериев в матрицу решений.
-
Присвойте веса каждому критерию
На этом этапе вам нужно меньше гадать и больше думать о том, какие факторы соответствуют вашей бизнес-стратегии. Начните с пересмотра целей вашего бизнеса или проекта. Что наиболее важно для этого конкретного решения?
Если вы выбираете новую программную систему, возможно, лёгкая интеграция с существующими системами важнее первоначальных затрат. Распространенный подход использует числовую шкалу, например от 1 до 10, где 10 соответствует наивысшей важности. Каждому критерию присваивается вес в зависимости от его важности для успеха решения. Например, если для успеха вашего проекта важно своевременное завершение, вы можете присвоить более высокий вес критерию «сроки реализации проекта».
Это не шоу одного человека! Получите информацию от различных заинтересованных сторон, на которых повлияет это решение. Это помогает гарантировать, что веса отражают комплексное представление о том, что важно для бизнеса.
Настраиваемые рабочие процессы позволяют стандартизировать процесс, с помощью которого критерии взвешиваются при принятии различных решений, с отдельным статусом для каждого этапа процесса. Это особенно полезно в крупных организациях, где несколько команд или отделов могут использовать матрицу решений независимо. Стандартизация этого процесса обеспечивает последовательность и справедливость при оценке критериев принятия решений во всей организации. Вы также можете автоматизировать части процесса присвоения весов на основе заранее определенных правил, которые отражают ваши бизнес-приоритеты.
3 шага к использованию взвешенной матрицы решений
Как использовать взвешенную матрицу решений для облегчения принятия решений в бизнесе? Это так же просто, как 1-2-3.
-
Перечислите варианты
Прежде всего, соберите свою команду! Принятие решений лучше всего работает в «командных видах спорта». Объедините людей из разных отделов или областей знаний. Каждый человек может предложить уникальные идеи или варианты, которые вам, возможно, ещё предстоит рассмотреть самостоятельно. Этот сеанс мозгового штурма – ваш шанс собрать все мыслимые варианты, какими бы странными они ни казались.
Затем обязательно постройте обсуждение вокруг вашей конечной цели. Чего вы пытаетесь достичь? Независимо от того, выбираете ли вы новую ИТ-систему, выбираете маркетинговую стратегию или принимаете решение о выпуске нового продукта, наличие чёткой цели поможет сфокусировать ваш список вариантов и обеспечить их актуальность.
Задавайте такие вопросы:
- Что мы действительно стремимся улучшить?
- Кто является заинтересованными сторонами?
- Каковы сроки реализации проекта?
- Как выглядит успех этого проекта?
- Каковы потенциальные риски, связанные с этим проектом?
- Существуют ли внешние факторы или тенденции, которые могут повлиять на проект?
Перечисляя эти варианты, начните классифицировать их по стоимости, осуществимости или времени реализации. Эта предварительная категоризация может помочь, когда вам нужно будет присвоить веса и баллы на более поздних этапах.
-
Оцените каждый вариант
Присвойте баллы на основе того, насколько хорошо каждый вариант соответствует каждому критерию. Оценки могут присваиваться по числовой шкале от 1 до 10 или с помощью качественных дескрипторов, таких как «плохо», «удовлетворительно», «хорошо» или «отлично». Например, если критерием является экономическая эффективность, вариант, который является наименее дорогим, но при этом отвечает всем вашим потребностям, может получить 10 баллов, а более дорогой вариант может получить меньшую оценку.
По возможности основывайте свои оценки на объективных данных. Если одним из ваших критериев является скорость реализации, посмотрите на исторические данные, чтобы узнать, сколько времени потребовалось для реализации каждого варианта в аналогичных ситуациях. Такой подход устраняет большую часть субъективизма и делает ваше решение более обоснованным.
-
Рассчитайте взвешенные оценки
После оценки каждого варианта по критериям необходимо рассчитать взвешенные баллы. Это делается путем умножения баллов каждого критерия на присвоенный ему вес и суммирования взвешенных баллов для каждой альтернативы. Результат количественно представляет общую желательность каждого варианта на основе определенных критериев.
Например, если вы оцениваете различные проектные предложения на основе стоимости, сроков и осуществимости, вы должны присвоить каждому критерию веса в зависимости от их относительной важности. Затем вы умножаете оценку каждого критерия на его вес и рассчитываете взвешенную оценку для каждого предложения.
Преимущества использования взвешенной матрицы решений
Использование взвешенной матрицы решений может пролить свет на ваш процесс принятия решений, особенно когда вы сталкиваетесь с несколькими хорошими вариантами и вам нужен чёткий способ определить лучший из них.
Матрица взвешенных решений поможет вам:
- Изложить свои варианты в структурированном формате, чтобы всем участникам было легче понять, почему принимаются те или иные решения.
- Разбить сложные сценарии на серию более мелких и простых оценок.
- Достичь консенсуса, используя количественный подход для оценки вариантов.
- Расставить приоритеты в том, что наиболее важно для вашего проекта или организации, гарантируя, что наиболее важные элементы будут учтены должным образом.
- Уменьшить предвзятость, сосредоточившись на установленных заранее определенных критериях и весах, прежде чем оценивать варианты.
- Укрепить доверие и уверенность внутри компании (сотрудники) и снаружи (инвесторы).
- Обеспечить чёткий контрольный журнал, объясняющий, почему тот или иной вариант был выбран среди других.
Потенциальные ограничения взвешенной матрицы решений
Хотя взвешенная матрица решений является мощным инструментом для рационализации сложных решений, у неё есть ограничения. Понимание этих потенциальных недостатков может помочь вам лучше подготовиться и смягчить их в процессе принятия решений.
Давайте обсудим некоторые из этих ограничений:
Субъективность при взвешивании и подсчете баллов
Несмотря на структурированный подход, присвоение весов и оценок может быть субъективным. У разных членов команды могут быть разные мнения о важности критериев или о том, насколько вариант соответствует этим критериям. Эта субъективность может повлиять на результат, потенциально приводя к предвзятым или искаженным результатам.
Сложность со слишком большим количеством опций или критериев
Матрица может стать слишком сложной в управлении, если имеется слишком много вариантов или критериев. Эта сложность может сделать процесс принятия решений громоздким и перегрузить лиц, принимающих решения, что потенциально может привести к «параличу анализа», когда решение не принимается из-за перегрузки информацией.
Чрезмерный акцент на количественной информации
Матрица опирается на количественные данные для оценки вариантов. Существует риск чрезмерного упрощения сценариев путем сведения их к цифрам. Такое внимание может привести к недооценке качественных факторов, таких как моральный дух команды, удовлетворенность клиентов или репутация бренда, которые сложнее измерить количественно, но они не менее важны. Это может привести к упущению важных нюансов, особенно в сложных решениях, где контекст и тонкости играют значительную роль.
Негибкость к изменениям
После того как веса и баллы установлены, матрица с трудом учитывает изменения, которые могут возникнуть в результате появления новой информации или изменения бизнес-среды. Такая жесткость может быть недостатком в динамично развивающихся отраслях, где гибкость и адаптируемость являются ключевыми факторами.
Как принимать более эффективные решения
Если вы управляете несколькими проектами, учитывающими множество переменных, выбор программного обеспечения для автоматизации рабочих процессов гарантирует, что каждое ваше решение приведет ваши проекты к успеху. Всё, от сроков проекта до распределения ресурсов, будет централизовано. Это облегчает оценку различных вариантов, поскольку у вас под рукой вся необходимая информация. Вы можете быстро сравнивать различные сценарии проекта, проверять обновления статуса и собирать информацию от всех заинтересованных сторон в одном месте.
Задержки в общении часто задерживают принятие решений. Цифровая платформа сокращает эти задержки, обеспечивая совместную работу в режиме реального времени. Члены команды могут обсуждать варианты, голосовать за них и оставлять отзывы непосредственно на платформе. Вы можете настроить свой рабочий процесс, настроить этапы для каждой точки принятия решения и автоматизировать уведомления для каждого шага.
